Buzz
Google là một trong những đại gia trong ngành công nghệ, và công ty này không ngừng nghiên cứu và cải tiến hệ sinh thái của mình. Trong đó, Google Calendar được phát triển để trở thành ứng dụng lịch hữu ích. Bạn đã hiểu rõ về nó và cách sử dụng các tính năng của ứng dụng này chưa? Nếu chưa, hãy theo dõi bài viết của chúng tôi nhé.
Google Calendar là gì?
Đây là một ứng dụng lịch do Google phát triển, cung cấp một cách tiện lợi và linh hoạt để quản lý thời gian và lịch trình cá nhân. Với ứng dụng này, người dùng có thể tạo sự kiện, lên kế hoạch và lịch trình hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng một cách dễ dàng. Đây là một phần của bộ công cụ Google G Suite, nhưng cũng có sẵn miễn phí cho cá nhân và tổ chức sử dụng.
Ngoài ra, ứng dụng còn cung cấp nhiều tùy chỉnh để người dùng sáng tạo. Bạn có thể lựa chọn từ các chế độ xem như tuần, tháng, năm, và tạo màu sắc và nhãn cho các sự kiện để phân loại chúng.
Một ưu điểm khác của ứng dụng là khả năng chia sẻ lịch trình với người khác. Người dùng có thể dễ dàng chia sẻ lịch trình với gia đình, đồng nghiệp hoặc nhóm làm việc để hỗ trợ sự phối hợp và tổ chức công việc tốt hơn.
Ngoài ra, ứng dụng tích hợp tốt với thiết bị di động qua ứng dụng di động. Điều này giúp người dùng truy cập và quản lý lịch trình mọi lúc mọi nơi, tiện lợi cho việc theo dõi các cuộc họp và sự kiện diễn ra khi di chuyển.
Hướng dẫn sử dụng các tính năng của Google Calendar hiệu quả nhất
Lịch của tôi - My calendars
Bằng cách sử dụng tính năng này, người dùng có thể tạo các lịch riêng biệt cho công việc, gia đình, sở thích cá nhân hoặc mục đích khác. Mỗi lịch trong My calendars có thể được tinh chỉnh theo ý thích để quản lý dễ dàng hơn.
Đối với người mới bắt đầu, hãy nhấn vào dấu “+” bên cạnh “My calendars”. Sau đó, chọn “Create new Calendar”, đặt tên lịch, thêm ghi chú, thời gian và đổi màu để nhấn mạnh các sự kiện quan trọng.
Suggested times hoặc Find a time – Lên lịch họp
Đối với nhân viên văn phòng bận rộn, tính năng lên lịch họp của Google Calendar giúp tránh bị lỡ các cuộc họp quan trọng.
Để sử dụng tính năng hữu ích này, người dùng hãy vào phần “Suggested times
Một thủ thuật khác là vào “Find a time” và chọn “Event details”. Từ đây, bạn sẽ biết được thời gian bạn bận và thời gian trống trong lịch trình, giúp bạn sắp xếp hẹn hò phù hợp.
Busy – Ẩn trạng thái
Tính năng “Busy” của Google Calendar giúp ẩn chi tiết sự kiện vào thời điểm cụ thể trong lịch trình. Bạn có thể chọn thời gian muốn ẩn và sử dụng biểu tượng hình “cây bút” để chỉnh sửa.
Để hoàn tất thao tác, bạn hãy tìm đến biểu tượng hình chiếc cặp như hình mô tả. Sau đó, chỉnh lại thành “Busy” và “Private” để ẩn chi tiết lịch trình nếu không muốn người khác thấy. Tính năng này rất quan trọng với sự riêng tư và hữu ích cho người sử dụng.
Thêm Google Hangout
Google Hangouts là dịch vụ trực tuyến của Google cho phép người dùng thực hiện cuộc trò chuyện thoại và nhắn tin văn bản. Dịch vụ này tích hợp trên nhiều nền tảng như trình duyệt web, ứng dụng di động, cũng như các hệ điều hành như Windows, macOS và Linux.
Nếu bạn muốn sử dụng sức mạnh của cả hai nền tảng Google này, bạn chỉ cần chọn “Thêm cuộc họp”. Sau đó, hệ thống sẽ tự động thiết lập Google Hangout cho tất cả người tham gia sự kiện khi bạn đặt lịch trên Google.
Thêm tệp đính kèm – Attachments
Khi bạn tạo hoặc chỉnh sửa sự kiện trên Lịch Google, bạn có thể dễ dàng thêm tệp đính kèm bằng cách chọn “Thêm tệp đính kèm“. Một cửa sổ sẽ hiển thị và bạn có thể đính kèm tài liệu quan trọng như văn bản, bảng tính, hình ảnh hoặc bất kỳ loại tệp nào bạn muốn chia sẻ với người tham dự sự kiện.
Việc thêm tệp đính kèm giúp chuẩn bị tốt hơn cho các cuộc họp và sự kiện, tăng cường hiểu biết và sự chuẩn bị cho mọi người tham gia, giảm thiểu sự nhầm lẫn và cải thiện khả năng giao tiếp và làm việc nhóm.
Đồng thời, tính năng “Thêm tệp đính kèm” cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc lưu trữ và quản lý tài liệu liên quan đến các sự kiện trong lịch trình. Bằng cách lưu trữ các tệp đính kèm trực tiếp trên sự kiện, người dùng có thể dễ dàng truy cập và xem lại thông tin khi cần thiết.
Múi giờ quốc tế – World clock
Khi sử dụng tính năng này, người dùng có thể thêm múi giờ của các địa điểm khác nhau vào lịch trình của mình để dễ dàng theo dõi thời gian địa phương của mỗi nơi. Chức năng này được thiết kế để đáp ứng nhu cầu làm việc của những người làm việc trong các công ty đa quốc gia. Ngoài ra, nó cũng hữu ích khi lên kế hoạch cho các cuộc họp, sự kiện hoặc cuộc gọi quốc tế. Điều này giúp tránh nhầm lẫn về múi giờ và đảm bảo thời gian phù hợp với tất cả các bên tham gia.
Để sử dụng tính năng này, người dùng chỉ cần vào mục “Múi giờ quốc tế” và chọn vào “Hiển thị múi giờ thế giới”, sau đó chọn múi giờ phù hợp nhất. Để kiểm tra, bạn có thể quay lại chế độ xem lịch là được.
Gửi email từ Google Calendar
Khi thêm một người tham dự vào sự kiện, người dùng có thể chọn gửi email mời ngay từ giao diện tạo sự kiện. Bạn có thể tùy chỉnh nội dung email và gửi cho một hoặc nhiều người tham dự trong danh sách. Tính năng này giúp người dùng giao tiếp nhanh chóng và hiệu quả hơn khi cần thông báo về một vấn đề nào đó. Như vậy, tất cả các bên liên quan đều nhận được thông tin cần thiết về sự kiện và có thể chuẩn bị tốt hơn.
Để sử dụng tính năng này, bạn hãy nhấn vào biểu tượng “phong thư” trên trang giao diện chính. Tiếp theo, chọn tin nhắn và địa chỉ cụ thể, đừng quên điền chủ đề để mọi người biết nội dung thư bạn gửi có mục đích gì nhé. Sau khi đã soạn thảo và kiểm tra kỹ lưỡng, bạn chỉ cần nhấn nút “Send – Gửi” là xong.
Thêm địa điểm cho cuộc họp – Where
Nhờ tính năng liên kết với Google Maps, người dùng Google Calendar có thể xác định và chia sẻ vị trí cụ thể cho các cuộc họp hoặc sự kiện. Điều này giúp các bên tham gia dễ dàng định vị và đến đúng địa điểm vào thời gian đã được lên kế hoạch. Cụ thể hơn, bạn chỉ cần nhập địa chỉ vào mục “Where” là được.
Thông báo sự kiện – Notifications
Khi tạo hoặc chỉnh sửa sự kiện, người dùng có thể thiết lập thông báo để nhận nhắc nhở qua email, thông báo đẩy hoặc tin nhắn trước một khoảng thời gian nhất định. Ngoài ra, bạn cũng có thể tinh chỉnh thời gian thông báo và chọn loại thông báo mình muốn nhận.
Đầu tiên, bạn cần vào mục “Cài đặt sự kiện” và chọn “Thông báo”. Tiếp theo, bạn sẽ chọn “Thông báo trên desktop” để thông báo hiển thị nhẹ nhàng trên màn hình máy tính. Điều này giúp bạn tránh bị gián đoạn khi làm việc vì những thông báo đột ngột.
lịch-google-11
Lưu ý khi sử dụng Google Calendar
Đầu tiên, bạn cần đảm bảo lịch của mình được đồng bộ trên tất cả thiết bị, bao gồm cả máy tính, điện thoại thông minh và máy tính bảng. Việc này giúp bạn có thể xem và chỉnh sửa lịch trình mọi lúc mọi nơi mà không gặp khó khăn. Điều này rất hữu ích đặc biệt đối với những người hay quên mật khẩu.
Thứ ba, hãy sử dụng tính năng tùy chỉnh của ứng dụng để phù hợp với nhu cầu và sở thích cá nhân. Đặt màu sắc cho các sự kiện, thêm nhãn và chọn chế độ xem như tuần, tháng hoặc năm.
Cuối cùng, hãy thường xuyên kiểm tra và cập nhật lịch trình để đảm bảo rằng mọi sự kiện và cuộc họp được ghi chép đúng thông tin. Điều này giúp bạn luôn cập nhật và nắm bắt tình hình kịp thời.
lịch-google-13
Google Calendar là công cụ hữu ích giúp bạn tổ chức cuộc sống và công việc hiệu quả hơn. Với nhiều tính năng mới được phát triển và cập nhật liên tục, bạn sẽ tận hưởng một môi trường làm việc tốt nhất. Qua những chia sẻ này, Mytour mong rằng bạn sẽ áp dụng thành công các thủ thuật quản lý lịch trình.
