Hàm INDEX trong Excel và cách sử dụng với các ví dụ thực tế

Hàm INDEX trong Excel là gì? Hiểu rõ về chức năng và cách áp dụng hàm này giúp bạn tiết kiệm thời gian khi cần tham chiếu đến dữ liệu trong bảng tính. Bài viết hôm nay sẽ cung cấp công thức chi tiết của hàm INDEX và một số mẹo kết hợp với các hàm khác trong Excel. Hãy đọc ngay để có thêm kiến thức bổ ích.

Khái niệm và công dụng của hàm INDEX trong Excel

Hàm INDEX là một công cụ linh hoạt và quan trọng trong việc trích xuất dữ liệu từ bảng tính Excel. Nó giúp người dùng truy xuất thông tin từ một phạm vi dữ liệu một cách hiệu quả. 

Chức năng chính của hàm là trích xuất giá trị từ một phạm vi dữ liệu đã được xác định trước, dựa trên chỉ số hàng và cột. Hàm INDEX hoạt động bằng cách xác định vị trí của giá trị trong phạm vi đã chỉ định và trả về giá trị tại vị trí mong muốn. Điều này rất hữu ích đối với việc so sánh thông tin trên các tập dữ liệu lớn mà không tốn nhiều thời gian.

Ngoài ra, hàm INDEX có thể kết hợp với các hàm như MATCH, SUMIF, COUNTIF và MIN/MAX để tạo ra các công cụ phức tạp hơn nhằm thực hiện các phép toán so sánh, tính tổng và đếm số điều kiện. Điều này giúp tối ưu hóa quá trình phân tích và tổ chức dữ liệu trong Excel.

Lợi ích của việc sử dụng hàm INDEX

Sử dụng hàm INDEX mang lại nhiều lợi ích đáng kể. Đầu tiên, INDEX giúp xác định chính xác vị trí của giá trị trong phạm vi được chọn, đảm bảo tính chính xác của kết quả trả về. Thứ hai, tính tự động cập nhật của INDEX giúp duy trì sự nhất quán giữa công thức và dữ liệu trong bảng tính Excel khi có thay đổi.

Thứ ba, tính linh hoạt của hàm INDEX làm cho nó trở thành công cụ quan trọng trong việc phân tích và xử lý dữ liệu phức tạp một cách hiệu quả.

Thứ ba, sử dụng hàm INDEX có thể giảm thiểu số lượng công thức cần thiết so với phương pháp truyền thống, giúp bảng tính đơn giản hơn và dễ dàng đọc hiểu các thông tin đã ghi nhận.

Lợi ích thứ tư của hàm INDEX là tính tương tác cao, đặc biệt khi kết hợp với các hàm và công cụ khác trong Excel. Điều này gia tăng tính tiện lợi và hữu ích trong việc xử lý dữ liệu phức tạp.

Nhìn chung, hàm INDEX không chỉ giúp tối ưu hóa công việc làm việc với dữ liệu mà còn nâng cao hiệu quả và hiệu suất làm việc trong Excel.

Công thức sử dụng hàm INDEX, có ví dụ minh họa

Hiện nay, chúng ta sẽ có 2 cách để tính hàm trích xuất dữ liệu INDEX, một là cách đơn giản và hai là cách nâng cao. Dựa vào các thông tin dưới đây, bạn có thể lựa chọn cách tính phù hợp cho từng tình huống cụ thể.

Cách tính cơ bản với 1 mảng

Công thức hàm “=INDEX(array, row_num, [column_num])”.

Trong đó, array là phạm vi dữ liệu mà người dùng muốn truy cập. row_num là số thứ tự hàng trong phạm vi bạn muốn truy xuất giá trị. Và column_num (tùy chọn) là số thứ tự cột trong phạm vi bạn muốn truy xuất giá trị. Nếu bỏ qua column_num, hàm sẽ trả về toàn bộ hàng tại vị trí đã chọn.

Ví dụ 1: Để minh họa cách áp dụng công thức, chúng tôi sẽ cung cấp một ví dụ. Trong ví dụ này, chúng ta cần so sánh dữ liệu từ 2 cột và 10 hàng (tương ứng với vị trí ô trong Excel là B2:C11). Giả sử chúng ta sử dụng dữ liệu từ hàng thứ 3 và cột thứ 1 trong bảng tính.

Do đó, để nhận kết quả từ một ô cụ thể, bạn chỉ cần thiết lập công thức hàm INDEX “=INDEX(B2;3;1)” và nhấn “Enter”. Trong đó, B2là phạm vi dữ liệu array, 3 là số thứ tự của hàng và 1 là số thứ tự của cột. 

Ứng dụng nâng cao với nhiều mảng

Để sử dụng tham chiếu cho nhiều mảng, người dùng cần áp dụng công thức cao cấp hơn. Cụ thể là: “=INDEX(reference, row_num, column_num, [area_num])“.

Trong công thức này, reference là phạm vi dữ liệu mà bạn muốn truy xuất, có thể là một dãy dữ liệu, một bảng tính hoặc một mảng. Tương tự với công thức cơ bản, row_num và column_num lần lượt là số thứ tự của hàng hoặc cột mà bạn muốn lấy giá trị. Phần [area_num] được dùng để chỉ định phạm vi cụ thể, nếu bỏ qua thì sẽ mặc định là phạm vi đầu tiên.

Ví dụ 2: Chúng ta sẽ tái sử dụng ví dụ trước về việc trích xuất dữ liệu từ 2 cột và 10 hàng. Điểm khác biệt là có 2 phạm vi khác nhau là B2và B8. Để lấy giá trị ở hàng 4, cột 1 và mảng 2 (B8), người dùng cần làm thế nào để đạt được kết quả chính xác nhất.

Đừng lo, chúng ta đã có công thức cụ thể và bạn chỉ cần áp dụng. Công thức hàm INDEX như sau “=INDEX((B2;B8);4;1;2)“. Trong đó, B2;B8là phạm vi dữ liệu reference, 4 là hàng, 1 là cột và 2 là mảng để lấy dữ liệu chính xác.

Lưu ý chung

Mặc dù là công thức cơ bản và dễ áp dụng, để có kết quả chính xác nhất người dùng nên lưu ý 2 vấn đề sau.

• Khi bạn sử dụng cả row_num và column_num trong công thức, Excel sẽ trả về giá trị tại vị trí giao điểm của hai mảng này.
• Khiến hàm có thể gặp lỗi #REF! nếu row_num và column_num không chỉ định đúng ô nào trong phạm vi tính toán. Để khắc phục lỗi này, hãy kiểm tra lại công thức của bạn.

Hướng dẫn kết hợp hàm INDEX với các hàm Excel khác

Kết hợp các hàm Excel sẽ giúp bạn xử lý dữ liệu chuyên nghiệp hơn. Trong bài viết này, Mytour sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng INDEX kết hợp với MATCH, SUMIF và COUNTIF.

Kết hợp với hàm MATCH

MATCH là hàm Excel dùng để tìm kiếm giá trị trong dãy dữ liệu và trả về vị trí đầu tiên của giá trị đó. Nó có thể sử dụng độc lập hoặc phối hợp với INDEX và VLOOKUP để thực hiện các tác vụ phức tạp dựa trên điều kiện. Để hiểu rõ hơn, xem ví dụ ngay sau đây.

Bài toán của chúng ta là tìm tên báo dựa trên mã chỉ định là TT trong bảng. Công thức giải là “=INDEX(C2;MATCH(A10;B2))“. 

Ở đây, C2là phạm vi dữ liệu mà công thức sẽ trích xuất, A10 là giá trị Excel cần tìm, B2là phạm vi để tìm giá trị tương ứng. Áp dụng đúng công thức sẽ mang lại kết quả như trên.

Kết hợp với hàm SUMIF

Hàm SUMIF trong Excel rất quan trọng, giúp tổng hợp các giá trị dựa trên điều kiện. Khi kết hợp với hàm INDEX, nó trở nên mạnh mẽ hơn. Nếu bạn muốn giải quyết các bài toán phức tạp nhanh chóng, hãy tham khảo ví dụ dưới đây.

Chẳng hạn, bạn đang làm việc với bảng thống kê doanh số bán hàng của công ty A. Bài toán yêu cầu bạn tính tổng doanh số của sản phẩm 2 trong tháng 2 và tháng 3. Để làm điều này, chúng ta kết hợp hàm SUMIF và INDEX như sau:

“=SUMIF(INDEX(A2,0,1),”SP2”,INDEX(A2,0,{3,4}))”.

Ở đây, (A2,0,1) là phạm vi mà kết quả sẽ được trả về. SP2 là tiêu chí mà Excel cần xác định. Và (A2,0,{3,4}) là mảng mà Excel sẽ truy xuất, gồm cả cột tháng 2 và cột tháng 3.

Kết hợp với hàm COUNTIF

Nếu bạn muốn tính toán một tập dữ liệu lớn mà không mất quá nhiều thời gian, bạn có thể kết hợp hàm INDEX với hàm COUNTIF. Hàm COUNTIF được sử dụng để đếm số lượng các ô trong một phạm vi thỏa mãn điều kiện cụ thể. 

Để giúp bạn áp dụng công thức này thành công, chúng ta sẽ làm một ví dụ tính số lần xuất hiện của từ “chuối” trong bảng Excel. Cụ thể, chúng ta sẽ sử dụng công thức:

“=COUNTIF(A2,INDEX(A12,MATCH(B14,B12,0)))”. 

Ở đây, chúng ta sử dụng hàm MATCH để tìm vị trí của giá trị. Sau đó, kết hợp hàm INDEX với kết quả từ hàm MATCH để lấy thông tin về sản phẩm “chuối”. Cuối cùng là kết hợp thêm hàm COUNTIF để đếm số lần xuất hiện của “chuối” trong bảng.

Tổng kết

Bằng cách sử dụng hàm INDEX, quá trình xử lý công việc của người dùng sẽ trở nên đơn giản hơn bao giờ hết. Đặc biệt đối với các tài liệu tính toán phức tạp, bạn có thể linh hoạt kết hợp hàm này với các công thức Excel khác. Hy vọng với thông tin mà Mytour cung cấp, bạn có thể áp dụng thành công các kỹ thuật Excel. Nếu bạn cần tìm hiểu thêm về các hàm công thức Excel khác, hãy tra cứu thêm tại Trang Tin Nhanh của chúng tôi.