Buzz
Chúng ta dùng Gmail hàng ngày, nhưng liệu chúng ta có sử dụng một cách hiệu quả không? Những mẹo dưới đây được chia sẻ bởi một cựu nhân viên Google sẽ giúp bạn khám phá những tính năng ẩn của Gmail mà có thể bạn chưa từng biết.
*Theo lời Rodolphe Dutel
Tôi bắt đầu làm việc tại Google từ năm 2011. Ngày đầu tiên làm việc tại Google giống như bước vào Hogwarts: thú vị nhưng không biết mình sẽ làm gì trong tương lai. Tôi rất vui vẻ được học và làm việc nhiều điều. Hai năm sau, tôi được huấn luyện nhân viên Google sử dụng Gmail và triển khai Gmail trong các công ty khác.
Mặc dù tôi không còn làm việc ở Google (tôi đang làm cho Buffer và Remotive.io), nhưng những mẹo này vẫn ảnh hưởng đến công việc của tôi.
Email là một phần không thể thiếu. Theo McKinsey, chúng ta dành gần 1/3 thời gian làm việc để sử dụng email. Dưới đây là 7 mẹo sử dụng Gmail mà tôi thường áp dụng để tiết kiệm thời gian khi làm việc với email.
1. Bật tính năng “Undo Send”
Bạn đã phát hiện ra một sai sót trong văn bản sau khi bấm nút gửi chưa? Đừng lo, tính năng Undo Send sẽ giúp bạn khắc phục lỗi này bằng cách ngăn chặn việc gửi email trong một thời gian ngắn sau khi nhấn nút send. Bạn có thể kích hoạt tính năng này trong phần cài đặt tổng quát của Gmail. Tính năng này đã giúp tôi rất nhiều trong việc chỉnh sửa các lỗi chính tả và tránh những rắc rối không mong muốn.
Hoàn tất! Bây giờ bạn không cần lo lắng về việc gửi email mà chưa kịp sửa lại nữa nhé.
2. Sử dụng tính năng “Canned Responses” (Câu trả lời tự động)
Có thể bạn đã không để ý, nhưng rất nhiều email mà chúng ta viết có nội dung tương tự nhau. Những phản hồi chi tiết có thể được sử dụng như mẫu để áp dụng cho các email khác, và bạn có thể chỉnh sửa chúng tùy theo nhu cầu của mình. Hãy soạn ra nội dung mẫu và sử dụng tính năng này để lưu và tái sử dụng chúng cho những trường hợp sau, như sau:
Để kích hoạt tính năng này, bạn truy cập phần Cài đặt, chọn mục Lab, sau đó chọn Canned Response (Phản hồi tự động).
Bằng cách sử dụng phản hồi tự động, tôi và em trai đã có thể gửi email tới 1500 người theo dõi đầu tiên của Remotive (tất nhiên, chúng tôi đã chỉnh sửa email với tên và nghề nghiệp của từng người) (tôi sẽ giới thiệu phần này ở tip số 7)
3. Sử dụng Gmail khi không có kết nối mạng
Một thách thức lớn đối với mọi người là làm việc khi không có kết nối mạng. Tôi thường tập trung vào công việc sáng tạo của mình mà không cần truy cập mạng, nhưng đôi khi tôi cần truy cập vào tài liệu và liên lạc với mọi người - điều đó lại cần kết nối internet. Vậy làm thế nào tôi có thể làm được?
Trong những chuyến tàu hoặc những nơi không có kết nối Wifi như biển, tôi thường sử dụng tính năng Gmail Offline, một ứng dụng được thiết kế để truy cập Gmail khi không có mạng, cho phép đọc, trả lời, tìm kiếm và lưu trữ email. Để sử dụng, bạn có thể truy cập vào đây để cài đặt (bạn có thể cài đặt như một tiện ích mở rộng cho trình duyệt).
Việc truy cập được tất cả email (và tài liệu được lưu trữ trong Drive Offline) giúp tôi không bỏ lỡ bất kỳ điều gì khi đang ở trên máy bay, tàu hoả hoặc tàu thuỷ.
4. Giảm thiểu sự làm phiền từ Gmail
Khi nhận thông báo về email, tôi thường bị phân tâm, dừng lại công việc để kiểm tra email. Để tập trung hơn vào công việc, tôi thường sử dụng tính năng Inbox Pause - giúp chúng ta làm việc trong một khoảng thời gian nhất định mà không cần phải lo lắng về email. Để sử dụng, bạn có thể truy cập trang web http://inboxpause.com để cài đặt (Inbox Pause thực chất là một tiện ích mở rộng cho các trình duyệt).
“Tạm dừng” hộp thư đến của bạn, làm việc, sau đó “Tiếp tục” để kiểm tra email mới có thể hiệu quả hơn nhiều phải không?
5. Giảm bớt sự lộn xộn bằng cách ngừng theo dõi
Chúng ta có nhiều danh sách email và việc kiểm soát chúng một cách chặt chẽ sẽ giúp hòm thư của chúng ta gọn gàng hơn rất nhiều.
Sử dụng tính năng Unroll.me - một ứng dụng miễn phí giúp quản lý các địa chỉ email trong vài phút. Để đăng ký, bạn có thể truy cập vào đây và chọn nút Get started. Sau khi đăng ký, hãy nhìn qua danh sách các địa chỉ mà bạn đã có. Ngừng theo dõi ngay nếu bạn không muốn bằng cách chọn 'Unsubscribe', hoặc giữ lại trong hòm thư bằng cách chọn 'Keep in inbox'. Ví dụ ở đây, tôi chỉ mất 4 phút để ngừng theo dõi 64 địa chỉ, và chỉ giữ lại 27.
6. Kích hoạt xác nhận hai bước (Two – factor Authentication)
Gmail chứa đựng mọi thứ quan trọng của tôi, bao gồm cả cuộc trò chuyện, ảnh, tài liệu và số điện thoại. Vì vậy, việc bảo mật Gmail là một nhiệm vụ quan trọng không thể phớt lờ.
Cách tốt nhất để đảm bảo an toàn cho Gmail là kích hoạt xác nhận hai bước, đòi hỏi cả mật khẩu và một mã đặc biệt (nhận thông qua ứng dụng hoặc tin nhắn). Nhiều công ty như Dropbox, Apple, Facebook, Twitter, GitHub và Buffer đều sử dụng tính năng này cho sản phẩm và dịch vụ của họ.
Ngoài ra, để đảm bảo an toàn khi sử dụng Gmail trên máy tính của người khác, bạn nên đăng xuất ngay sau khi sử dụng, vì các tiến trình của Gmail có thể chạy ở bất kỳ đâu.
7. Tận dụng thông báo từ Gmail để biết thêm thông tin
Khi sử dụng WhatsApp hoặc Facebook Messenger, chúng ta thường thấy các biểu tượng thông báo khác nhau, và khi sử dụng Gmail với Sidekick (miễn phí trên Appstore và Google Play), bạn cũng có thể nhận được các thông báo tương tự như vậy:
Tương tự như WhatsApp hoặc Facebook, việc biết liệu người nhận email của bạn đã nhận, đã đọc hay đã tương tác với email gửi đi thật sự mang lại nhiều lợi ích, đặc biệt là cho bản thân bạn.
Tôi tin rằng, với 7 mẹo này, bạn sẽ trở thành chuyên gia về Gmail và có thể áp dụng nó vào công việc một cách hiệu quả hơn rất nhiều.
Tham khảo: http://motto.time.com/
