Học Excel - Bài 18: Tự động đánh số hàng

Khác với các ứng dụng Microsoft Office khác, Excel không có tính năng đánh số dữ liệu tự động. Tuy nhiên, bạn có thể dễ dàng thêm số thứ tự hàng dữ liệu bằng cách sử dụng hàm ROW trong Microsoft Excel.

Mẹo: Nếu bạn muốn hệ thống tự động đánh số cao cấp hơn cho dữ liệu và có Access trên máy tính, bạn có thể nhập dữ liệu Excel vào cơ sở dữ liệu Access. Trong Access, bạn có thể tạo một trường tự động đánh số duy nhất khi nhập báo cáo mới vào bảng.

Điền chuỗi số vào cột

1. Chọn ô đầu tiên trong phạm vi bạn muốn điền.

2. Nhập giá trị bắt đầu chuỗi.

3. Đặt giá trị trong ô tiếp theo để tạo mẫu.

Gợi ý: Ví dụ, để tạo chuỗi số 1, 2, 3, 4, 5..., nhập 1 và 2 vào hai ô đầu tiên. Để tạo seri 2, 4, 6, 8…, nhập 2 và 4.

4. Chọn ô chứa giá trị bắt đầu.

Lưu ý: Trong Excel 2013 trở lên, nút Quick Analysis sẽ xuất hiện khi bạn chọn nhiều hơn một ô chứa dữ liệu. Bạn có thể bỏ qua nút này để hoàn tất quá trình.

Ghi chú: Khi kéo thanh điền dữ liệu qua từng ô, Excel sẽ hiển thị trước dữ liệu. Nếu muốn mẫu khác, giữ nút chuột phải và chọn một mẫu.

Để điền số theo thứ tự tăng dần, kéo xuống hoặc sang phải. Để điền số theo thứ tự giảm dần, kéo lên hoặc sang trái.

Gợi ý: Nếu không thấy thanh điền dữ liệu, hãy hiển thị nó trước.

Ghi chú: Các số này không tự động cập nhật khi thêm, di chuyển hoặc xóa hàng. Bạn có thể tự cập nhật chuỗi số bằng cách chọn 2 số theo đúng thứ tự, sau đó kéo thanh điền vào cuối phạm vi cần đánh số.

Sử dụng hàm ROW để đánh số hàng

1. Trong ô đầu tiên của phạm vi bạn muốn đánh số, nhập =ROW(A1).

Hàm ROW trả về số hàng bạn tham chiếu. Ví dụ, =ROW(A1) trả về số 1.

• Những số này sẽ được cập nhật khi bạn sắp xếp chúng theo dữ liệu. Chuỗi số có thể bị gián đoạn khi bạn thêm, di chuyển hoặc xóa hàng. Bạn có thể cập nhật số bằng cách chọn 2 số theo thứ tự, sau đó kéo thanh điền số tới cuối phạm vi mong muốn.
• Nếu bạn đang sử dụng hàm ROW và muốn chèn số tự động khi thêm hàng mới, hãy nhập phạm vi dữ liệu vào bảng Excel. Phần mềm sẽ tự động đánh số cho toàn bộ hàng được thêm vào cuối bảng.

Để nhập mã số theo thứ tự riêng, như số đơn mua hàng, bạn có thể sử dụng hàm ROW kết hợp với hàm TEXT. Ví dụ, để bắt đầu một danh sách được đánh số theo dạng 000-001, nhập công thức =TEXT(ROW(A1),'000-000') vào ô đầu tiên của phạm vi bạn muốn đánh số, sau đó kéo thanh điền dữ liệu vào cuối phạm vi.

Hiển thị hoặc ẩn biểu tượng điền dữ liệu

1. Trong Excel 2010 trở lên, nhấp vào tab File, sau đó chọn Options.

Trong mục Nâng cao > Tùy chọn chỉnh sửa, chọn hoặc bỏ chọn ô Kích hoạt biểu tượng điền và kéo ô để hiển thị/ẩn biểu tượng điền dữ liệu.

Ghi chú: Để ngăn việc thay thế dữ liệu hiện tại khi bạn kéo điều khiển tương ứng, đảm bảo đã tích chọn ô Cảnh báo trước khi ghi đè ô. Nếu không muốn Excel hiển thị thông báo ghi đè ô, bạn có thể bỏ chọn ô này.