Hãy lắng nghe kỹ sư từ Google chia sẻ cách tận dụng Google Docs một cách hiệu quả trong công việc

Buzz

Nội dung bài viết

Ritcah Ranjan hiện đang là một kỹ sư làm việc trong nhóm phát triển Google Docs, Sheets và Slides. Dưới đây là 5 gợi ý hàng đầu mà cô ấy đã đưa ra để sử dụng các công cụ này một cách hiệu quả.

Xem thêm

Đọc tóm tắt

- Ritcah Ranjan là kỹ sư làm việc trong nhóm phát triển Google Docs, Sheets và Slides.
- Google Docs đã trở thành công cụ làm việc đáng tin cậy với nhiều tính năng.
- Gợi ý sử dụng Google Docs: thiết kế văn bản chuyên nghiệp, sử dụng font và chủ đề đa dạng.
- Google Sheets có hơn 340 tính năng, hỗ trợ bảng pivot và scripting.
- Google Slides giúp thuyết trình dễ dàng, tương tác với khán giả qua Q&A Slides.
- Sử dụng Google Docs offline trên trình duyệt Chrome khi không có kết nối Internet.
- Kết nối Google Docs với các ứng dụng khác để tăng hiệu suất làm việc.

Ritcah Ranjan hiện đang là một kỹ sư làm việc trong nhóm phát triển Google Docs, Sheets và Slides. Dưới đây là 5 gợi ý hàng đầu mà cô ấy đã đưa ra để sử dụng các công cụ này một cách hiệu quả.

Khi Google Docs được ra mắt vào năm 2007, công cụ này gặp phải khá nhiều vấn đề. Tuy nhiên, sau nhiều năm cải tiến, hiện nay Google Docs đã trở thành một công cụ làm việc đáng tin cậy với nhiều tính năng cho phép bạn tạo, cộng tác và chia sẻ ý tưởng một cách nhanh chóng và thuận tiện.

Đội ngũ phát triển của Google Docs thường xuyên sử dụng các công cụ này trong công việc hàng ngày. Hãy áp dụng những gợi ý hữu ích từ những người này để tận dụng công cụ hiệu quả nhất.

1. Thiết kế văn bản chuyên nghiệp với Google Docs

Bạn có thể thường sử dụng font Arial nhưng trên Google Docs, bạn có tới 600 font để chọn từ. Google Docs cũng có một loạt các chủ đề và tính năng định dạng văn bản linh hoạt mà bạn có thể chưa biết đến.

Mục tiêu của đội ngũ phát triển là cung cấp thêm nhiều tính năng như vậy để người dùng có thể tạo ra các văn bản và slide thuyết trình đẹp và sáng tạo hơn. Ví dụ, bạn có thể tổ chức ý tưởng sau khi brainstorming bằng cách sử dụng các mẫu ghi chú hội nghị trên màn hình chính của Google Docs.

2. Tối ưu Google Sheets với các tính năng hấp dẫn và bảng pivot

Sử dụng Google Sheets có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn so với việc viết ra một danh sách dài. Google Sheets hiện có hơn 340 tính năng, bao gồm cả những tính năng hữu ích mà các ứng dụng bảng tính khác không có, như Google Dịch cho phép bạn dịch nội dung trên bảng một cách tự động và nhanh chóng.

Google cũng đã nâng cấp tính năng cho bảng pivot, bao gồm cả khả năng xác định vùng cần tính. Docs và Sheets cũng hỗ trợ scripting và API scripting qua Apps Script, ngôn ngữ lập trình scripting như JavaScript, giúp nhà phát triển tạo ra các ứng dụng của Google. Nếu công việc của bạn liên quan đến con số, thì Google Sheets là một lựa chọn tốt.

3. Thuyết trình dễ dàng với Google Slides

Khán giả có thể đặt câu hỏi trực tiếp cho diễn giả qua điện thoại thông minh

Nhóm phát triển Google Docs luôn tôn trọng nguyên tắc “Thể hiện, đừng chỉ nói” trong thuyết trình nhóm. Thuyết trình thành công không dễ dàng, và chúng tôi đã áp dụng một số thủ thuật để giúp bạn tạo slide dễ dàng hơn.

Chỉ với vài cú chạm trên điện thoại hoặc máy tính bảng (bạn có thể tải Google Slides iOS hoặc Android), bạn có thể trình diễn bài thuyết trình ngay trên màn hình của bất kỳ thiết bị nào hỗ trợ Chromecast hoặc AirPlay. Nếu bạn gọi họ qua Hangout, ứng dụng trên điện thoại cũng cho phép bạn thuyết trình trực tiếp cho tất cả mọi người trong cuộc gọi – không cần thiết bị kết nối khác vì Hangout đã được tích hợp sẵn vào Google Slides.

Google Docs cũng được trang bị tính năng Q&A Slides (Hỏi đáp) giúp bạn tương tác, giao lưu với khán giả dễ dàng hơn. Q&A cho phép người tham gia đặt câu hỏi qua một đường link và diễn giả có thể thu thập chúng ngay lập tức để hiển thị lên màn hình. Với tính năng Q&A Slides này, cuộc họp và thuyết trình từ xa sẽ trở nên dễ dàng hơn.

4. Sử dụng Google Docs khi không có kết nối Internet

Kích hoạt tính năng offline cho Google Docs

Có những lúc bạn không có kết nối Internet, nhưng tất cả các công cụ Docs, Sheets, Slides đều cho phép sử dụng offline trên trình duyệt Chrome trên mọi thiết bị. Chrome sẽ lưu trữ dữ liệu mà bạn nhập và đồng bộ lại khi có kết nối mạng trở lại. Vì vậy, bạn không cần phải lo lắng khi mất kết nối đột ngột.

Chrome sẽ lưu lại dữ liệu bạn mới nhập và đồng bộ vào file khi có kết nối mạng trở lại. Chính vì vậy, những khi mất kết nối đột ngột, bạn cũng không cần phải lo lắng.

5. Kết nối Google Docs với các ứng dụng khác

Người dùng công nghệ hiện nay thường phụ thuộc vào nhiều ứng dụng khác nhau để hoàn thành công việc. Đó là lý do tại sao Google Sheets và Slides đã phát hành các API mở cho phép các nhà phát triển tích hợp ứng dụng của họ vào nền tảng này. Hiện nay, đã có nhiều ứng dụng như Dropbox, MindMeister tích hợp vào Google Docs để người dùng có thể chuyển dữ liệu từ cloud của các ứng dụng này. Các công ty phát triển nổi tiếng như Salesforce, SAP, Anywhere, Sage, Asana, Trello,… cũng sẽ sớm tung ra ứng dụng tích hợp vào Google Docs trong vài tháng tới. Bạn sẽ không phải chờ đợi lâu để trải nghiệm những tiện ích mà các ứng dụng tích hợp này mang lại.

Để truy cập kho ứng dụng tích hợp, bạn hãy vào Drive của tôi > Ứng dụng khác > Kết nối ứng dụng khác.

Kết luận

Trên đây là một số tính năng hữu ích mà nhóm Google Docs đã tận tâm phát triển, nhằm tạo ra các công cụ giúp người dùng dễ dàng cộng tác làm việc với nhau. Đội ngũ cũng đang áp dụng machine learning để nâng cấp và thiết kế thêm các tính năng cho Google Apps, bao gồm nâng cấp tính năng nhập văn bản bằng giọng nói và phân tích dữ liệu chỉ với một cú click, giúp người dùng làm việc hiệu quả và tập trung hơn.

Tham khảo trên Fast Company

Nội dung được phát triển bởi đội ngũ Mytour với mục đích chăm sóc khách hàng và chỉ dành cho khích lệ tinh thần trải nghiệm du lịch, chúng tôi không chịu trách nhiệm và không đưa ra lời khuyên cho mục đích khác.

Nếu bạn thấy bài viết này không phù hợp hoặc sai sót xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua email [email protected]

Các câu hỏi thường gặp

Làm thế nào để thiết kế văn bản chuyên nghiệp trên Google Docs?

Google Docs cung cấp hơn 600 font chữ, cùng với các chủ đề và tính năng định dạng linh hoạt. Bạn có thể sử dụng các mẫu ghi chú hội nghị để tổ chức ý tưởng hiệu quả.

Google Sheets có những tính năng nào giúp tối ưu công việc?

Google Sheets có hơn 340 tính năng, bao gồm dịch tự động và bảng Pivot nâng cấp. Nó còn hỗ trợ scripting và API qua Apps Script, giúp phát triển ứng dụng và xử lý số liệu dễ dàng.

Google Slides có những tính năng thuyết trình nào đặc biệt?

Google Slides cho phép thuyết trình trên mọi thiết bị hỗ trợ Chromecast hoặc AirPlay. Tính năng Q&A Slides giúp tương tác với khán giả qua một đường link, thuận tiện trong các cuộc họp từ xa.

Có thể sử dụng Google Docs offline không?

Yes, bạn có thể sử dụng Google Docs offline trên trình duyệt Chrome. Dữ liệu sẽ được lưu trữ và đồng bộ lại khi có kết nối Internet trở lại.

Google Docs có thể kết nối với các ứng dụng nào khác?

Google Docs hỗ trợ kết nối với nhiều ứng dụng như Dropbox, MindMeister và sắp tới là các ứng dụng từ Salesforce, SAP, Trello, giúp chuyển dữ liệu giữa các nền tảng dễ dàng.

Lợi ích khi sử dụng Google Apps trong công việc nhóm là gì?

Google Apps như Docs, Sheets và Slides hỗ trợ cộng tác trực tuyến, giúp nhóm làm việc hiệu quả hơn. Tính năng tích hợp với các ứng dụng khác cũng tối ưu hóa quy trình làm việc.