Buzz
Google Docs là một công cụ giúp bạn soạn thảo văn bản một cách dễ dàng, tiện lợi và nhanh chóng trên Internet. Đặc biệt, công cụ này còn cho phép nhiều người cùng chỉnh sửa trên cùng một tài liệu. Nếu bạn chưa biết về Google Docs, hãy cùng tìm hiểu ngay!
1. Google Docs là gì?
Định nghĩa
Google Docs, hay còn gọi là Google Documents, là một ứng dụng soạn thảo văn bản trực tuyến do Google phát triển. Ứng dụng này cho phép người dùng thực hiện các tác vụ như soạn thảo văn bản, tạo bảng tính và tạo trình diễn.
Định nghĩa về Google Docs
Nguyên lý hoạt động
- Google Docs sử dụng tài khoản Google kết nối với máy chủ và cung cấp dung lượng lưu trữ khoảng 10GB và 1GB dữ liệu miễn phí.
- Để sử dụng Google Docs, bạn cần có một tài khoản Google và thiết bị kết nối Internet như điện thoại di động, máy tính hoặc máy tính bảng.
Nguyên lý hoạt động của Google Docs
- Khi soạn thảo trên Google Docs, nội dung sẽ tự động được lưu lại ngay lập tức để đảm bảo an toàn dữ liệu.
- Google Docs hỗ trợ nhiều công cụ xử lý văn bản và trình chiếu như: Tài liệu, Bảng tính, Trình bày, Vẽ và Biểu mẫu.
Ưu điểm
- Google Docs cung cấp nhiều tính năng trực tuyến mà không cần phải tải về, giúp người dùng dễ dàng soạn thảo văn bản với đầy đủ chức năng.
- Hỗ trợ chia sẻ với nhiều người và cho phép nhiều người xem hoặc chỉnh sửa trực tiếp trên văn bản, giúp tăng hiệu suất công việc.
- Cho phép người dùng chỉnh sửa khi không có kết nối mạng.
Ưu điểm của công cụ soạn thảo Google Docs
Khuyết điểm
- Khi sử dụng Google Docs để soạn thảo văn bản, có thể gặp phải một số lỗi nhỏ về căn chỉnh lề và định dạng văn bản khi tải xuống.
- Giao diện của Google Docs đôi khi có thể gặp lỗi, đặc biệt là khi người dùng chèn ảnh vào văn bản, họ có thể gặp khó khăn khi chỉnh sửa tài liệu.
- Không có nhiều tính năng lựa chọn như Microsoft Word khi sử dụng Google Docs.
Nhược điểm của Google Docs
Một số điều cần lưu ý khi sử dụng
- Vì làm việc trực tuyến, bạn cần cài đặt quyền chỉnh sửa để tránh bị người khác sửa đổi và điều chỉnh tệp của bạn.
- Hãy chú ý đến kết nối mạng, nếu tệp quan trọng bạn nên sử dụng tính năng cho phép chỉnh sửa khi mất kết nối để tránh mất dữ liệu.
- Khi tải xuống một tệp Google Docs, có thể gặp phải các lỗi về định dạng và trình bày văn bản.
Một số lưu ý nhỏ
2. Tính năng của Google Docs
Sử dụng giọng nói để nhập liệu
Đây là công cụ cho phép bạn sử dụng giọng nói để nhập văn bản. Để kích hoạt tính năng này, bạn chỉ cần nhấn vào Công cụ và chọn Nhập liệu bằng giọng nói.
Sử dụng giọng nói để nhập liệu
Thêm font chữ mới
Nếu bạn muốn sử dụng font chữ khác mà không có trong Google Docs, chỉ cần làm theo các bước sau:
Bước 1: Nhấn vào font chữ và chọn Phông chữ khác.
Chọn Phông chữ khác
Bước 2: Lựa chọn font chữ và nhấn OK.
Thêm font chữ
Đánh giá và thảo luận
Để đánh giá và thảo luận về một phần hoặc một đoạn trong văn bản, bạn cần làm như sau:
Bước 1: Khoanh tròn dòng văn bản đó và chọn dấu +.
Khoanh tròn và đánh giá
Bước 2: Nhập đánh giá và chọn Đánh giá.
Đánh giá đoạn văn
Lưu trữ và sao lưu dữ liệu
Khi soạn thảo trên Google Docs, bạn có thể tự động lưu thay đổi và dễ dàng sao chép tệp, để sao chép tệp:
Bước 1: Chọn Tệp > Nhấn Tạo bản sao.
Chọn Tệp và nhấn Tạo bản sao
Bước 2: Đặt tên tệp > Chọn Thư mục để lưu bản sao > Nhấn OK.
Chọn nơi lưu bản sao
Chia sẻ thông tin
Một trong những tính năng quan trọng của Google Docs là khả năng cho phép người dùng chia sẻ thông tin với bạn bè hoặc nhóm một cách dễ dàng, bằng cách:
Bước 1: Chọn Tệp > Nhấn Chia sẻ.
Chọn Tệp, nhấn Chia sẻ
Bước 2: Chọn Thay đổi.
Chọn Thay đổi
Bước 3: Chọn quyền chia sẻ phù hợp cho người nhận.
Lựa chọn quyền chia sẻ phù hợp
Bước 4: Nhập địa chỉ Gmail bạn muốn chia sẻ > Ghi lời nhắn > Chọn Gửi.
Chia sẻ tài liệu với bạn bè
Cung cấp tính năng làm việc ngoại tuyến
Google Docs cho phép người dùng chỉnh sửa khi không có kết nối mạng. Để sử dụng tính năng này, bạn cần: Nhấn vào biểu tượng 3 chấm ở góc trái của tệp > Chọn Cho phép sử dụng khi không có mạng.
Google Docs cũng cung cấp tính năng làm việc ngoại tuyến
Xem lại lịch sử hoạt động
Muốn xem lại lịch sử hoạt động trên Google Docs, bạn làm như sau:
Cách 1: Chọn Tệp > Chọn Lịch sử phiên bản > Nhấn Xem lịch sử phiên bản.
Xem lại lịch sử hoạt động
Cách 2: Sử dụng phím tắt: Nhấn Ctrl + Alt + Shift + H trên bàn phím.
Sau khi hoàn thành, Google Docs sẽ hiển thị các phiên bản chỉnh sửa theo thứ tự thời gian. Để khôi phục lại:
Cách khôi phục lại phiên bản cũ
3. Hướng dẫn sử dụng Google Docs
Làm thế nào để truy cập Google Docs
Bước 1: Tạo một tài khoản Google
- Bước 1.1: Truy cập trang web của Google để tạo Gmail: TẠI ĐÂY.
- Bước 1.2: Bấm vào Tạo tài khoản.
Bấm vào Tạo tài khoản
- Bước 1.3: Nhập thông tin và mật khẩu cho tài khoản của bạn > Bấm Tiếp theo.
Nhập thông tin và mật khẩu cho tài khoản của bạn
- Bước 1.4: Điền thông tin cá nhân và số điện thoại của bạn > Bấm Tiếp theo.
Điền thông tin cá nhân và số điện thoại
- Bước 1.5: Chọn Gửi.
Chọn Gửi
- Bước 1.6: Nhập mã xác minh > Chọn Xác minh.
Nhập mã xác minh
- Bước 1.7: Chọn Tôi đồng ý.
Chọn Tôi đồng ý
- Bước 1.8: Tiếp tục chọn Tôi đồng ý.
Tiếp tục chọn Tôi đồng ý
Bước 2: Mở Google Docs
- Bước 2.1: Truy cập vào thư mục Google Drive của bạn: TẠI ĐÂY.
- Bước 2.2: Bấm vào menu gần biểu tượng của bạn > Chọn Tài liệu (Google Docs).
Tạo tài liệu mới trên Google Docs
Bước 3: Tạo một tài liệu mới
- Bước 3.1: Chọn Trống.
Chọn Trống để bắt đầu một tài liệu mới
- Bước 3.2: Click vào phần tên tài liệu ở góc trái trên cùng > Đổi tên tài liệu và nhấn ra ngoài.
Đổi tên cho tài liệu
- Bước 3.3: Bắt đầu soạn thảo văn bản và Google Docs sẽ tự động lưu vào drive cá nhân của bạn.
Bắt đầu soạn thảo văn bản
Cách chia sẻ tài liệu
- Việc soạn thảo trên Google Docs giúp bạn thuận tiện, linh hoạt và nhanh chóng hơn khi soạn thảo văn bản. Đồng thời, vì đây là công cụ soạn thảo trực tuyến, bạn có thể truy cập và chia sẻ tệp một cách tiện lợi mà không cần mở laptop của mình.
- Soạn thảo trên Google Docs không chỉ cho phép chia sẻ với bạn bè mà còn cho phép bạn điều chỉnh quyền truy cập để nhiều người có thể làm việc trên cùng một tài liệu hoặc phân quyền cho người chỉ được xem hoặc nhận xét.
- Bên cạnh việc chia sẻ tài liệu gốc, bạn cũng có thể sao chép tệp đang làm và gửi cho bạn bè của mình mà không ảnh hưởng đến tài liệu gốc.
Chia sẻ tài liệu với bạn bè
Bài viết giới thiệu về Google Docs và tính năng của nó đã hoàn thành, hi vọng sẽ hữu ích cho bạn. Cảm ơn bạn đã theo dõi! Chúc bạn thành công.
