Hãy ngưng lãng phí thời gian, thực ra thời gian đang “mài mòn” ta.

4 sai lầm về quản lý thời gian mà 97% người trẻ và nhân viên văn phòng mắc phải.

“Tôi làm việc này để tiêu diệt thời gian” là câu châm ngôn thường nghe. Nhưng liệu chúng ta còn bao nhiêu thời gian để tiêu diệt? Những sai lầm trong quản lý thời gian đã khiến ta đứng ngoài vòng xoay!

Câu chuyện số 01

Nếu bạn dạo qua ký túc xá, bạn sẽ bất ngờ với cảnh bộn bề và không khí uể oải. Có lẽ bạn sẽ tự hỏi, liệu những người trẻ này là những học sinh xuất sắc từ trường cấp 3 hay không? Rõ ràng, sau khi đỗ đại học, họ coi đó là thời gian thư giãn, nghỉ ngơi và tự do.

Bạn cùng phòng ký túc xá của tôi ở năm nhất đại học cũng vậy. Cô ấy đã đạt điểm cao trong kì thi tuyển sinh đầu vào, nhưng khi ở ký túc xá, tôi đã ngạc nhiên.

Cô ấy thực sự không quan tâm đến việc học, mỗi ngày đến lớp chỉ mong đủ điểm danh, và khi trời lạnh một chút, cô ta thường nghỉ học. Ở ký túc xá, nếu không đến lớp, cô thường chỉ nằm trên giường online trên Facebook, xem phim đến khuya.

Tôi hỏi cô ấy không lo lắng sao, tại sao lại sống như vậy, liệu có phí những nỗ lực trước đây không? Cô ấy chỉ bình thản: “Sau kỳ thi đại học, tôi đã rất mệt mỏi. Giờ nghỉ một chút cũng không sao. Chỉ cần ôn bài vài ngày trước kì thi là đủ, cuối cùng cũng chỉ cốt để qua môn thôi. Có gì mà phải lo lắng chứ?“

Sau khi nói xong, cô bạn lại tiếp tục xem bộ phim mới ra mắt.

Kết quả thì bạn cũng đoán được, nợ môn và phải học lại. Đến năm thứ tư đại học, trong khi chúng tôi bắt đầu tìm chỗ thực tập để học hỏi và chuẩn bị cho tương lai, cô ấy vẫn bế tắc vì thiếu kiến thức và kỹ năng. Cô ta nghĩ rằng sau khi đỗ đại học, có thể nghỉ ngơi và lười biếng.

Nhưng cô ấy không nhận ra rằng thời gian không chờ đợi ai.

Câu chuyện số 02

Trong một cuộc trò chuyện với anh họ của mình, tôi nghe anh ấy kể về những sinh viên mới ra trường đến thực tập. Họ tốt nghiệp loại giỏi, có tố chất và tự tin. Tưởng tượng những sinh viên ấy sẽ làm việc tốt. Nhưng thực tế, 2/3 sinh viên thử việc thường đến muộn, phải nhắc nhở mới hoàn thành công việc đúng deadline.

Đi muộn, về sớm. Nguyên nhân đơn giản là ngủ dậy muộn, nghĩ sẽ kẹt xe... Trong giờ làm, họ lén online Facebook, nói chuyện và ăn uống.

Anh tôi không giấu được sự thất vọng. Dường như ít người trong số họ biết cách quản lí thời gian hiệu quả.

Chúng ta thường nghe về sinh viên chỉ học trước khi thi vẫn đạt điểm cao, làm bài luận sát hạn vẫn được A, hoặc kế hoạch làm trước giờ họp vài giờ nhưng vẫn được khen ngợi. Điều này có thể đúng, nhưng phần lớn chúng ta không may mắn đến vậy.

Sinh viên học trước đêm thi có đạt điểm A không chắc, nhưng sinh viên đã chuẩn bị kỹ lưỡng trước đó thì khả năng cao. Bài luận chỉnh sửa tỉ mỉ thường được đánh giá cao. Một kế hoạch được nghiên cứu kỹ lưỡng sẽ làm hài lòng nhà lãnh đạo.

Câu chuyện số 03

Tôi nhận ra rằng người trẻ thường mắc 4 sai lầm nghiêm trọng trong việc quản lí thời gian: Cố gắng làm nhiều việc cùng một lúc

Làm nhiều việc cùng một lúc không phải là khái niệm mới. Một số người cho rằng đây là kỹ năng cần thiết trong xã hội hiện đại. Nhưng thực tế, đa nhiệm thực sự là một lời nói dối. Chúng ta có thể làm nhiều việc cùng một lúc nhưng không đạt được kết quả tốt nhất.

Chúng ta luôn cảm thấy không đủ thời gian để hoàn thành mọi việc một cách cẩn thận. Tuy nhiên, thực tế là làm nhiều việc cùng một lúc không hề hiệu quả.

Theo cuốn “The one thing – Điều ý nghĩa nhất trong từng khoảnh khắc cuộc đời”, việc cố gắng làm nhiều việc cùng một lúc chỉ làm giảm sự tập trung và hiệu suất của mỗi việc.

Làm nhiều việc cùng một lúc chỉ đơn giản là phân tán sự tập trung và làm giảm kết quả của mỗi công việc.

Các tác giả cũng liệt kê những cách đa nhiệm đã làm gián đoạn chúng ta như thế nào:

– Não có khả năng thực hiện nhiều việc cùng một lúc, nhưng phân tán sự tập trung sẽ làm giảm hiệu quả và tăng thời gian cần thiết.

– Chuyển đổi giữa các nhiệm vụ sẽ làm mất thời gian và khó khăn để quay lại nhiệm vụ ban đầu, điều này dẫn đến việc bỏ qua những điểm chưa hoàn thành.

– Sự mất tập trung khi chuyển đổi giữa các nhiệm vụ dẫn đến lãng phí thời gian, ước tính mỗi ngày chúng ta mất 28% thời gian do đa nhiệm.

– Những người thường đa nhiệm thường đánh giá thấp thời gian cần thiết cho mỗi công việc, dẫn đến việc hoàn thành không đúng thời gian dự kiến.

– Người thường đa nhiệm thường phạm nhiều lỗi hơn và đưa ra quyết định tồi hơn do ưa thích thông tin mới hơn dù thông tin cũ có giá trị.

– Người thường đa nhiệm ít tận hưởng cuộc sống hơn và căng thẳng dẫn đến việc mất niềm vui.

Đa nhiệm không làm tiết kiệm thời gian như nhiều người nghĩ. Thực tế, nó gây mất tập trung và làm tăng thời gian giải quyết công việc.

Không biết sử dụng ngày nghỉ

Tại sao thứ Hai lại đáng sợ và ghê tởm với nhiều người? Đơn giản vì nó tiếp theo Chủ nhật, ngày nghỉ duy nhất trong tuần.

Từ thứ Ba đến thứ Bảy, chúng ta thức dậy sớm, bắt đầu một ngày mới với năng lượng và hứng khởi. Nhưng vào Chủ nhật, thường dễ bị lơ là và ngủ nướng, dẫn đến việc bắt đầu tuần mới với sự chán nản và trễ nải.

Thứ Hai thường khởi đầu trong sự chán ghét và trễ nải.

Khó khăn khi phải thức dậy đúng giờ sau ngày Chủ nhật ngủ nướng, phải bắt đầu làm việc sau một ngày thoải mái vui chơi.

Việc không biết tận dụng ngày nghỉ không chỉ khiến ta cảm thấy tồi tệ vào ngày thứ Hai mà còn phá vỡ những nỗ lực hình thành thói quen. Một thói quen thông thường cần 66 ngày để hình thành nếu ta thực hiện hành động đó liên tục. Vì thế, dù ta có nghiêm túc xây dựng một thói quen nào đó nhưng nếu bỏ qua vào Chủ nhật thì mọi cố gắng trước đó đều vô ích.

Trong công việc, ta cần động lực và ý chí mạnh mẽ để đạt được sự sẵn sàng. Tuy nhiên, ý chí không phải lúc nào cũng có sẵn mà ta phải duy trì và nuôi dưỡng liên tục.

Ngày nghỉ phá vỡ tính kỷ luật và những nỗ lực trước đó. Thay vì uổng phí ngày nghỉ, tại sao không tận dụng chúng?

Thức dậy sớm như mọi ngày, lên kế hoạch cụ thể cho ngày và các ngày tiếp theo. Hãy tận hưởng buổi sáng cuối tuần, thư giãn và duy trì những thói quen đang xây dựng: dậy sớm, viết, chơi thể thao hoặc học ngoại ngữ,...

Không có ưu tiên trong cuộc sống

Trước đây, tôi thường ghi lại tất cả công việc cần làm trong ngày vào một cuốn sổ nhỏ. Tôi cố gắng hoàn thành mọi việc và cuối ngày rất thích thú vì đã hoàn thành nhiều việc. Nhưng hiệu quả công việc vẫn không cải thiện. Nguyên nhân là do bị cuốn vào trò chơi 'đánh dấu hoàn thành' công việc. Thường làm những việc nhỏ, dễ dàng trước. Đến cuối ngày nhận ra công việc quan trọng nhất vẫn chưa hoàn thành.

Có nhiều khi ta cảm thấy bận rộn, đầy việc phải làm và sau đó bị cuốn vào việc cố gắng làm càng nhiều thứ càng tốt. Nhưng thực tế, ta cần một cách làm việc thông minh hơn là chỉ làm việc chăm chỉ.

Cho chú mèo ăn.

Nộp bài luận cuối kỳ.

Trả lời tin nhắn.

Gặp gỡ bạn cùng học cấp Ba.

Đi mua bản mới nhất của tạp chí.

Thay đèn hỏng trong bếp.

Viết xong bài luận cuối kỳ để nộp là việc quan trọng nhất, nhưng đến cuối ngày, trong danh sách công việc hoàn thành, đó lại là việc duy nhất bạn chưa làm. Bạn sẽ phải thức trắng đêm để hoàn thành, nhưng kết quả không như mong đợi vì thời gian eo hẹp và cơn buồn ngủ.

Não bộ chúng ta thích những thứ dễ dàng và nhẹ nhàng hơn, nhưng những điều đó không phải là ưu tiên trong cuộc sống.

Tình hình thường xuyên trì hoãn

Đều đều chúng ta tự hứa sẽ dậy sớm, giảm cân, tập thể dục, học ngoại ngữ,... Nhưng công việc chỉ hoàn thành gần deadline, khi sếp giục hoặc khách hàng hỏi đến. Bài luận lúc nào cũng hoàn thành vội vã và không có thời gian chỉnh sửa.

Chúng ta luôn vẽ ra kế hoạch thú vị và chi tiết hơn, nhưng thực hiện luôn là 'ngày mai'.

Trì hoãn gây lo lắng, áp lực, và mệt mỏi cho cuộc sống.

Thực sự, thời điểm tốt nhất để bắt đầu làm mọi việc là ngay bây giờ. Nếu bạn cần nộp bài luận cuối tuần này, hãy bắt đầu lên ý tưởng và viết dàn ý ngay hôm nay. Nếu bạn cần nộp kế hoạch vào thứ Năm tuần sau, thì hãy bắt đầu thu thập thông tin và lên ý tưởng từ bây giờ.

Dừng lại trước khi trì hoãn biến bạn thành kẻ lười biếng và thụ động!

Khi bước vào tuổi 20, 30 hay 40, nếu vẫn mắc phải những sai lầm trong quản lí thời gian, thì khi nào chúng ta mới có thể có cuộc sống như mong muốn?

Sống lâu không quan trọng bằng sống ý nghĩa. Một cuộc đời không nên chỉ là 80 lần của một năm. Chúng ta xứng đáng có một cuộc sống tươi đẹp, hạnh phúc, và ý nghĩa. Thời gian là quý báu, và hạnh phúc nằm ở khoảnh khắc hiện tại.