Học Excel - Bài 36: Tất cả về các loại dữ liệu liên kết

Microsoft Excel có những loại dữ liệu nào liên kết? Hãy cùng Mytour khám phá!

Chuyển đổi văn bản thành các loại dữ liệu liên kết trong Excel (Xem trước)

Thu thập dữ liệu đáng tin cậy từ bảng tính Excel về nhiều đề tài như thành phố, ẩm thực, động vật… không còn khó khăn. Với các loại dữ liệu liên kết, bạn có thể nhập và làm việc với dữ liệu chính xác từ các nguồn online đáng tin cậy. Microsoft đã hợp tác với Wolfram Alpha để cung cấp thông tin và dữ liệu thú vị, phong phú về nhiều đề tài khác nhau mà bạn có thể sử dụng hoặc làm mới mà không cần thoát ra khỏi Excel.

1. Trong bảng tính Excel, nhập nội dung cụ thể vào từng ô. Bạn nên nhóm các đề tài vào cùng một cột với hàng tiêu đề.

2. Lựa chọn các ô đó và vào Chèn > Bảng để tạo bảng. Đánh dấu vào ô Bảng của tôi có tiêu đề nếu đã thêm chúng.

Mẹo: Nếu bạn đã biết cần sử dụng loại dữ liệu nào, bạn có thể chọn từ thư viện thả xuống. Hành động này giúp Excel phù hợp với nội dung tốt hơn và trích xuất dữ liệu chính xác hơn.

Sử dụng Bộ chọn Dữ liệu để xác định loại dữ liệu

1. Trong bảng Chọn Dữ liệu, đánh giá kết quả và chọn nội dung bạn cần.

Không thấy kết quả bạn cần? Bạn cần điều chỉnh các điều kiện đang sử dụng để tìm kiểu dữ liệu. Bạn có thể làm điều này thông qua tìm kiếm trong bảng Chọn Dữ liệu. Hãy tận dụng những mẹo sau:

• Đảm bảo văn bản được viết đúng chính tả và mỗi điều kiện nằm trong ô riêng của nó.
• Thử sử dụng các điều kiện giống nhau và thay thế. Ví dụ, nhập từ khóa 'cầu' thay vì 'cầu qua'.
• Chọn các thuật ngữ thay thế nếu có thể.

Lưu ý: Nếu không tìm thấy kết quả, hãy kiểm tra các loại dữ liệu liên kết có sẵn.

2. Sau khi chọn một kết quả, Chọn Dữ liệu sẽ chuyển sang kết quả tiếp theo cần được xác nhận.

3. Khi tất cả các giá trị ô được liên kết với một loại dữ liệu, Bộ chọn dữ liệu sẽ đóng lại và bạn có thể xem thẻ và chèn dữ liệu.

Xem và chèn dữ liệu từ một loại dữ liệu

Các loại dữ liệu giữ rất nhiều thông tin mà bạn có thể xem hoặc thêm vào bảng tính bất kỳ lúc nào. Sau khi chuyển đổi một loại dữ liệu, bạn có thể mở các thẻ xem trước thông tin có thể thêm vào workbook.

1. Chọn biểu tượng loại dữ liệu trong ô để mở thẻ dữ liệu.

2. Cuộn qua thẻ đó để xem các trường và giá trị bạn có thể làm việc cùng.

Mẹo: Nếu chọn ô kiểu dữ liệu, biểu tượng Chèn Dữ Liệu sẽ hiển thị và bạn có thể nhanh chóng chọn các trường để thêm cột dữ liệu.

4. Nếu cần cập nhật thông tin mới nhất cho các loại dữ liệu, vào Dữ Liệu > Làm Mới Tất Cả.

Chuyển đổi văn bản sang kiểu dữ liệu tổ chức

Bạn không chỉ có thể nhận dữ liệu theo chủ đề như thành phố, ẩm thực, chứng khoán… mà còn có thể nhận được các kiểu dữ liệu do tổ chức cung cấp thông qua Power BI. Bạn có thể xem các thẻ kiểu dữ liệu để biết thông tin chi tiết về dữ liệu đã chuyển đổi và trích xuất sang workbook. Nhấn nút “Làm Mới” để cập nhật dữ liệu và xem dữ liệu từ Power BI mà không cần thoát Excel.

1. Trong bảng tính Excel, nhập văn bản cụ thể vào từng ô riêng biệt. Ví dụ, nhập tên của nhân viên vào một cột riêng.
2. Chọn ô và vào Chèn > Bảng để chuyển đổi thành bảng. Đánh dấu vào ô Bảng của tôi có tiêu đề nếu đã thêm chúng.
3. Chọn văn bản để chuyển đổi trong bảng. Tới Dữ liệu và trong nhóm Loại Dữ Liệu, mở menu thả xuống và chọn loại dữ liệu từ tổ chức của bạn.

Sử dụng bộ chọn dữ liệu để xác định các loại dữ liệu có tổ chức

Mẹo: Trong Excel cho web, bạn có thể chọn tab Loại Dữ Liệu hoặc Trợ Giúp ở bên phải để điều hướng giữa các bảng.

1. Trong Bộ chọn Dữ Liệu, xem lại kết quả và chọn một kết quả phù hợp.
2. Sau khi chọn kết quả cần thiết, Bộ chọn Dữ Liệu sẽ chuyển sang kết quả cần nhận diện tiếp theo.
3. Khi toàn bộ các giá trị được liên kết với một loại dữ liệu, Bộ chọn Dữ Liệu sẽ đóng lại và giờ bạn có thể xem thẻ & chèn dữ liệu.

Xem và chèn dữ liệu từ một loại dữ liệu của tổ chức

Các loại dữ liệu giữ rất nhiều thông tin mà bạn có thể xem hoặc thêm vào bảng tính bất kỳ lúc nào. Sau khi chuyển đổi sang loại dữ liệu, bạn có thể mở các thẻ xem trước thông tin có thể thêm vào bảng tính đó.

1. Chọn biểu tượng loại dữ liệu tổ chức trong ô đã chuyển đổi để mở thẻ dữ liệu.
2. Cuộn qua thẻ để xem các trường và giá trị bạn có thể làm việc cùng.
3. Trỏ qua giá trị bất kỳ mà bạn muốn chèn và chọn biểu tượng Chèn Dữ Liệu. Excel sẽ tự động chèn dữ liệu của cùng trường đó cho loại dữ liệu khác trong cột của một bảng.

Mẹo: Nếu chọn một ô chứa loại dữ liệu, biểu tượng Chèn Dữ Liệu hiện trên lưới và bạn có thể nhanh chóng chọn các trường để thêm cột dữ liệu.

Cập Nhật Dữ Liệu từ Power BI

Dữ liệu không được tự động cập nhật trong Excel, do đó, bạn cần làm mới workbook sau khi mở nó để đảm bảo có dữ liệu Power BI mới nhất. Bạn có thể làm mới dữ liệu theo hai cách sau:

• Tới Dữ Liệu > Làm Mới Tất Cả: Thao tác này sẽ làm mới toàn bộ liên kết và bộ dữ liệu trong workbook.
• Click chuột phải vào loại dữ liệu > Làm Mới: Thao tác này sẽ làm mới dữ liệu cho bộ dữ liệu cụ thể.

Lưu Ý: Người khác có thể làm mới dữ liệu trong Excel nếu họ được cấp quyền truy cập tính năng này và bộ dữ liệu Power BI. Nếu không, họ chỉ có thể truy cập dữ liệu trước đó đã lưu trong tệp này.