Gửi email trực tiếp từ Bảng tính Google

Khi cần phân tích dữ liệu từ email vào Excel, quy trình tương tự như việc trích xuất dữ liệu từ email tới Google Sheets.

Giả sử bạn muốn gửi email cá nhân hóa đến danh sách người nhận trong file CSV. Thay vì sử dụng dịch vụ Email marketing như Mailchimp, bạn có thể nhập danh sách người nhận trực tiếp từ bảng tính của mình.

Để gửi email trực tiếp từ Google Spreadsheet, có một cách đơn giản và không tốn phí. Dưới đây là bí quyết gửi email trực tiếp từ Google Spreadsheet.

Gửi email từ Google Spreadsheets

Chắc chắn bạn đã quen với Google Sheets, ứng dụng bảng tính trực tuyến mạnh mẽ. So với Excel truyền thống, Google Sheets không chỉ giúp bạn tổ chức và tính toán dữ liệu một cách thuận tiện mà còn dễ sử dụng.

Nếu bạn khám phá sâu hơn, Google Sheets còn tích hợp nhiều tính năng hữu ích khác. Bạn có thể cài đặt thêm add-on tương tự như việc thêm add-on cho Google Docs để loại bỏ bản sao, tách họ tên, hoặc trộn nhiều ô dữ liệu một cách linh hoạt.

Sử dụng tiện ích mở rộng Yet Another Mail Merge

Dùng Yet Another Mail Merge rất đơn giản, chỉ cần tạo email trong Gmail và tạo cột dữ liệu tương ứng trong Google Sheets. Thông thường, Google Sheets sẽ có email, tên và bạn có thể thêm các trường khác nếu cần (ví dụ như thành phố, tên công ty, …). Thêm thông tin vào Google Sheet và sắp xếp trong email bạn soạn trong Gmail.

Gửi email qua Google Sheets Script

Công cụ script của Google Sheets cho phép tự động hóa các công việc trên bảng tính. Một trong những công việc đó là gửi email. Và đó là mọi thứ bạn cần.

Bước đầu tiên, hãy khám phá trình soạn script của Google Sheets. Để làm điều này, truy cập Công cụ ở góc trên cùng của cửa sổ, sau đó chọn Trình soạn script … như mô tả ở hình dưới đây.

Ngay gần Trình soạn script … là Thư viện script, nơi chứa add-on Yet Another Mail Merge bạn đã cài đặt.

Các bước thực hiện được được chia thành những bước dưới đây:

1. Đọc địa chỉ email từ cột đầu tiên.

2. Đọc tên của người nhận từ cột thứ hai.

3. Kết hợp phần tên.

4. Gửi email cá nhân hóa đến từng người nhận.

Script để gửi email từ Google Spreadsheet

Như đã nói trước đó, để gửi email trực tiếp từ Google Spreadsheet, bước đầu tiên là trích xuất địa chỉ email của người nhận từ cột đầu tiên. Bước tiếp theo là lấy giá trị của cột thứ hai và sử dụng nó làm tên trong nội dung của email.

Dưới đây là những dữ liệu bạn sẽ nhìn thấy:

Dưới đây là các hàm. Hãy đọc chú thích cẩn thận bên trong mã nguồn, điều này sẽ làm cho mọi thứ trở nên dễ hiểu hơn, ngay cả khi bạn không có nhiều kinh nghiệm về lập trình:

function sendEmails() {

// Bảng tính hiện tại

// Dòng bắt đầu từ dòng thứ hai vì dòng đầu tiên chứa nhãn dữ liệu

// Số dòng bạn muốn xử lý

// Trích xuất phạm vi ô từ A2 đến B4

// Cột A = Địa chỉ Email, Cột B = Tên

var phạmViDữLiệu = bảng.getRange(dòngBắtDầu, 1, sốDòng, 2)

// Trích xuất giá trị cho mỗi dòng trong Phạm vi.

var dữLiệu = phạmViDữLiệu.getValues();

for (i in dữLiệu) {

var hàng = dữLiệu[i];

var địaChỉEmail = hàng[0]; // Cột đầu tiên của dữ liệu được chọn

var thôngBáo = 'Xin chào ' + hàng[1] + ',\n bạn khỏe không?'; // Tạo nội dung của thư

var chủĐề = 'Gửi email từ Bảng tính';

MailApp.sendEmail(địaChỉEmail, chủĐề, thôngBáo);

}

}

Kiểm tra và chạy Script

Sau khi chép code vào Google Script Editor và điều chỉnh theo ý bạn, dưới đây là những gì bạn sẽ thấy:

Bạn sẽ bắt gặp một nút Play nhỏ đặt gần biểu tượng con côn trùng. Nhấn vào nút này để chạy script. Trước khi nhấn nút, bạn nên thử nghiệm trên một bộ dữ liệu nhỏ.

Lưu ý: Khi bạn nhấn Play lần đầu tiên, Google sẽ yêu cầu bạn cho phép gửi email. Điều này hoàn toàn bình thường vì script đang cố gắng truy cập vào hàm bảo vệ (MailApp.sendEmail).

Dưới đây là phương pháp gửi email trực tiếp từ Google Spreadsheet. Việc này giúp bạn tiết kiệm thời gian và không cần phải chi tiêu cho phần mềm của bên thứ ba.