Buzz
Ngày nay, có rất nhiều công cụ văn phòng hữu ích giúp người dùng xử lý các công việc hàng ngày. Bên cạnh các phần mềm phổ biến như Word, Excel, người dùng có thể sử dụng những công cụ online khác. Trong bài viết này, Mytour sẽ giới thiệu cho bạn công cụ Google Sheets. Cùng tìm hiểu xem công cụ này có những ưu điểm gì nhé!
Google sheets là gì?
Với nhiều người dùng, đây có thể là công cụ không quá xa lạ. Google Sheets hay còn gọi là Google trang tính. Đây là một trong những công cụ bảng tính nằm trong bộ công cụ của Google Drive. Công cụ này thuộc quyền quản lý của Google và được cung cấp miễn phí cho người dùng. Chỉ cần bạn đăng ký tài khoản Gmail, sau đó đăng nhập vào Google Drive, bạn sẽ bắt đầu sử dụng được công cụ này.
Về cơ bản, Google Sheets có giao diện khá giống với ứng dụng Excel của Microsoft. Cách thức hoạt động và mục đích sử dụng của công cụ này cũng giống như Excel, giúp người dùng xử lý các file dữ liệu công việc. Tuy nhiên, công cụ này có nhiều tính năng vượt trội hơn mà người dùng có thể thử. Cùng xem dưới đây nhé.
Tại sao nên sử dụng Google Trang Tính?
Google Sheets hay Google Trang Tính có rất nhiều tính năng nổi bật giúp ích cho người dùng trong quá trình làm việc, học tập. Dưới đây là bốn lý do nổi bật giúp bạn hiểu tại sao nên sử dụng công cụ này:
Tạo và nhập dữ liệu dễ dàng
Thông thường, các file Excel sẽ được lưu trong máy tính và khi muốn thay đổi người dùng hoàn toàn phải nhập thủ công. Đặc biệt, trong quá trình quản lý dữ liệu, người dùng sẽ phải thường xuyên theo dõi nếu có các thay đổi. Tuy nhiên, với Google Sheets có một đặc điểm là nó có thể giúp người dùng tạo và nhập dữ liệu dễ dàng. Một ví dụ cụ thể nhất chính là khi bạn tạo các form để thu thập dữ liệu từ khách hàng.
Google cung cấp cho người dùng một công cụ miễn phí khác tên là Google Form. Trong này, người dùng có thể tạo các câu hỏi khảo sát để nhận câu trả lời từ khách hàng phục vụ cho các mục đích như đánh giá, nghiên cứu, phân tích,… Khi Google Form liên kết với Google Trang Tính, các đáp án trả về từ form sẽ được tự động sắp xếp vào ô trong bảng tính theo thứ tự bạn tạo một cách chính xác và đầy đủ nhất. Người dùng có thể ngay lập tức xử lý dữ liệu và phân tích từ file này. Đó chính là ưu điểm của Trang tính khi mọi việc trở nên đơn giản hơn nhiều.
Tự động lưu tài liệu ngay lập tức
Nếu bạn chưa từng sử dụng Google Sheets thì đây chắc chắn là tính năng mà bạn sẽ rất yêu thích. Thông thường, khi làm việc với các file offline như Excel hay thậm chí là Word, một số trường hợp người dùng quên ấn lưu trước khi tắt. Hoặc cũng có thể là người dùng đang làm việc thì có những lý do khách quan như mất điện, máy lag, máy sập, khiến file mất đi và bạn sẽ phải làm lại từ đầu. Điều này đã gây ra khá nhiều phiền phức cho người dùng. Tuy nhiên, với Google Trang Tính thì khác.
Bất cứ một thao tác nào bạn thay đổi trên Trang Tính đều sẽ được tự động lưu trữ ngay lập tức. Bạn có thể để ý thấy phần phía trên cùng của thanh công cụ có dòng chữ “Đã lưu vào Drive”. Vì thế bạn sẽ không cần lo lắng liệu mình đã lưu lại file chưa nhỉ?. Đặc biệt, khi làm việc trên công cụ này, người dùng cũng có thể xem lại các thay đổi trong phần lịch sử. Tất cả các thay đổi sẽ tương ứng với người sửa và ngày giờ cụ thể. Bạn sẽ không cần lo lắng file đã thay đổi mà mình không biết được.
Áp dụng các hàm, lệnh phức tạp khi xử lý dữ liệu
Nếu bạn đã từng sử dụng phần mềm Excel thì sẽ biết được có rất nhiều hàm, lệnh hữu ích giúp người dùng xử lý dữ liệu nhanh chóng, chính xác. Google Sheets cũng làm được những điều tương tự. Từ những hàm đơn giản như cộng, trừ, nhân, chia, tính tổng, đến các hàm tìm kiếm, lọc dữ liệu phức tạp, đều có thể áp dụng được. Các hàm trên trang tính cũng hoạt động rất nhanh, cho kết quả chính xác. Vì thế nếu bạn đang quen sử dụng trên Excel thì cũng sẽ không gặp khó khăn nếu muốn thử làm trên Google Trang Tính đâu nhé.
Làm việc nhóm hiệu quả
Ngoài những ưu điểm trên, Google Sheets có một tính năng đặc biệt được đánh giá là nổi trội hơn so với phần mềm Excel. Đó là, khi làm việc trên Google Trang Tính, bạn có thể sử dụng cùng với nhóm của mình. Nó đặc biệt hữu ích khi bạn cần làm việc nhóm trên cùng một file. Trong khi đó, Excel sẽ phù hợp với các người dùng cá nhân hơn. Mỗi khi muốn gửi file cho bạn bè, đồng nghiệp, bạn sẽ phải gửi qua lại rất nhiều lần để chỉnh sửa.
Tuy nhiên nó cũng có vấn đề mà nhiều người dùng cần cân nhắc. Đó là khi chia sẻ file tài liệu Google Sheets, bạn cần chọn đúng email và cấp quyền chỉnh sửa cho đúng người. Hầu hết doanh nghiệp hiện nay đều cho nhân viên sử dụng email nội bộ công ty. Để khi muốn làm việc chung, họ có thể cùng thao tác trên một file như Google Sheets. Điều này vẫn đảm bảo được tính bảo mật mà vẫn thuận tiện cho người dùng thao tác.
Google Sheets phù hợp với đối tượng nào?
Với những lợi ích nêu trên, Google Trang Tính thật sự hữu ích với người dùng khi cần xử lý dữ liệu. Bạn có thể sử dụng Google Trang Tính để thống kê, tạo tài liệu công việc, hoặc các bài tập học tập. Đặc biệt, với những người làm công việc liên quan đến thống kê số liệu, lập báo cáo thường xuyên, công cụ này sẽ giúp ích rất nhiều trong việc hoàn thành công việc.
Ngoài ra, ngày nay Google Sheets còn được sử dụng để lập kế hoạch công việc. Với khả năng tạo nhiều sheet khác nhau trên cùng một file, công cụ này sẽ rất hữu ích để quản lý công việc trong một tài liệu tổng hợp. Google Trang Tính là một trong những công cụ miễn phí của Google, giúp bạn dễ dàng liên kết và quản lý các dữ liệu, thông tin.
Cách tạo Google Sheets đơn giản nhất
Dưới đây là hướng dẫn cách tạo và thực hiện một số thao tác cơ bản với công cụ này:
Tạo một Trang Tính mới
Bước 1: Để bắt đầu sử dụng công cụ này, bạn cần đăng nhập vào tài khoản Google của mình.
Bước 2: Sau khi đăng nhập, bạn hãy truy cập Google và tìm kiếm Google Sheets. Nhấn vào liên kết Google Trang Tính như minh họa dưới đây.
Bước 3: Khi giao diện tạo trang tính xuất hiện, bạn nhấn vào nút Truy cập Google Trang tính như hướng dẫn trong hình.
Bước 4: Bạn nhấp chuột vào dấu cộng và chọn Trống để tạo bảng tính mới. Sau khi thực hiện thao tác này, bạn sẽ tạo ra một Sheet mới và có thể bắt đầu nhập dữ liệu.
Nhập dữ liệu thủ công hoặc từ file trong máy tính
Sau khi có bảng tính mới, có hai trường hợp bạn có thể làm việc với Google Sheets.
Cách 1: Bạn nhập thủ công các dữ liệu vào bảng tính theo nhu cầu. Ví dụ khi làm báo cáo hoặc kế hoạch, bạn có thể chọn các ô để nhập dữ liệu và thông tin cần thiết.
Cách 2: Khi bạn muốn nhập dữ liệu từ một file khác để làm việc cùng đồng đội. Bạn sẽ thực hiện như sau:
Bước 1: Tại giao diện của trang tính, bạn chọn Tệp, sau đó chọn Nhập.
Bước 2: Lúc này, bạn sẽ thấy mục Tải lên. Bạn chọn tệp từ máy tính hoặc điện thoại và dữ liệu sẽ được tải lên Sheet.
Bước 3: Sau khi tệp được tải lên, bạn có thể bắt đầu làm việc với các dữ liệu trên công cụ trực tuyến hữu ích này.
Tải file Google Trang Tính về máy tính
Vậy, các dữ liệu trên Google Sheets có thể tải về và in ra như một file Excel thông thường không? Câu trả lời là có. Sau khi đặt tên cho tệp, bạn sẽ thực hiện như sau:
Bước 1: Bạn chọn phần Tệp trên thanh công cụ. Sau đó kéo xuống dưới và chọn Tải xuống.
Bước 2: Lúc này, bạn sẽ thấy các định dạng được gợi ý. Có thể tải xuống dưới dạng Excel (.xlsx), hoặc PDF. Nhìn chung, sau khi tải file về máy tính, bạn có thể in các trang tính Google ra và sử dụng như các tài liệu thông thường khác.
Một số lưu ý khi sử dụng Google Sheets
Bạn có thấy rằng, việc làm việc và sử dụng Google Trang Tính rất đơn giản và bạn có thể nhanh chóng làm quen với nó. Tuy nhiên, cũng có một số điều cần lưu ý quan trọng nếu bạn mới bắt đầu sử dụng công cụ này.
Đảm bảo kết nối Internet
Thường thì, các tệp Google Trang Tính sẽ được lưu tự động. Tuy nhiên điều kiện là phải đảm bảo có kết nối Internet. Nếu không có kết nối mạng, bạn vẫn có thể thay đổi, chỉnh sửa trên bảng tính này, nhưng dữ liệu sẽ không được lưu tự động nữa. Vì vậy, hãy chắc chắn rằng bạn có kết nối Internet khi làm việc.
Mở chia sẻ với đồng đội làm việc cùng
Để có thể làm việc trên Google Sheets cùng với đồng đội, nhóm của bạn, bạn cần chú ý mở quyền truy cập cho tất cả mọi người.
Bước 1: Tại giao diện của trang tính, bạn chọn vào nút “Chia sẻ” ở góc trên bên phải. Ở chế độ mặc định, trang tính sẽ không được chia sẻ và sẽ có biểu tượng hình cái khoá.
Bước 2: Sau khi nhấn vào đây, bạn sẽ thấy các tùy chọn chia sẻ với mọi người hoặc chia sẻ với bất kỳ ai có liên kết. Bạn có thể chọn chia sẻ cho từng người cụ thể bằng cách nhập địa chỉ email của họ và chia sẻ quyền truy cập.
Bước 3: Nếu bạn chọn mục “Bất kỳ ai có đường liên kết”, hãy nhớ chọn quyền hợp lý. Người được chia sẻ sẽ có quyền xem, nhận xét hoặc chỉnh sửa tài liệu. Tuỳ theo nhu cầu của bạn mà đặt các quyền này cho người khác.
Tạm kết
Vậy là Mytour đã giới thiệu cho bạn về Google Sheets là gì và các ưu điểm khi làm việc với nó. Bạn có thể tham khảo cách tạo Google Trang Tính đơn giản và dễ dàng nhất nhé.
Bài viết trên đã giới thiệu thông tin về Google Sheets và cách tạo Google Trang Tính một cách đơn giản. Nội dung này có hữu ích với bạn không? Hãy để lại bình luận dưới đây nhé. Mytour sẽ tiếp tục cập nhật thông tin mới trong thời gian tới. Hãy đồng hành cùng trang tin tức Mytour để không bỏ lỡ những tin tức công nghệ mới nhất. Và đừng quên truy cập vào kênh Mytour để cập nhật nhiều thông tin hơn về các xu hướng công nghệ đang nóng hổi.
