Hàm HLOOKUP trong Excel và các ví dụ sử dụng dễ hiểu

Ngoài hàm VLOOKUP, HLOOKUP cũng là một công thức quan trọng mà người dùng Excel nào cũng nên biết đến. Với độ chính xác từ công thức này, nó sẽ giúp bạn nhanh chóng giải quyết công việc, cũng như tiết kiệm rất nhiều thời gian. Hãy tìm hiểu cách áp dụng hàm này cùng các ví dụ sử dụng dễ hiểu trong bài viết này nhé.

Hàm HLOOKUP trong Excel là gì?

Horizontal Lookup được xem là một trong những hàm cần thiết trong Microsoft Excel. Nó được sử dụng để tìm kiếm giá trị trong một dòng ngang của một phạm vi được chỉ định và trả về giá trị tương ứng từ dòng khác. Đây là một công cụ mạnh mẽ giúp người dùng nhanh chóng và dễ dàng trích xuất thông tin từ bảng dữ liệu theo hàng ngang.

Theo đó, công cụ rà soát dữ liệu này thường được áp dụng trong các bảng tính Excel phức tạp và lớn. Đây là nơi mà người dùng có thể dễ dàng lọc thông tin từ hàng đầu tiên của bảng dữ liệu theo các tiêu chí cụ thể. Ví dụ, bạn có thể tra cứu thông tin về một sản phẩm cụ thể trong các tháng khác nhau nhanh chóng.

Lợi ích của việc sử dụng hàm HLOOKUP

Có thể nói, hàm ngang trong Excel không chỉ đơn giản là công cụ hữu ích, mà còn mang lại nhiều lợi ích quan trọng trong việc xử lý dữ liệu. Sử dụng hàm này sẽ giúp tối ưu hóa quá trình phân tích và nâng cao hiệu quả công việc. Đồng thời, người dùng còn được hưởng một số lợi ích như sau.

Được kết hợp với nhiều hàm Excel khác

Khi hàm tìm kiếm được kết hợp với nhiều hàm khác, chắc chắn nó sẽ trở thành một khía cạnh thú vị mà bạn nên cân nhắc. Cách tích hợp độc đáo này mang lại khả năng linh hoạt và mở rộng trong việc xử lý dữ liệu trong Microsoft Excel. Chi tiết hơn, nó sẽ tạo ra các công thức phức tạp hơn, giúp người dùng thực hiện các phép tính và xử lý dữ liệu phức tạp theo các yêu cầu cụ thể.

Đặc biệt, khi kết hợp hàm tìm kiếm giá trị với hàm IF, bạn có thể tra cứu thông tin dựa trên điều kiện cụ thể. Hơn nữa, nếu kết hợp với hàm INDEX và MATCH, hàm rà soát này sẽ trả về giá trị chính xác từ bảng dữ liệu, giảm thiểu lỗi và tăng tính khả thi của dữ liệu.

Bên cạnh các hàm nổi bật khác, HLOOKUP cũng có thể kết hợp với các công thức như OFFSET, SUM, AVERAGE, hay COUNT. 

Tự động cập nhật dữ liệu

Người dùng cần lưu ý rằng, đây là một hàm tính toán sẵn có trong Excel. Khi sử dụng hàm này để trích xuất dữ liệu từ bảng, công thức sẽ tự động thay đổi và cập nhật kết quả khi có thay đổi trong bảng dữ liệu.

Ngoài ra, mỗi khi giá trị hoặc cấu trúc bảng dữ liệu thay đổi, hàm sẽ tự động điều chỉnh kết quả trả về. Điều này giữ cho thông tin trong bảng tính luôn chính xác mà không cần phải điều chỉnh lại công thức mỗi khi có thay đổi.

Không chỉ vậy, hàm tìm kiếm dữ liệu này hoạt động hiệu quả với dữ liệu động, có nghĩa là khi thêm hoặc xóa các cột trong bảng dữ liệu nguồn. Do đó, công thức hàm sẽ tự động thích ứng mà không cần điều chỉnh công thức bằng tay.

Hơn thế nữa, khi sử dụng hàm tra cứu này, bạn giảm thiểu khả năng nhập liệu thủ công gây lỗi. Với công thức làm việc tự động hoàn toàn, bạn không cần phải lo lắng về việc quên cập nhật thông tin khi có thay đổi trong dữ liệu nguồn. Như vậy, bạn duy trì tính chính xác của thông tin và tăng hiệu quả công việc.

Dễ sử dụng và thích nghi

Phải công nhận rằng hàm HLOOKUP trong Excel rất đơn giản và dễ nhớ. Ngay cả với những người mới bắt đầu làm quen với Excel, hàm này không yêu cầu kiến thức sâu về công thức hay lập trình. Chỉ cần nhập giá trị cần tìm kiếm, phạm vi dữ liệu và chỉ số dòng để nhận kết quả. Điều này làm cho hàm trở thành một công cụ hữu ích cho cả người mới học và người có kinh nghiệm.

Thêm vào đó, giao diện của Excel và cách hàm tìm kiếm được tích hợp tạo ra một trải nghiệm tương tác thân thiện. Bạn có thể dễ dàng nhập chỉ số và nhận kết quả ngay lập tức.

Không những thế, công thức hàm còn có khả năng thích ứng với nhiều tình huống khác nhau. Từ việc tìm kiếm giá trị chính xác đến tìm kiếm xấp xỉ, tùy thuộc vào đối số [range_lookup] là TRUE hoặc FALSE.

HLOOKUP là gì trong Excel?

Như chúng ta đã biết, hàm Tìm kiếm Ngang mang lại rất nhiều lợi ích quan trọng cho người sử dụng. Tuy nhiên, để tận dụng hết những ưu điểm này, bạn cần biết cách sử dụng hàm một cách chính xác. Và điều quan trọng là bạn cần hiểu rõ công thức của hàm này trong Excel được thực hiện như thế nào. Dưới đây là nội dung chi tiết mà Mytour muốn chia sẻ với bạn.

Công thức “=HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_number, [range_lookup])”.

Ở đây, “lookup_value” là giá trị cần tìm kiếm trong hàng đầu tiên của bảng dữ liệu. Đây có thể là một ô hoặc phạm vi tham chiếu mà bạn muốn công thức hàm dò tìm.

Tiếp theo, “table_array” không gì khác ngoài phạm vi dữ liệu mà bạn muốn tìm kiếm. Tuy nhiên, điều quan trọng là giá trị cần tìm nằm ở hàng đầu tiên trong phạm vi mà công thức Excel phải dò tìm.

Bên cạnh đó, “row_index_number” là chỉ số của dòng chứa giá trị bạn muốn trả về. Để hàm hoạt động chính xác, bạn cần phải xác định số thứ tự này đúng đắn.

Cuối cùng, “[range_lookup]” là tùy chọn logic và bạn có thể lựa chọn TRUE hoặc FALSE. TRUE cho tìm kiếm xấp xỉ và FALSE cho tìm kiếm chính xác.

Hàm Tìm kiếm Ngang và các ví dụ minh họa

“Học làm, biết làm”. Sau khi đã nắm được công thức hàm Excel quan trọng nhất, bước tiếp theo là biết cách áp dụng hàm một cách chính xác nhất. Để giúp bạn đọc của Mytour dễ hiểu hơn về hàm này, chúng tôi đã tổng hợp 3 ví dụ minh họa ngay dưới đây.

Ví dụ 1: Sử dụng hàm để phân loại danh hiệu học sinh

Giả sử chúng ta có một bảng điểm cuối năm cho học sinh (bảng 2), gồm điểm trung bình và xếp loại. Nhiệm vụ của bạn là trả về xếp loại tương ứng với tên của từng học sinh trong lớp. 

Để giải quyết vấn đề này, ta sử dụng hàm tra cứu trong Excel để tự động trả về kết quả hợp lý. Thay vì phân bổ thủ công, bạn có thể áp dụng công thức “=HLOOKUP(C4,$B$11:$F$12,2,1)”.

Khi áp dụng công thức này, hàm sẽ dò tìm kết quả gần chính xác với giá trị tại ô C4. Khi tìm thấy kết quả đúng, hàm sẽ xếp loại học sinh và gửi kết quả về ô D4. 

Để áp dụng công thức cho tất cả các học sinh khác, chỉ cần chọn ô D4 và kéo xuống vị trí mong muốn. Hoặc bạn có thể nhấp đúp vào góc vuông dưới cùng bên phải của ô D4.

VD2: Sử dụng hàm để tính phụ cấp nhân viên

Tiếp tục với ví dụ thứ hai, với mức độ phức tạp cao hơn. Cho một bảng 2 với dữ liệu phụ cấp từng cấp bậc khác nhau. Kế toán hoặc HR cần trả về mức phụ cấp phù hợp với từng nhân viên trong công ty. Hãy xem hình minh họa để hiểu rõ hơn về đề bài.

Giải pháp cho ví dụ này, chúng ta sử dụng công thức hàm “=HLOOKUP(C4,$B$11:$F$12,2,0)”. Hàm này sẽ tìm kiếm thông tin trong bảng 2 và trả về kết quả chính xác cho chức vụ tương ứng trong bảng 1. 

Khi Excel người dùng áp dụng công thức chính xác, bạn sẽ thấy kết quả như bảng dưới đây từ Mytour.

VD3: Sử dụng hàm kết hợp IF để đánh giá nhân viên

Việc sử dụng “hàm lồng IF” hoàn toàn không phức tạp như bạn nghĩ. Dựa vào ví dụ này, bạn sẽ thấy cách kết hợp hàm tìm kiếm giá trị dựa trên một điều kiện cụ thể.

Trong ví dụ dưới đây, chúng ta sẽ đánh giá nhân viên dựa trên số ngày làm việc của họ. Cụ thể, những nhân viên thuộc nhóm A, B, và C với số ngày làm việc trên 20 sẽ được coi là “Đạt”. Ngược lại, những nhân viên có số ngày làm việc dưới 20 sẽ được xếp loại là “Không đạt”.

Với nhiều điều kiện trên, chỉ cần sử dụng công thức “=IF(D4>=HLOOKUP(C4,$B$14:$F$15,2,0),”Đạt”,”Không Đạt”)”. Hàm tham chiếu dữ liệu sẽ dò tìm thông tin từ B14 đến F15 trong bảng 2. Sau đó, hàm IF so sánh kết quả với số ngày làm việc của từng người. Nếu thỏa điều kiện số ngày làm việc lớn hơn hoặc bằng mục tiêu, kết quả sẽ là “Đạt”, ngược lại sẽ là “Không Đạt”.

Tổng kết

Tóm lại, hàm HLOOKUP trong Excel không chỉ giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm thông tin mà còn có thể áp dụng rộng rãi trong việc xử lý dữ liệu ở nhiều lĩnh vực khác nhau. Qua những thông tin này, Mytour đã tổng hợp các dữ liệu quan trọng nhất, kèm theo công thức và ví dụ minh họa của hàm. Hy vọng rằng qua bài viết này, bạn sẽ thành công khi áp dụng hàm tìm kiếm giá trị trong công việc của mình.