Google Docs là gì? Hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng Google Docs

Google Docs là công cụ tuyệt vời cho việc soạn thảo và chia sẻ văn bản một cách dễ dàng. Công cụ này còn tích hợp nhiều tính năng hữu ích như nhập liệu bằng giọng nói, chia sẻ, sao lưu tài liệu, nhận xét, và trò chuyện trực tiếp. Nếu bạn vẫn chưa hiểu rõ Google Docs và cách sử dụng, hãy khám phá thêm trong bài viết sau.

Để có cái nhìn sâu hơn về Google Docs, hãy xem qua những thông tin quan trọng dưới đây:

Google Docs (hoặc Google Tài liệu) là một công cụ trực tuyến trong bộ công cụ Google Workspace, cho phép người dùng thao tác trực tiếp với văn bản. Bạn có thể tạo, chỉnh sửa, và chia sẻ tài liệu một cách dễ dàng và nhanh chóng qua trình duyệt mà không cần cài đặt phần mềm.

Sau đây là những nguyên lý cơ bản về cách Google Docs hoạt động mà bạn nên biết:

• Yêu cầu sử dụng: Bạn cần một thiết bị như điện thoại thông minh, máy tính bảng, máy tính để bàn hoặc laptop có kết nối internet để đăng nhập vào tài khoản Google.

• Dung lượng lưu trữ: Mỗi tài khoản Google được cung cấp miễn phí 15GB dung lượng lưu trữ, áp dụng cho Google Docs, Google Drive và Gmail. Để có thêm dung lượng, bạn cần đăng ký các gói trả phí từ Google Workspace.

• Lưu trữ tự động: Google Docs tự động lưu mọi thay đổi trong quá trình chỉnh sửa. Do đó, bạn không cần lo lắng về việc mất dữ liệu nếu thiết bị gặp sự cố.

Google Docs là công cụ soạn thảo tài liệu xuất sắc với các lợi ích sau:

• Có thể sử dụng Google Docs để soạn thảo, chỉnh sửa văn bản, chèn hình ảnh mà không mất phí và không cần kết nối internet.

• Trải nghiệm nhiều tính năng thú vị như trình chiếu slide, nhận xét và trò chuyện trực tiếp trên tài liệu, nhập dữ liệu bằng giọng nói, v.v.

• Chia sẻ quyền truy cập tài liệu với người khác dưới các quyền hạn như xem, nhận xét, hoặc chỉnh sửa, và cho phép nhiều người cùng chỉnh sửa tài liệu đồng thời.

• Tự động lưu dữ liệu, giúp bạn yên tâm không mất tài liệu khi đóng file bất ngờ.

Mặc dù Google Docs có nhiều ưu điểm, nhưng cũng có một số nhược điểm cần lưu ý như sau:

• Có thể gặp sự cố với phông chữ, căn lề hoặc định dạng khi tải file về máy tính.

• Đôi khi không thể chỉnh sửa tài liệu sau khi đã chèn ảnh vào.

• Nếu không kích hoạt tính năng chỉnh sửa offline, bạn có thể gặp khó khăn khi mở tài liệu để chỉnh sửa.

• Tính năng chỉnh sửa và hoàn thiện văn bản có thể kém hơn so với Microsoft Word.

• Nhập dữ liệu bằng giọng nói có thể gặp lỗi chính tả hoặc không nhận lệnh chính xác.

Google Docs cung cấp nhiều tính năng hấp dẫn giúp nâng cao trải nghiệm người dùng, bao gồm:

Google Docs hỗ trợ nhập văn bản qua giọng nói, giúp bạn đọc nội dung và công cụ sẽ tự động chuyển thành văn bản. Tính năng này làm cho việc soạn thảo trở nên nhanh chóng và tiện lợi hơn nhiều.

Các bước thực hiện như sau:

• Bước 1: Truy cập vào menu Công cụ (Tool).

• Bước 2: Chọn tùy chọn Nhập liệu bằng giọng nói (Voice Typing).

• Bước 3: Nhấn vào biểu tượng micro và bắt đầu đọc văn bản cần nhập.

Bạn có thể dễ dàng bổ sung các phông chữ mới chưa có sẵn trong Google Docs khi soạn thảo văn bản. Điều này giúp tài liệu của bạn trở nên độc đáo và thể hiện cá tính riêng.

Các bước thực hiện như sau:

• Bước 1: Chọn mục phông chữ để thêm phông chữ mới.

• Bước 2: Chọn tùy chọn Phông chữ khác.

• Bước 3: Lựa chọn phông chữ mong muốn.

• Bước 4: Nhấn nút OK để xác nhận.

Tính năng này cho phép người dùng thêm nhận xét vào từng phần của tài liệu và cung cấp không gian để thảo luận và trao đổi ý kiến với những người khác có quyền truy cập.

Thực hiện như sau:

• Bước 1: Chọn đoạn văn bản muốn thảo luận.

• Bước 2: Nhấn vào biểu tượng dấu + xuất hiện bên cạnh đoạn văn bản đó.

• Bước 3: Nhập nội dung nhận xét của bạn.

• Bước 4: Nhấn nút Gửi nhận xét.

Google Docs tự động lưu mọi thay đổi ngay khi chúng xảy ra, và người dùng cũng có thể dễ dàng sao chép tài liệu thành nhiều bản giống nhau một cách nhanh chóng.

Để thực hiện, bạn cần thực hiện theo 5 bước sau:

• Bước 1: Mở tệp tin (File).

• Bước 2: Nhấn vào tùy chọn Tạo bản sao.

• Bước 3: Nhập tên mới cho bản sao của tệp.

• Bước 4: Chọn thư mục lưu trữ bản sao của tệp.

• Bước 5: Nhấn nút OK để hoàn tất.

Google Docs cho phép bạn theo dõi chi tiết mọi thay đổi đã được thực hiện trên tài liệu. Điều này giúp bạn nắm bắt được quá trình chỉnh sửa và dễ dàng khôi phục tài liệu về phiên bản trước đó khi cần.

Các bước thực hiện như sau:

• Bước 1: Mở menu Tệp (File).

• Bước 2: Chọn mục Nhật ký phiên bản.

• Bước 3: Chọn Xem lịch sử phiên bản.

Các phương pháp khác để nhanh chóng xem lịch sử hoạt động trên Google Docs bao gồm:

• Cách 1: Sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl + Alt + Shift + H để thực hiện.

• Cách 2: Chọn mục cần khôi phục > Nhấn vào biểu tượng ba chấm > Chọn Khôi phục phiên bản này.

Google Docs cho phép bạn tiếp tục soạn thảo và chỉnh sửa văn bản ngay cả khi không có kết nối mạng. Tuy nhiên, bạn cần kích hoạt chức năng này trước để sử dụng khi offline.

Dưới đây là các bước để thực hiện:

• Bước 1: Nhấn vào biểu tượng ba chấm ở góc trên cùng bên trái của tài liệu.

• Bước 2: Kích hoạt tùy chọn Có thể sử dụng khi offline để nút chuyển sang màu xanh.

Google Docs cung cấp chức năng Tìm kiếm trực tuyến giúp người dùng nhanh chóng tìm hiểu ý nghĩa của từ hoặc cụm từ trong văn bản.

Quá trình thực hiện bao gồm 2 bước đơn giản:

• Bước 1: Chọn từ cần tìm hiểu nghĩa trong văn bản.

• Bước 2: Nhấn chuột phải vào từ đó và chọn Định nghĩa.

Khi làm việc với Google Tài liệu, bạn có thể sử dụng các tổ hợp phím tắt để thực hiện các thao tác nhanh chóng như sau:

• Home: Di chuyển con trỏ về đầu dòng hiện tại.

• End: Di chuyển con trỏ đến cuối dòng hiện tại.

• Page Up: Di chuyển con trỏ lên một trang.

• Page Down: Di chuyển con trỏ xuống một trang.

• Ctrl + A: Chọn toàn bộ văn bản.

• Ctrl + H: Tìm kiếm và thay thế văn bản.

• Ctrl + K: Chèn liên kết.

• Ctrl + Z: Hoàn tác hành động trước đó.

• Ctrl + Y: Làm lại hành động đã bị hoàn tác.

• Ctrl + B: Bật/tắt chế độ chữ in đậm.

• Ctrl + I: Bật/tắt chế độ chữ in nghiêng.

• Ctrl + U: Bật/tắt gạch dưới chữ.

• Ctrl + Shift + C: Sao chép văn bản đã chọn.

• Ctrl + Shift + V: Dán văn bản đã sao chép mà không áp dụng định dạng.

• Ctrl + Shift + F: Mở hộp thoại tìm kiếm và thay thế.

• Ctrl + Shift + P: Mở hộp thoại kiểm tra chính tả.

• Ctrl + Shift + L: Căn lề trái văn bản.

• Ctrl + Shift + C: Căn giữa văn bản.

• Ctrl + Shift + R: Căn lề phải văn bản.

• Ctrl + Shift + J: Căn đều văn bản hai bên.

• Ctrl + N: Tạo tài liệu mới.

• Ctrl + O: Mở tài liệu hiện có.

• Ctrl + S: Lưu tài liệu.

• Ctrl + P: In tài liệu.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Google Docs, từ việc khởi tạo công cụ, tạo và chỉnh sửa tài liệu, tải lên file cho đến chia sẻ với người khác. Cụ thể như sau:

Để bắt đầu sử dụng Google Docs, bạn cần có một tài khoản Google và làm theo hai bước sau đây:

• Bước 1: Truy cập link tải dẫn tới Google Drive trên trình duyệt.

• Bước 2: Nhấn vào biểu tượng 9 chấm nằm cạnh avatar ở góc trên bên phải màn hình và chọn Tài liệu (Google Docs).

Để tạo một tài liệu mới trên Google Docs, bạn cần thực hiện theo ba bước đơn giản sau:

• Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Google Drive của bạn.

• Bước 2: Nhấn vào nút “+ Mới” ở bên trái màn hình.

• Bước 3: Chọn Google Docs hoặc Google tài liệu từ menu công cụ hiện ra.

Để tải một tài liệu từ máy tính lên Google Docs, bạn chỉ cần thực hiện theo ba bước đơn giản dưới đây:

• Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Google Drive của bạn.

• Bước 2: Nhấp vào mục “Drive của tôi”.

• Bước 3: Nhấp chuột phải và chọn “Tải tệp lên”. Sau đó, chọn tài liệu bạn muốn tải và nhấn “Open”.

Bạn có thể dễ dàng tải tài liệu từ Google Docs về máy tính của mình bằng cách thực hiện ba bước sau:

• Bước 1: Truy cập vào Google Drive và mở tài liệu mà bạn muốn tải về máy tính.

• Bước 2: Chọn mục “Tệp” nằm ở góc trên cùng bên trái của thanh công cụ.

• Bước 3: Nhấn vào nút “Tải xuống” và chọn định dạng bạn mong muốn.

Với Google Docs, bạn có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu của mình với những người khác, bao gồm các quyền người xem, chỉnh sửa và nhận xét, chỉ với 3 bước đơn giản sau đây:

• Bước 1: Mở Google Drive và truy cập tài liệu bạn muốn chia sẻ.

• Bước 2: Nhấn vào nút “Chia sẻ” ở góc trên cùng bên phải của tài liệu đang mở. 

• Bước 3: Nhập địa chỉ email của những người mà bạn muốn chia sẻ tài liệu và chọn quyền truy cập tương ứng cho họ.

Để có trải nghiệm tốt nhất với Google Docs, hãy chú ý đến những điểm sau đây: 

• Đảm bảo luôn kích hoạt chế độ cho phép chỉnh sửa khi không có kết nối internet.

• Để tránh tình trạng tài liệu bị thay đổi khi chia sẻ, hãy cấp quyền truy cập đúng đắn cho người nhận.

• Trước khi tải xuống, hãy kiểm tra kỹ nội dung để đảm bảo không có lỗi về định dạng, trình bày hay phông chữ.

Bài viết này đã giải thích một cách rõ ràng và chi tiết về Google Docs. Từ định nghĩa, các tính năng nổi bật cho đến cách sử dụng đều được trình bày đầy đủ. Tổng quan, đây là một công cụ soạn thảo và chỉnh sửa văn bản tuyệt vời cho người dùng.