Hạ bớt áp lực từ email công việc

Bạn đã từng phải đối mặt với cảm giác bị ám ảnh từ công việc chưa? Đã bao giờ những email công việc liên tục gây phiền toái khi bạn đang cố gắng thư giãn trong những ngày nghỉ chưa? Hãy cùng HR Insider tìm cách làm thế nào để giải quyết tình trạng này một cách triệt để nhất.

Maura Thomas, một diễn giả nổi tiếng từng có buổi trình diễn tại TEDx. Cô cũng là người sáng lập của công ty RegainYourtime – chuyên cung cấp các giải pháp tư vấn về tối ưu hóa hiệu suất làm việc trong doanh nghiệp.

Ám ảnh với email công việc đã trở thành một phần không thể thiếu trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta, thậm chí nó còn được coi là điều tất yếu trong công việc.

Trích đoạn từ một bài viết về cách những người thành công sử dụng thời gian cuối tuần của họ:

'Tôi không bao giờ đặt chân vào văn phòng vào cuối tuần', 'Nhưng đôi khi tôi vẫn kiểm tra email vào buổi tối'. Việc giải phóng bản thân khỏi công việc hàng ngày vào cuối tuần là điều rất quan trọng, giúp bạn có thời gian để suy nghĩ về hướng đi của công ty, và cũng là dịp tự đánh giá lại bản thân về những gì đã làm và học hỏi từ đó.

Anh chàng trong bài viết không thể tận hưởng thời gian nghỉ ngơi một cách thực sự. Dù cho anh ấy nhấn mạnh về sự quan trọng của việc nghỉ ngơi vào cuối tuần, nhưng vẫn phải kiểm tra email ít nhất 2 lần để cảm thấy yên tâm.

Ngay cả khi bạn đang đi nghỉ mát, email công việc vẫn luôn làm phiền bạn. Dưới đây là một mẫu lời khuyên khác từ một bài báo:

Các lời khuyên này cho thấy tầm ảnh hưởng của văn hóa làm việc liên tục 24/24 đã ảnh hưởng sâu rộng đến chúng ta. Nhiều nhà nghiên cứu gọi đó là 'áp lực ảo', một áp lực buộc phải phản hồi ngay lập tức tin nhắn, email mà không kể cả bạn đang bận rộn hay rời khỏi văn phòng. Và văn hóa đó đã gây ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất làm việc của chúng ta. Nghiên cứu chỉ ra rằng thời gian nghỉ ngơi đúng cách sẽ mang lại nhiều lợi ích hơn. Gaia Grant, tác giả của cuốn sách 'Ai đã giết chết sự sáng tạo… và làm sao lấy lại được nó?', cho rằng để sáng tạo tốt nhất, cơ thể cần thoải mái và không sợ hãi, kèm theo khả năng suy nghĩ kỹ lưỡng, chậm rãi để khám phá ý tưởng. Jen Spencer, sáng lập của The Creative Executive, cho biết 'chơi' là không thể thiếu trong sự sáng tạo. Nếu dành quá nhiều thời gian cho việc 'làm', bạn sẽ mất đi thời gian chơi và sự sáng tạo của bạn sẽ bị ảnh hưởng. Cân bằng giữa làm và chơi giống như cầu nối giữa tâm hồn và trí óc, mang lại cảm giác thú vị và giúp trí óc làm mới ý tưởng.

Cách thích hợp cho cả lãnh đạo và nhân viên để giải quyết vấn đề này là nhìn nhận và thừa nhận tầm quan trọng của thời gian nghỉ ngơi, từ đó cùng nhau tìm ra giải pháp phù hợp.

Góc nhìn từ người Quản lý

Nếu bạn là một lãnh đạo của một công ty, hành động của bạn sẽ tạo ra tiêu chuẩn cho nhân viên. Nếu bạn không gửi email vào ban đêm, nhân viên sẽ không cảm thấy bị áp lực phải kiểm tra email liên tục. Email mới được rò rỉ của Hilary Clinton cho thấy tầm ảnh hưởng của hành động lãnh đạo như thế nào:

“Nếu vào ngày mai bạn ở nhà thay vì đến văn phòng, nhiều gia đình sẽ cảm thấy bớt lo lắng hơn khi ở nhà chăm sóc con cái của họ. Tôi cũng nghĩ vậy” – một nhân viên phản hồi với Hilary Clinton qua email.

“Tôi vừa biết rằng bạn có thể sẽ nghỉ vào ngày 21 tháng 12. Tôi thực sự ủng hộ điều đó. Tiến độ công việc đang rất tốt và bạn xứng đáng được nghỉ ngơi. Điều này cũng sẽ giúp nhiều nhân viên khác muốn dành thời gian bên gia đình trong mùa lễ Giáng sinh cảm thấy thoải mái hơn khi nộp đơn xin nghỉ phép.” – Một nhân viên khác gửi tới Hilary Clinton.

Ngoài việc kiểm soát hành động của họ theo tiêu chuẩn, lãnh đạo còn có thể tổ chức cuộc trò chuyện trực tiếp với nhân viên. Nếu kết quả là việc duy trì cập nhật công việc mọi lúc là yêu cầu của doanh nghiệp, vấn đề này cần được giải quyết ngay lập tức vì duy trì áp lực liên tục lên nhân viên sẽ không bền vững.

Nếu kết quả của cuộc trò chuyện cho phép nhân viên tự đặt ra giới hạn và thời gian nghỉ phù hợp cho họ, công việc của các lãnh đạo là đảm bảo họ được trang bị đủ kiến thức và kỹ năng để làm điều đó một cách hợp lý, không ảnh hưởng đến công việc. Quản lý mọi khía cạnh của công việc và cuộc sống của nhân viên là một nhiệm vụ không dễ dàng, nhất là trong bối cảnh công nghệ ngày càng phát triển. Các bài học về quản lý thời gian đã trở nên lỗi thời, do đó, chiến lược quản lý nhân sự hợp lý là cần thiết để đảm bảo hoạt động hiệu quả của công ty.

Góc nhìn từ các nhân viên

'Có một lãnh đạo toàn diện để lấy làm gương là rất quan trọng, nhưng bạn – những nhân viên thông thường – cũng cần tự quyết định giới hạn làm việc cho bản thân. Việc làm việc bao nhiêu không nên phụ thuộc vào doanh nghiệp, mà nên phụ thuộc vào mục tiêu cá nhân bạn đặt ra. Không phải ai cũng muốn trở thành giám đốc điều hành hoặc CEO của một tập đoàn lớn.

Do đó, nếu bạn đặt mục tiêu cao, hãy xem xét kỹ lưỡng những hy sinh bạn phải chấp nhận để không hối tiếc sau này. Bạn có thể tự xác định 'thành công' cho bản thân: Nếu bạn làm việc không ngừng nghỉ và đạt được kết quả mong muốn, nhưng điều đó khiến cuộc sống cá nhân, gia đình và sức khỏe của bạn tan nát, liệu đó có phải là 'thành công' bạn mong muốn không?

Có thể nói rằng để trở thành người vĩ đại, người thay đổi vận mệnh quốc gia, bạn sẽ cần nhiều hơn 8 tiếng mỗi ngày. Nhưng để trở thành một nhà tư vấn tài chính xuất sắc, một nhà thiết kế thời trang tài năng và ở nhiều lĩnh vực khác, bạn không cần phải hy sinh tất cả cuộc sống cá nhân của mình cho công việc.

Có vô số ví dụ về những doanh nhân thành công với một cuộc sống cân bằng giữa cá nhân và công việc. Mặt khác, cũng có những trường hợp tỏ ra bản thân là một người làm việc siêng năng, nhưng thực tế chỉ cần 'tâm hồn nhiệt thành với công việc'. Ví dụ, nếu bạn cần một luật sư để đại diện cho mình trong một vụ kiện, việc nghe 'tôi đang tìm hiểu thêm về vụ kiện' sẽ làm bạn an tâm hơn là nghe 'tôi đang bận đi xem trận bóng đá của con tôi'.

Hãy luôn tự đặt ra những câu hỏi về định nghĩa cho bản thân. Bản năng con người hoạt động dựa trên những định nghĩa mà bạn tự xác định – đôi khi chúng ta có những định nghĩa mà chính bản thân không nhận ra. Ví dụ, nếu mọi người trong công ty bạn đều làm quá giờ, thì bạn có thể coi việc làm quá giờ là điều bình thường, dẫn đến bạn cũng sẽ làm quá giờ. Ngoài ra, chưa có bằng chứng cụ thể nào cho thấy những người làm việc nhiều nhất cũng là thành công nhất.

Những người ở vị trí lãnh đạo đều đã trải qua thời gian làm việc cực nhọc và hiểu rõ rằng công việc thực sự khó khăn. Tuy nhiên, điều đó phụ thuộc vào việc nhân viên muốn cân bằng cuộc sống của họ như thế nào. Nhân viên cần hiểu rằng không quan trọng bạn làm việc bao nhiêu giờ, vẫn sẽ có công việc cho bạn làm, và điều đó phụ thuộc vào việc họ muốn đặt giới hạn ở đâu.

Để có năng suất làm việc và hiệu quả tốt nhất, hãy tận dụng hết sức mạnh của bạn. Sức mạnh đó không chỉ là tiền bạc hoặc thời gian, mà chính là sức khỏe và tinh thần. Khi công việc làm suy yếu sức khỏe và tinh thần của bạn, việc theo đuổi năng suất cao chắc chắn sẽ thất bại. Và dù có 90 trong 100 người tin rằng làm việc không ngừng mới có thể thành công, hãy dũng cảm đứng lên chống lại nó nếu bạn coi trọng cuộc sống cân bằng.