Hàm VLOOKUP trong Excel - Hướng dẫn chi tiết nhất

Nếu bạn cần tra cứu giá trị dữ liệu theo điều kiện trong Excel, hàm VLOOKUP là công cụ lý tưởng. Vậy hàm VLOOKUP là gì và cách sử dụng nó ra sao? Cùng khám phá chi tiết trong bài viết dưới đây nhé.

Hàm VLOOKUP là công cụ tìm kiếm dữ liệu theo điều kiện (theo cột) trong Excel. VLOOKUP là viết tắt của Vertical Lookup, nghĩa là tìm kiếm theo chiều dọc.

Hàm VLOOKUP giúp bạn nhanh chóng tìm kiếm một giá trị trong bảng dữ liệu theo cột dọc, sau đó trả về thông tin tương ứng theo hàng ngang. Với hàm VLOOKUP, bạn có thể thực hiện các tác vụ như:

• Tìm tên sản phẩm.

• Tra cứu đơn giá.

• Xác định số lượng dựa trên mã vạch, mã sản phẩm, v.v.

• Tìm kiếm tên nhân viên.

• Sắp xếp và phân loại sản phẩm.

Công thức hàm VLOOKUP:

=VLOOKUP(Giá_trị_tìm, Bảng_dữ_liệu, Số_cột_kết_quả, Tìm_khớp_khoảng)

Cụ thể:

- Giá_trị_tìm:

Giá_trị_tìm là một giá trị đại diện cho một ô cụ thể trong bảng Excel. Ví dụ, các ô như A1, B2, D3,... là các giá trị đầu tiên dùng để thực hiện dò tìm.

- Bảng_dữ_liệu:

Đây là vùng dữ liệu mà hàm VLOOKUP sẽ sử dụng để tìm kiếm thông tin. Hàm sẽ trích xuất các thông tin phù hợp với điều kiện đã đặt. Bảng_dữ_liệu cần ít nhất hai cột. Để chọn bảng_dữ_liệu, bạn chỉ cần kéo chuột từ ô đầu tiên đến ô cuối cùng trong bảng và nhấn tổ hợp phím Fn + F4.

- Số_cột_kết_quả:

Số_cột_kết_quả xác định vị trí cột chứa dữ liệu mà bạn muốn nhận sau khi tìm kiếm. Ví dụ, nếu bạn muốn dữ liệu xuất hiện ở cột thứ 2, hãy nhập số 2 vào số_cột_kết_quả. Tương tự, để lấy dữ liệu từ cột thứ 3, nhập số 3.

- Tìm_kiếm_tương_đối:

Tìm_kiếm_tương_đối xác định xem kết quả tìm kiếm là chính xác hay tương đối. Cụ thể:

• Để tìm kiếm chính xác, thiết lập Tìm_kiếm_tương_đối = 0 (FALSE).

• Để tìm kiếm tương đối, thiết lập Tìm_kiếm_tương_đối = 1 (TRUE).

• Nếu không chỉ định, mặc định là 1.

Thông thường, người dùng thường chọn 0 để đảm bảo tìm kiếm chính xác tuyệt đối.

Dưới đây là các bước chi tiết để bạn sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel:

- Bước 1: Xác định cột chứa dữ liệu mà bạn muốn tra cứu.

- Bước 2: Nhập công thức VLOOKUP vào ô nơi bạn muốn hiển thị kết quả.

- Bước 3: Nhập giá trị cần tra cứu để tìm thông tin.

- Bước 4: Cung cấp bảng dữ liệu mà bạn muốn tìm kiếm trong đó.

- Bước 5: Xác định số cột từ bảng dữ liệu để hiển thị kết quả.

- Bước 6: Chọn cách tìm kiếm: chính xác hoặc gần đúng bằng cách nhập số tương ứng.

- Bước 7: Nhấn nút Xong để hoàn tất việc thiết lập hàm VLOOKUP.

Để nắm rõ cách áp dụng hàm VLOOKUP, bạn có thể xem qua các ví dụ minh họa sau đây:

Ví dụ 1: Sử dụng hàm VLOOKUP để phân loại học sinh theo điểm số

Sau khi có kết quả kiểm tra của học sinh như trong bảng 1, bạn muốn phân loại các em dựa trên bảng điểm trong khoảng B11.

Tại ô E4, bạn hãy nhập công thức: =VLOOKUP(D4,$B$11:$C$15,2,1)

Giải thích công thức như sau:

• D4 là ô chứa điểm số trung bình cần phân loại.

• Ký hiệu $ được dùng để cố định vùng dữ liệu của bảng 2 khi bạn sao chép công thức sang các ô khác.

• Số 2 chỉ định cột dữ liệu trong bảng mà bạn muốn lấy kết quả.

• Range_lookup = 1 (TRUE) giúp tìm điểm số gần nhất trong bảng.

Excel sẽ lấy điểm số từ ô D4 và tra cứu trong bảng 2. Khi tìm thấy giá trị gần nhất với D4 (là 8.5), Excel sẽ hiển thị kết quả 'Giỏi' tại ô E4.

Tiếp theo, bạn áp dụng công thức tương tự cho các ô E5, E6, E7, E8 để nhanh chóng phân loại học sinh theo điểm số.

Ví dụ 2: Áp dụng hàm VLOOKUP trong Excel để xác định mức phụ cấp dựa trên chức vụ

Công ty muốn tính phụ cấp cho nhân viên theo chức vụ như mô tả trong bảng 2 (B16). Dựa trên danh sách nhân viên trong bảng 1, bạn sẽ dùng hàm VLOOKUP để xác định mức phụ cấp phù hợp.

Tại ô E4, bạn nhập công thức =VLOOKUP(D4,$B$16:$C$21,2,0)

Danh sách bao gồm:

• Ô D4 dùng để xác định chức vụ của nhân viên và tính toán phụ cấp tương ứng.

• Dấu $ được sử dụng để cố định các hàng và cột trong bảng 2 khi bạn sao chép công thức sang các ô khác.

• Số 2 chỉ cột dữ liệu cần kiểm tra.

• Thiết lập Range_lookup = 0 (FALSE) để tìm kiếm chính xác.

Nhập công thức =VLOOKUP(D4,$B$16:$C$21,2,0) để tìm phụ cấp cho chức vụ GĐ.

Sau đó, bạn có thể sao chép công thức vào các ô phía dưới để hoàn tất việc xác định mức phụ cấp cho nhân viên theo chức vụ.

Khi sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel, bạn có thể gặp phải một số lỗi thường gặp dưới đây:

Hàm VLOOKUP chỉ có khả năng tìm kiếm giá trị trong cột đầu tiên của Table_array. Nếu cột này không chứa dữ liệu, Excel sẽ báo lỗi #N/A. Để khắc phục, bạn cần thay đổi ô Table_array.

Ví dụ:

Trong bảng Excel dưới đây, Table_array được xác định từ A2 đến C10, vì vậy hàm VLOOKUP sẽ tìm kiếm dữ liệu trong cột A. Nếu cột A không chứa giá trị cần dò tìm, hàm sẽ báo lỗi #N/A. Để khắc phục, bạn cần thay đổi Table_array thành B2để hàm tìm kiếm trong cột B.

Hơn nữa, nếu hàm không thể tìm thấy kết quả phù hợp với giá trị trong Table_array, nó cũng sẽ báo lỗi #N/A.

Ví dụ: Nếu “Rau muống” không xuất hiện trong bảng dò tìm, hàm sẽ trả về lỗi #N/A.

Lỗi #NAME? xuất hiện khi Lookup_value không có dấu ngoặc kép ('). Khi sử dụng hàm VLOOKUP để tìm kiếm giá trị dạng văn bản (Text), bạn cần đặt giá trị trong dấu ngoặc kép để Excel hiểu công thức chính xác.

Ví dụ:

Nếu từ “Cải xoăn” trong công thức VLOOKUP không được đặt trong dấu ngoặc kép, hàm sẽ báo lỗi #NAME?. Để khắc phục, bạn chỉ cần thay thế “Cải xoăn” thành “Cải xoăn” trong công thức.

Khi giá trị của Col_index_num nhỏ hơn 1 trong công thức, hàm sẽ báo lỗi #VALUE!. Trong Table_array, cột đầu tiên là cột tìm kiếm, và cột thứ hai là cột ngay bên phải cột tìm kiếm. Vì vậy, khi sử dụng hàm VLOOKUP, bạn cần kiểm tra kỹ giá trị Col_index_num để tránh lỗi này.

Ví dụ:

Nhập giá trị 0 vào mục Col_index_num sẽ gây ra lỗi #VALUE! trong hàm VLOOKUP.

Lỗi #REF xảy ra khi giá trị của Col_index_num vượt quá số cột có trong Table_array. Bạn nên kiểm tra công thức để đảm bảo rằng Col_index_num không lớn hơn tổng số cột trong Table_array.

Ví dụ:

Trong trường hợp dưới đây, Col_index_num là 3 trong khi Table_array B2:C10 chỉ có 2 cột, do đó hàm VLOOKUP gặp lỗi #REF.

Khi áp dụng hàm VLOOKUP, có một số điểm quan trọng bạn cần chú ý.

Khi sao chép công thức, hãy chuyển Table_array hoặc Lookup_value thành tham chiếu tuyệt đối bằng cách thêm dấu đô la ($) trước các cột và hàng. Điều này đảm bảo công thức không bị thay đổi khi bạn dán vào ô khác. Nếu không dùng tham chiếu tuyệt đối, Table_array hoặc Lookup_value có thể bị thay đổi, dẫn đến kết quả tìm kiếm không chính xác hoặc lỗi #N/A.

Khi bảng Excel chứa nhiều giá trị trùng lặp, hàm VLOOKUP sẽ chỉ trả về giá trị đầu tiên tìm thấy từ trên xuống dưới. Để giải quyết vấn đề này, hãy chọn bảng dò tìm và vào Data > Remove Duplicates. Bạn cũng có thể sử dụng Pivot Table để loại bỏ các giá trị trùng lặp trong danh sách kết quả.

Nếu trong Table_array, giá trị Lookup_value là số mà dữ liệu số lại được lưu dưới dạng văn bản, hàm VLOOKUP sẽ báo lỗi #N/A. Do đó, hãy chắc chắn rằng giá trị số không được lưu dưới dạng văn bản để hàm có thể hoạt động chính xác.

Hàm VLOOKUP hỗ trợ việc tìm kiếm và trả kết quả nhanh chóng, nhưng vẫn còn một số hạn chế như sau:

• Chỉ hỗ trợ tìm kiếm từ trái sang phải: VLOOKUP chỉ có thể dò tìm giá trị từ trái sang phải trong dữ liệu. Để tìm kiếm từ phải sang trái, bạn cần sử dụng các hàm khác như MATCH, INDEX,...

• Số cột tham chiếu cố định: Với VLOOKUP, bạn phải nhập số cột tham chiếu bằng tay vào công thức, điều này có thể gây khó khăn khi sao chép công thức.

• Hiệu quả với giá trị riêng biệt: VLOOKUP hoạt động tốt nhất với các giá trị duy nhất. Hàm sẽ chỉ trả về kết quả của giá trị đầu tiên tìm thấy và bỏ qua các kết quả tương tự khác.

• Mặc định tìm kiếm “approximate match”: Nếu không cài đặt điều kiện kiểm tra tham chiếu, VLOOKUP sẽ mặc định tìm kiếm gần đúng, dẫn đến kết quả không chính xác.

• Có thể làm giảm tốc độ bảng tính: VLOOKUP có thể làm chậm hiệu suất của bảng Excel và thậm chí gây hiện tượng crash.

Bài viết trên đã cung cấp thông tin hữu ích về hàm VLOOKUP trong Excel. Hy vọng bạn sẽ áp dụng thành công hàm này trong học tập và công việc của mình.