Buzz
Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ đang là vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Công ty bạn có chiến lược kinh doanh cụ thể và đội ngũ nhân viên ưu tú. Tuy nhiên, liệu bạn có thể đảm bảo rằng các quy định được thực hiện nghiêm túc và mang lại hiệu quả không?
Hãy cùng Fastdo tìm ra giải pháp cho những vấn đề này thông qua bài viết về hệ thống kiểm soát nội bộ dưới đây nhé!
1. Hệ thống kiểm soát nội bộ là gì?
Hệ thống kiểm soát nội bộ là các hoạt động, kế hoạch hay nội quy do ban lãnh đạo đề ra. Mục đích là để các thành viên tuân thủ nhằm đảm bảo quản lý hiệu quả và đạt được mục tiêu một cách hợp lý. Nói cách khác, hệ thống kiểm soát nội bộ là những gì công ty cần thực hiện để vận hành hiệu quả.
Thay vì đo lường kết quả theo số liệu, hệ thống kiểm soát nội bộ hỗ trợ doanh nghiệp giám sát cách vận hành của nhân sự, hệ thống, chính sách và các phòng ban. Từ đó, ban lãnh đạo có thể xác định các vấn đề tiềm ẩn và đề xuất giải pháp khắc phục kịp thời. Vì vậy, việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ là rất cần thiết cho tổ chức.
2. Ba nhóm mục tiêu chính của hệ thống kiểm soát nội bộ
Dưới đây là các nhóm mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ mà doanh nghiệp luôn hướng tới:
Nhóm mục tiêu liên quan đến hoạt động
Nhóm mục tiêu liên quan đến báo cáo
Nhóm mục tiêu liên quan đến tuân thủ
3. Vai trò của hệ thống quản lý kiểm soát nội bộ
Hiện nay, việc quản lý tại một số công ty còn lỏng lẻo, đặc biệt là các công ty gia đình nhỏ hoặc công ty phân quyền điều hành nhưng thiếu sự giám sát chặt chẽ. Điều này cho thấy vai trò của kiểm soát nội bộ là vô cùng quan trọng và cấp thiết. Cụ thể:
- Giảm thiểu những rủi ro có thể xảy ra trong kinh doanh như sai sót của một bộ phận dẫn đến thiệt hại, làm chậm tiến độ kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm, v.v.
- Bảo vệ tài sản công ty tránh hư hỏng, mất mát, gian lận, trộm cắp, v.v.
- Đảm bảo tính chính xác của các số liệu tài chính.
- Đảm bảo rằng mọi thành viên tuân thủ nội quy công ty và quy định pháp luật.
- Sử dụng tối ưu nguồn lực và thực hiện được mục tiêu đề ra.
- Bảo vệ quyền lợi và tạo dựng lòng tin với các nhà đầu tư, cổ đông.
- Tăng hiệu quả trong điều hành, quản lý, và kinh doanh của công ty, đảm bảo các quyết định, chính sách đem lại lợi nhuận cao.
4. Năm thành phần chính của hệ thống kiểm soát nội bộ
hệ thống kiểm soát nội bộ
Môi trường kiểm soát:
Đây là yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ. Bên cạnh đó, môi trường kiểm soát còn tác động đến nhận thức của thành viên về tầm quan trọng của hệ thống này.
Ví dụ: Ý thức của quản lý về đạo đức nghề nghiệp, các quy chế và nội quy trong hoạt động của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp có môi trường kiểm soát tốt sẽ tạo nền tảng vững chắc cho hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Phương pháp xác định rủi ro:
Mọi công ty đều có thể bị tác động bởi rủi ro từ cả bên trong và bên ngoài. Do đó, hệ thống kiểm soát cần nhận diện trước các rủi ro để doanh nghiệp không bị bất ngờ khi chúng xảy ra. Điều này giúp giảm thiểu thiệt hại và dễ dàng vượt qua khó khăn.
Các yếu tố nội bộ:
Bao gồm việc quản lý thiếu minh bạch và bỏ qua đạo đức nghề nghiệp. Ngoài ra, còn liên quan đến hệ thống thiết bị, cơ sở hạ tầng không theo kịp sự phát triển. Nhận thức được các tồn tại này, doanh nghiệp sẽ tìm cách khắc phục kịp thời và hạn chế các vấn đề tiêu cực.
Các yếu tố ngoại cảnh:
Bao gồm tiến bộ công nghệ, thói quen mua sắm của khách hàng, đối thủ cạnh tranh và các chính sách mới. Trong kinh doanh, doanh nghiệp khó tránh khỏi các tác động từ bên ngoài, nhưng hệ thống kiểm soát tốt sẽ giảm thiểu ảnh hưởng của những tác nhân này.
Yếu tố giám sát và đánh giá:
5. Bí quyết để hệ thống quản lý nội bộ hoạt động mạnh mẽ
Không có công thức chuẩn để các doanh nghiệp khắc phục nhược điểm của hệ thống quản lý trong tổ chức. Thay vào đó, họ cần linh hoạt đề xuất giải pháp phù hợp với từng tình hình cụ thể.
Bộ phận quản lý hệ thống nội bộ tại mỗi doanh nghiệp sẽ có sự khác biệt tùy thuộc vào quy mô của tổ chức. Tại các công ty lớn, quản lý hệ thống nội bộ do giám đốc tài chính đảm nhiệm. Trong khi đó, ở các đơn vị nhỏ, nhiệm vụ này thuộc về giám đốc điều hành. Dưới đây là một số bí quyết giúp tối ưu hoá hoạt động của hệ thống quản lý nội bộ:
Thiết lập quy trình quản lý duyệt chi, sổ sách một cách nghiêm túc và chặt chẽ
Khuyến nghị không nên để kế toán trưởng vừa là người duyệt chi vừa là người ghi sổ sách. Quy trình quản lý cần tuân thủ các bước sau:
- Mọi phòng ban cần chi tiêu phải có giấy đề xuất được chuyển đến người có thẩm quyền kiểm duyệt khoản thu chi.
- Sau khi được chấp thuận, kế toán lập phiếu chi.
- Kế toán trưởng xác nhận chi tiền cho phòng ban đề xuất khoản chi.
Đề xuất biện pháp giảm thiểu thất thoát tài sản tổ chức
Vấn đề thường gặp trong giám sát nguyên vật liệu là mất cắp tài sản. Để giảm thiểu tình trạng này, cần kiểm tra đột xuất thường xuyên. Những người thực hiện nhiệm vụ này cần được thưởng xứng.
Nếu phát hiện người giám sát có hành vi gian lận hoặc chênh lệch với nhà cung cấp, cần sa thải ngay lập tức. Đồng thời, cần có kênh thông tin riêng để giám sát hoạt động xuất nhập nguyên vật liệu, nhằm tránh mất cắp tài sản công ty.
Đầu tư vào việc áp dụng hệ thống kiểm soát đa chiều cho quản lý bán hàng, kế toán và quản lý kho.
Ngoài ra, cần tập trung vào việc áp dụng hệ thống kiểm soát đa chiều cho quản lý bán hàng, kế toán và quản lý kho. Đây là bước quan trọng không thể thiếu trong quy trình giao dịch.
Bộ phận bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc thương lượng giá cả với khách hàng. Cần đặt ra một khung giá cố định cho nhân viên bán hàng hoặc thảo luận với giám đốc bán hàng để duyệt.
Sau đó, nhân viên bán hàng cần được phê duyệt trước khi được cấp phiếu xuất hàng cho đội ngũ quản lý kho. Phiếu xuất hàng phải có chữ ký của các bên liên quan như trưởng phòng hoặc phó phòng. Chỉ khi được ủy quyền, người quản lý kho mới có thể thực hiện việc xuất hàng và ký tên.
Đảm bảo rằng những người quản lý tuân thủ các nguyên tắc quan trọng.
Để bảo đảm hệ thống hoạt động một cách hiệu quả, những người quản lý cần tuân thủ những nguyên tắc dưới đây:
- Trung tâm của mọi hoạt động là tính trung thực và minh bạch trong văn hóa doanh nghiệp,
- Đạo đức nghề nghiệp và trách nhiệm công việc được coi trọng,
- Phải xác định và đánh giá các hoạt động mang nguy cơ cao,
- Và cetera
Ngoài ra, để hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động một cách trơn tru, doanh nghiệp cần quan tâm và đánh giá hiệu quả của từng thành phần cơ bản của hệ thống. Hãy cùng điểm qua những tiêu chí sau để đảm bảo hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hiệu quả nhất.
5.1 Yếu tố môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát được đánh giá là tốt khi đảm bảo các yếu tố sau:
- Phát hành các quy tắc, tiêu chuẩn kể cả các quy định về xử phạt dưới dạng văn bản. Điều này giúp tránh trường hợp xung đột xảy ra mà không có căn cứ để xác định lỗi của các bên.
- Cần phải lan truyền các quy tắc, tiêu chuẩn đến từng bộ phận và yêu cầu nhân viên ký cam kết tuân thủ.
- Đảm bảo tính đạo đức và gương mẫu của lãnh đạo để nhân viên học hỏi và noi theo.
- Xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý để quản lý và triển khai các hoạt động chính xác, kịp thời và hiệu quả.
- Đầu tư và sở hữu bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động theo tiêu chuẩn kiểm toán của Nhà nước và quốc tế.
- Xây dựng hệ thống văn bản, quy định hướng dẫn về hoạt động quản lý tổng thể cũng như hoạt động giải ngân.
- Xây dựng hệ thống văn bản thống nhất về quy định tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, thăng tiến, lương và phụ cấp cho nhân viên.
- Đầu tư vào việc xây dựng mô tả công việc, cần phải quy định rõ yêu cầu về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cho từng vị trí trong doanh nghiệp.
- Không được đặt ra các tiêu chuẩn không thực tế, chính sách không hợp lý, tạo cơ hội cho hành vi gian lận, thiếu kỷ luật trong tổ chức.
- Cần áp dụng các quy tắc, công cụ kiểm toán phù hợp được chấp nhận cho loại hình kinh doanh của mình để đảm bảo kết quả kiểm toán chính xác tuyệt đối.
- Doanh nghiệp nên thường xuyên luân chuyển nhân sự ở các vị trí cần thiết. Quan tâm đến quyền lợi của những người làm việc ở các vị trí nguy hiểm, đòi hỏi công việc nặng nhọc theo quy định.
5.2 Yếu tố đánh giá rủi ro
Việc đánh giá rủi ro được coi là hiệu quả khi đáp ứng các điều kiện sau:
- Lãnh đạo có chính sách khuyến khích nhân viên phát hiện, đánh giá các vấn đề có thể ảnh hưởng đến lợi ích chung.
- Doanh nghiệp phải áp dụng các biện pháp, kế hoạch và hành động cụ thể để giảm thiểu tác động của rủi ro đến mức chấp nhận được.
- Doanh nghiệp phải đề ra mục tiêu cụ thể để nhân viên có thể tham chiếu khi triển khai công việc.
5.3 Phần quản lý kiểm soát
Các thành phần của hệ thống quản lý nội bộ được coi là ổn định khi đáp ứng các tiêu chí sau:
- Công ty đã xác định các tiêu chuẩn để đánh giá tình hình tài chính và đảm bảo hiệu quả hoạt động.
- Công ty tổng hợp và công bố kết quả sản xuất đều đặn. Đồng thời so sánh với các tiêu chuẩn, chỉ số để điều chỉnh kịp thời.
- Quyền lực, trách nhiệm ở các bước cấp phép, phê duyệt các vấn đề tài chính, Kế toán và Thủ kho được phân rõ.
- Công ty phát hành văn bản quy định cụ thể người được phép hoặc được ủy quyền phê duyệt một vấn đề tài chính cụ thể.
- Công ty lưu giữ chứng cứ dưới dạng văn bản. Điều này giúp xác định ai chịu trách nhiệm khi có sai sót xảy ra.
- Đơn vị cần có cơ chế giám sát, bảo vệ và bảo dưỡng tài sản, vật tư trang thiết bị. Điều này giúp giảm thiểu mất mát, tổn thất hoặc sử dụng không đúng mục đích của tài sản công ty.
- Công ty cần có biện pháp cụ thể để ngăn chặn lãnh đạo cấp cao sử dụng tài sản của công ty cho mục đích cá nhân.
5.4 Yếu tố hệ thống thông tin và truyền thông
Hiệu quả của hệ thống thông tin và truyền thông sẽ được cải thiện khi tuân theo các điều sau đây:
- Doanh nghiệp nên tổ chức các cuộc họp định kỳ để cập nhật thông tin quan trọng cho lãnh đạo hoặc những người quản lý trong công ty biết và có cách thức triển khai công việc hiệu quả hơn.
- Hệ thống truyền thông phải rõ ràng và cung cấp các kế hoạch chi tiết cho từng nhân viên ở mọi cấp bậc.
- Doanh nghiệp cần tạo ra các kênh thông tin nhanh để báo cáo các hành vi và sự kiện có thể gây hại cho công ty.
- Doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống bảo vệ dữ liệu để ngăn chặn truy cập từ những người không được phép.
- Đơn vị cần xây dựng chương trình, kế hoạch để phòng tránh thiên tai, khắc phục sự cố khi mất dữ liệu.
5.5 Yếu tố hệ thống giám sát và thẩm định
- Doanh nghiệp cần có hệ thống báo cáo để phát hiện sự chênh lệch so với chỉ tiêu và kế hoạch đã đề ra từ trước. Mục đích chính là tìm ra giải pháp triển khai hiệu quả hơn.
- Công việc kiểm toán cần được thực hiện bởi những người có chuyên môn cao. Họ sẽ báo cáo trực tiếp cho cấp quản lý cao hơn và ban lãnh đạo.
- Những thiếu sót phát hiện qua kiểm toán nội bộ hoặc kiểm toán độc lập sẽ được báo cáo kịp thời cho cấp quản lý cao hơn, ban lãnh đạo để điều chỉnh kịp thời.
- Mọi trường hợp gian lận, nghi ngờ gian lận hoặc vi phạm nội quy, quy định sẽ được báo cáo ngay cho Doanh nghiệp.
Nếu hệ thống kiểm soát của Doanh nghiệp đáp ứng đủ năm yếu tố và đảm bảo tất cả các nội dung trên, chắc chắn sẽ mang lại nhiều lợi ích lớn cho tổ chức.
6. Nguyên lý hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát bao gồm các quy trình quản lý thiết bị, công cụ sản xuất kinh doanh của công ty và thông tin về người thực hiện. Sau đó, thông tin được ghi lại dưới dạng biểu đồ, mô tả hoặc kết hợp nhằm tạo ra một hình ảnh cụ thể phục vụ cho công tác kiểm soát.
Phòng kiểm soát nội bộ là một phần của cơ cấu quản lý. Phòng này có nhiệm vụ hỗ trợ giám đốc, giám sát hoạt động trong công ty. Ngoài ra, phòng này còn có trách nhiệm báo cáo kết quả kiểm tra, kiểm soát một cách kịp thời và đề xuất giải pháp đảm bảo cho các hoạt động tuân thủ pháp luật.
7. Nhược điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ
Quy định về hệ thống kiểm soát nội bộ theo COSO (2013) đã chỉ ra rằng, hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ mang lại một sự đảm bảo hợp lý nhất định. Ngay cả khi xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn hảo, yếu tố quan trọng nhất mà Doanh nghiệp cần quan tâm vẫn là con người. Điều này bắt nguồn từ một số nguyên nhân như:
- Những hạn chế từ chính bản thân của nhân viên như sự cố ý, chủ quan, đãng trí, thiếu kiến thức, hiểu biết…
- Sự thông đồng giữa các nhân viên hay của chính nhà lãnh đạo. Đây chính là hành động để qua mặt hệ thống kiểm soát nội bộ.
- Hầu hết các nhà quản lý sẽ không muốn bỏ ra chi phí lớn hơn những lợi ích mà hệ thống kiểm soát có thể mang lại. Ví dụ, Ban lãnh đạo sẽ cân nhắc và loại trừ chi phí để hạn chế gian lận nếu nó lớn hơn những chi phí mà tổ chức có thể thất thoát do hành vi gian lận của nhân sự.
- Vì hệ thống kiểm soát nội bộ do ban quản lý điều hành. Do đó, sự lạm quyền của nhà quản lý có thể làm cho quy định không ảnh hưởng đến họ mà chỉ tác động đến các nhân viên cấp dưới.
8.4 Có dấu hiệu cho thấy hệ thống kiểm soát nội bộ đang gặp vấn đề
Nếu bạn phát hiện trong bộ phận kiểm soát nội bộ của công ty một trong những dấu hiệu sau đây, hãy ngay lập tức tạo ra cơ chế để giải quyết. Điều này sẽ giúp hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động một cách hiệu quả hơn:
- Không có quy trình hoạt động cụ thể được ghi chép, công việc chỉ được thực hiện theo lệnh. Một số trường hợp chỉ được kiểm tra khi nhớ, sau đó lại bỏ qua.
- Khi nhân viên chấp nhận làm việc mà không có công. Điều này có thể là dấu hiệu cho thấy họ đang tận dụng một số điểm yếu trong hệ thống quản lý để lợi ích cá nhân.
- Có sự chồng chéo giữa các bộ phận, thiếu sự trao đổi thông tin. Khi xảy ra lỗi, các bộ phận thường trách nhau.
- Không có sự minh bạch rõ ràng về tài chính của công ty. Ví dụ, bạn không biết về các khoản lỗ lãi trong hợp đồng công ty. Điều này cho thấy hệ thống kiểm soát đang gặp sự cố và cần được khắc phục ngay lập tức.
9.3 Một số ví dụ cụ thể về hệ thống quy trình kiểm soát nội bộ
Dưới đây là 3 ví dụ cụ thể về hệ thống quy trình kiểm soát nội bộ. Mọi người có thể tham khảo để áp dụng cho doanh nghiệp của họ.
9.1 Kiểm soát quy trình hạch toán bán hàng bằng tiền mặt
Rủi ro: Thủ quỹ hoặc thu ngân có thể làm mất tiền mặt trong quá trình bán hàng trước khi được ghi nhận là doanh thu.
Đây cũng là cách để Doanh nghiệp có thể phát hiện ra nhân viên gian lận trong quá trình giao nhận. Doanh nghiệp khuyến khích khách hàng sử dụng chuyển khoản qua ngân hàng để giảm thiểu các rủi ro liên quan.
Hơn nữa, việc sử dụng máy đếm tiền điện tử hoặc máy phát hóa đơn tại các điểm bán hàng sẽ hữu ích. Máy sẽ in biên lai cho khách hàng và tạo bản ghi nội bộ về giao dịch trên tệp tin máy tính hoặc băng từ được khóa trong máy. Tệp băng từ này không được phép tiếp cận bởi thủ quỹ.
Ngoài ra, mỗi Doanh nghiệp nên lập kế hoạch tiền mặt so với số tiền thủ quỹ ghi chép để kiểm soát việc gian lận. Cuối cùng, Doanh nghiệp cần phân biệt việc ghi chép việc thu tiền tại điểm bán hàng và việc hạch toán thu tiền vào tài khoản.
9.2 Kiểm soát việc gian lận trong quá trình đặt hàng của nhà cung cấp
Rủi ro: Một vấn đề mà một số Doanh nghiệp đang gặp phải là nhân viên đặt hàng gian lận trong quá trình mua sắm. Ví dụ, có những người có thẩm quyền trong công ty đặt hàng cho mục đích cá nhân nhưng vẫn yêu cầu công ty thanh toán hóa đơn.
Giải pháp: Bạn nên phân chia rõ ràng chức năng đề nghị mua hàng và đặt hàng. Mọi hoạt động mua hàng phải được phòng mua tiến hành. Phòng này cần hoạt động độc lập với các bộ phận khác. Phòng mua chỉ đặt hàng khi có phiếu đề nghị mua hàng chuẩn mà người có quyền ký duyệt đã phê duyệt.
Mỗi đơn đặt hàng cần được đánh số và liên kết với số phiếu đề nghị mua hàng. Các bản sao của đơn đặt hàng cần được chuyển đến các bộ phận liên quan (phòng nhận hàng, phòng kế toán, phòng đề nghị mua hàng) để hỗ trợ trong việc kiểm tra việc nhận hàng và thanh toán.
9.3 Kiểm soát và bảo vệ hàng tồn kho
Rủi ro: Có tổ chức thực hiện hành vi ăn cắp hàng tồn kho và che đậy. Thêm vào đó, có nhân viên cố ý phá hoại và che giấu sản phẩm lỗi để tránh trách nhiệm.
Giải pháp: Doanh nghiệp nên phân chia chức năng ghi nhận hàng tồn kho và chăm sóc hàng tồn kho. Ngoài ra, công ty cần đảm bảo rằng vật liệu và sản phẩm được lưu trữ ở nơi an toàn và chỉ người có thẩm quyền mới có chìa khóa.
Mọi hàng hóa nhập và xuất kho phải được ghi nhận bằng phiếu xuất nhập. Đặc biệt, các phiếu này phải được thủ kho ký xác nhận. Các phiếu này sẽ phục vụ cho quá trình hạch toán và các chứng từ khác khi thủ kho cập nhật vào sổ kho. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác của sổ cái và sổ phụ.
Hệ thống kiểm soát và bảo vệ hàng tồn kho bao gồm sổ sách kế toán, sổ sách sản xuất, cùng với các nhãn và mã vạch trên hàng hóa. Quá trình di chuyển hàng hóa giữa các địa điểm hoặc giai đoạn sản xuất cần được chuyển giao giữa các tổ trưởng tương ứng.
Ngoài ra, công ty nên thực hiện kiểm kê hàng tồn kho và so sánh với sổ kho, sổ kế toán ít nhất một lần mỗi tháng. Nếu phát hiện sai sót, cần có biện pháp giải quyết hợp lý.
