Học Excel - Bài 11: Nhập và xuất file văn bản

Có hai cách để nhập dữ liệu từ file văn bản (.txt hoặc .csv) vào Excel. Bạn có thể mở file trong Excel hoặc nhập nó dưới dạng phạm vi dữ liệu bên ngoài. Để xuất dữ liệu từ Excel sang file văn bản, hãy sử dụng lệnh Save As và thay đổi loại file từ menu thả xuống.

Hai định dạng tệp văn bản phổ biến bao gồm:

• File văn bản đơn giản (.txt), trong đó ký tự TAB (code ký tự ASCII 009) thường phân tách từng trường văn bản.
• File văn bản (.csv) là tập tin trong đó các giá trị văn bản thường được phân tách nhau bằng dấu phẩy.

Bạn có thể thay đổi ký tự phân tách được sử dụng trong file .txt hoặc .csv. Điều này là cần thiết để đảm bảo thao tác nhập hoặc xuất hoạt động như ý muốn.

Mở file văn bản trong Excel

Bạn có thể mở file văn bản đã tạo từ chương trình khác dưới dạng workbook Excel bằng lệnh Mở. Mở file văn bản trong Excel không làm thay đổi định dạng của file. Bạn có thể nhận biết nó trong thanh tiêu đề Excel, nơi tên file chứa phần mở rộng của tên tệp văn bản. (ví dụ: .txt, .csv).

1. Đi tới Tệp > Mở và chọn vị trí chứa file văn bản.
2. Chọn Tệp Văn bản trong danh sách loại tệp thả xuống trong hộp Mở.
3. Xác định vị trí và nhấp đúp vào file văn bản muốn mở.

• Nếu đó là file .txt, Excel sẽ bắt đầu quá trình Import Text Wizard. Khi hoàn thành tất cả các bước này, nhấp vào Kết thúc để hoàn thành quá trình nhập dữ liệu.
• Nếu đó là file .csv, Excel sẽ tự động mở file văn bản và hiển thị dữ liệu trong workbook mới.

Nhập & xuất file văn bản trong phiên bản Office 2017 trở lên

Nhập file văn bản bằng cách kết nối nó (Power Query)

Bạn có thể nhập dữ liệu từ một tệp văn bản vào bảng tính hiện tại.

1. Mở tab Dữ liệu, trong nhóm Lấy & Biến đổi Dữ liệu > click Từ Văn bản/CSV.
2. Trong box Nhập Dữ liệu, xác định vị trí và click đúp file văn bản bạn muốn nhập > Click Nhập.
3. Trong hộp thoại xem trước, bạn có một vài lựa chọn:

• Chọn Tải, nếu muốn tải dữ liệu trực tiếp vào bảng tính mới.
• Ngoài ra, chọn Tải vào nếu muốn tải dữ liệu vào bảng, Bảng Tổng hợp/Biểu Đồ Tổng hợp, một bảng tính Excel hiện có/mới hoặc chỉ cần tạo một kết nối. Bạn cũng có thể chọn thêm dữ liệu vào Mô hình Dữ liệu.
• Chọn Biến đổi Dữ liệu nếu bạn muốn tải dữ liệu này lên Power Query và chỉnh sửa trước khi đưa vào Excel.

Nếu Excel không chuyển đổi một số cột dữ liệu sang định dạng mong muốn, bạn có thể thay đổi định dạng của chúng sau khi nhập.

Xuất dữ liệu sang file văn bản bằng cách lưu nó

Bạn có thể chuyển đổi bảng tính Excel sang file văn bản bằng cách sử dụng lệnh Lưu Như.

1. Mở Tệp > Lưu Như.
2. Click Duyệt.
3. Trong Lưu Như > Lưu như loại, chọn định dạng file văn bản cho bảng tính. Ví dụ, click Văn bản (Phân tách bằng Tab) hoặc CSV (Phân tách bằng Dấu phẩy). Lưu ý: Các tính năng được hỗ trợ có thể thay đổi tùy theo định dạng.
4. Duyệt tới vị trí bạn muốn lưu file văn bản mới, sau đó click Lưu.
5. Một hộp thoại hiện ra, nhắc bạn chỉ có bảng tính hiện tại mới được lưu vào file văn bản mới. Nếu bạn muốn lưu duy nhất bảng tính hiện tại dưới dạng file văn bản, click OK. Bạn có thể lưu các bảng tính khác thành các tệp văn bản riêng bằng cách lặp lại quy trình trên.

Bạn cũng có thể nhìn thấy thông báo dưới thanh ribbon thông báo rằng một số tính năng có thể bị mất nếu lưu workbook đó dưới định dạng CSV.

Nhập & xuất file văn bản trong phiên bản Office 2016-2010

Nhập file văn bản bằng cách kết nối nó

Bạn có thể nhập dữ liệu từ file văn bản vào bảng tính hiện tại.

1. Click ô mà bạn muốn đặt dữ liệu từ file văn bản.
2. Trên tab Dữ liệu, trong nhóm Lấy Dữ liệu Ngoài > click Từ Văn bản.
3. Trong hộp thoại Nhập Dữ liệu, xác định vị trí và click đúp vào file văn bản bạn muốn nhập, click Nhập. Làm theo hướng dẫn trong Trợ giúp Nhập Dữ liệu Văn bản. Click Trợ giúp trên bất kỳ trang nào của Trợ giúp Nhập Dữ liệu Văn bản để biết thêm thông tin về cách sử dụng chức năng này. Sau khi hoàn tất các bước, click Hoàn tất để kết thúc quá trình nhập.
4. Trong hộp thoại Nhập Dữ liệu, làm theo hướng dẫn sau:

• Trong Nơi bạn muốn đặt dữ liệu?, thực hiện như sau:
  • Trả dữ liệu về vị trí bạn chọn, click Bảng tính hiện có.
  • Trả dữ liệu về góc trên bên trái của bảng tính, click Bảng tính mới.
• Tùy chọn, click Thuộc tính để đặt các tùy chọn mới, định dạng và bố cục cho dữ liệu được nhập.
• Click OK.

Excel đặt phạm vi dữ liệu bên ngoài vào vị trí mà bạn chọn.

Nếu Excel không chuyển đổi cột dữ liệu sang định dạng bạn muốn, bạn có thể chuyển đổi dữ liệu sau khi nhập.

Xuất dữ liệu vào file văn bản bằng cách lưu nó

Bạn có thể chuyển đổi bảng tính Excel sang file văn bản bằng cách sử dụng lệnh Lưu Như.

1. Tới Tệp > Lưu Như.
2. Hộp thoại Lưu Như hiển thị.
3. Trong hộp thoại Lưu Như, chọn định dạng file văn bản cho bảng tính đó. Ví dụ: click Text (Tab delimited) hoặc CSV (Comma delimited).
4. Chọn vị trí mà bạn muốn lưu file văn bản mới, sau đó click Lưu.
5. Một hộp thoại xuất hiện, nhắc bạn chỉ lưu bảng tính hiện tại vào tệp tin mới. Nếu bạn chắc chắn về điều này, click OK.
6. Một hộp thoại thứ hai hiện ra, nhắc bạn rằng bảng tính có thể chứa các tính năng không được hỗ trợ bởi các định dạng file văn bản. Nếu chỉ muốn lưu dữ liệu từ bảng tính vào tệp văn bản mới, click Có. Nếu bạn chưa chắc chắn và muốn biết thêm về các tính năng Excel không được hỗ trợ, click Trợ Giúp để tìm hiểu thêm thông tin.

Mẹo cần biết khi nhập hoặc xuất tệp văn bản trong Excel

Thay đổi ký tự phân tách khi nhập tệp văn bản

Cách thay đổi ký tự phân tách khi nhập phụ thuộc vào cách bạn nhập tệp.

• Nếu sử dụng Get & Transform Data > From Text/CSV, sau khi chọn tệp văn bản và click Import, chọn ký tự sử dụng từ danh sách trong Delimiter. Bạn có thể thấy tác động của lựa chọn mới ngay lập tức trong cửa sổ xem trước dữ liệu. Như vậy, bạn có thể đảm bảo về quyết định của mình trước khi tiếp tục.
• Nếu sử dụng Text Import Wizard để nhập tệp văn bản, bạn có thể thay đổi ký tự phân tách được sử dụng cho quá trình nhập ở bước 2 của Text Import Wizard. Trong bước này, bạn cũng có thể thay đổi cách xử lý các ký tự phân tách liên tiếp.

Thay đổi ký tự phân tách danh sách cho tệp văn bản mới (tệp tin bạn có thể tạo khi xuất bằng Lưu Như)

Khi lưu workbook dưới dạng tệp .csv, ký tự phân tách danh sách mặc định là dấu phẩy. Bạn có thể thay đổi nó qua cài đặt Vùng trong Windows.

Windows 10

1. Trên Microsoft Windows 10, click chuột phải vào nút Bắt đầu > nhấn Cài đặt.
2. Click Thời gian & Ngôn ngữ > Vùng ở bảng bên trái.
3. Trong bảng điều khiển chính, tới Cài đặt vùng > click Các cài đặt ngày, giờ và vùng khác.
4. Trong Vùng, click Thay đổi ngày, giờ hoặc định dạng số.
5. Ở Vùng, trên tab Định dạng, click Các cài đặt khác.
6. Trong hộp thoại Tùy chỉnh Định dạng, trên tab Số, gõ ký tự bạn muốn sử dụng làm ký tự phân tách trong hộp Phân tách danh sách.
7. Click OK hai lần.

Lưu ý: Sau khi thay đổi ký tự phân tách cho máy tính, tất cả các chương trình sẽ sử dụng ký tự này làm ký tự phân tách. Bạn có thể khôi phục ký tự mặc định bằng cách lặp lại quy trình trên.

Trên Windows phiên bản cũ hơn

1. Trong Microsoft Windows, click vào nút Bắt đầu > click Control Panel.
2. Trong Đồng hồ, Ngôn ngữ và Khu vực, click Thay đổi ngày, giờ hoặc định dạng số.
3. Ở Vùng, trên tab Định dạng, click Các cài đặt khác.
4. Trong hộp thoại Tùy chỉnh Định dạng, trên tab Số, nhập ký tự mới sẽ dùng làm dấu phân tách trong ô Phân tách danh sách.
5. Click OK hai lần.

Hi vọng sau khi học Excel này, bạn sẽ thành thạo nhập và xuất tệp văn bản trong Microsoft Excel.