Học Excel - Bài 8: Tìm & thay thế văn bản, số trên bảng tính

Bạn đã biết cách nhanh chóng tìm và thay thế dữ liệu trong Excel trên mọi nền tảng chưa? Hãy cùng tham gia khóa học để hiểu rõ cách tìm & thay thế dữ liệu trong bảng tính Excel nhé!

• Microsoft Excel
• Microsoft Excel cho Android
• Microsoft Excel cho iOS
• Microsoft Excel Online

Tính năng Tìm & thay thế trong Excel được sử dụng để tìm kiếm dữ liệu trong bảng tính, ví dụ như số hoặc chuỗi văn bản nào đó. Bạn có thể xác định mục tìm kiếm tham chiếu hoặc thay thế nó bằng dữ liệu khác. Bạn có thể sử dụng ký tự đại diện cho dấu chấm hỏi, dấu ngã và dấu hoa thị hoặc số trong từ khóa tìm kiếm. Bạn có thể tìm kiếm theo hàng & cột, tìm trong bình luận hoặc giá trị, bảng tính, thậm chí toàn bộ workbook.

Tìm & thay thế dữ liệu trong Excel trên Windows

Tìm kiếm dữ liệu

Để tìm kiếm cái gì đó, nhấn Ctrl+F, hoặc chọn Home > Chỉnh sửa > Tìm & Chọn > Tìm kiếm.

1. Trong ô Tìm kiếm gì:, nhập văn bản hoặc số bạn muốn tìm hoặc nhấp vào mũi tên trong ô này, sau đó chọn mục tìm kiếm gần đây từ danh sách.

Gợi ý: Bạn có thể sử dụng các ký tự đặc biệt - dấu chấm hỏi (?), hoa thị (*), dấu ngã (~) - trong tiêu chí tìm kiếm của mình.

• Sử dụng ? để tìm một ký tự bất kỳ - ví dụ: s?t tìm 'sat' và 'set'.
• Sử dụng * để tìm số của ký tự bất kỳ - ví dụ: s*d tìm 'sad' và 'started'.
• Sử dụng ~ trước ?, *, ~ để tìm các dấu câu hỏi, hoa thị hoặc các ký tự dấu khác - ví dụ: fy91~? tìm 'fy91?'.

2. Click vào Tìm Tất Cả hoặc Tìm Tiếp để thực hiện tìm kiếm.

Mẹo: Khi click vào Tìm Tất Cả, tất cả các lần xuất hiện của tiêu chí bạn đang tìm kiếm sẽ được liệt kê. Click vào một vị trí xuất hiện từ khóa bạn tìm trong danh sách để chọn ô đó. Bạn có thể phân loại kết quả bằng cách click vào tiêu đề cột.

• Trong: Để tìm kiếm dữ liệu trong bảng tính hoặc toàn bộ tài liệu, chọn Sheet hoặc Workbook.
• Tìm Theo: Bạn có thể chọn tìm theo Rows (mặc định) hoặc Columns.
• Tìm Trong: Để tìm kiếm dữ liệu kèm theo thông tin chi tiết, trong ô này, click vào Formulas, Values, Notes hoặc Comments.

Lưu Ý: Formulas, Values, Notes và Comments chỉ có sẵn trong tab Tìm kiếm; chỉ có Formulas ở tab Thay thế.

• Phân biệt chữ hoa/thường - Chọn để tìm kiếm dữ liệu phải giống chính xác về việc sử dụng chữ hoa và chữ thường.
• Khớp đúng nội dung của ô - Chọn nếu bạn muốn tìm kiếm ô chỉ chứa chuỗi gõ đúng trong hộp Tìm gì:.

4. Nếu bạn muốn tìm kiếm text hoặc số với định dạng cụ thể, click vào Định dạng, sau đó chọn tùy chọn trong hộp thoại Tìm Định dạng.

Mẹo: Nếu bạn muốn tìm ô theo định dạng nào đó, bạn có thể xóa tiêu chí trong hộp Tìm gì:, sau đó chọn định dạng ô cụ thể để làm ví dụ. Click vào mũi tên gần Định dạng, chọn Chọn Định dạng Từ Ô, sau đó click vào ô chứa định dạng bạn muốn tìm kiếm.

Thay thế dữ liệu

Để thay thế text hoặc số, nhấn Ctrl+H, hoặc tới Home > Editing > Find & Select > Replace.

1. Tìm trong ô Tìm gì:, nhập text hoặc số muốn tìm hoặc click vào mũi tên trong ô Tìm gì:, sau đó chọn mục tìm kiếm gần đây từ danh sách này. (Bạn có thể dùng các ký tự đại diện như đã liệt kê ở mục trên).

• Trong ô Thay thế bằng:, nhập text hoặc số bạn muốn dùng để thay thế cho text tìm kiếm.

2. Click Thay Thế Tất cả hoặc Thay Thế.

Mẹo: Khi click Thay Thế Tất cả, mọi lần xuất hiện của tiêu chí bạn tìm sẽ được thay thế, trong khi Thay Thế chỉ cập nhật một lần xuất hiện tại một thời điểm.

4. Nếu bạn muốn tìm text hoặc số ở định dạng cụ thể, nhấn Format, sau đó chọn định dạng bạn muốn trong ô Find Format.

Tìm & thay thế dữ liệu trong Excel trên Mac

Có hai cách để tìm hoặc thay thế text, số trên Mac. Thứ nhất là dùng hộp thoại Tìm & Thay Thế. Thứ hai là dùng thanh tìm kiếm trong ribbon.

Tìm kiếm text hoặc số trong tính năng Tìm & Thay Thế

Nhấn Ctrl+F hoặc đi đến Home > Tìm & Chọn > Tìm.

1. Trong ô Tìm kiếm gì:, nhập text hoặc số bạn muốn tìm.

2. Click Tìm Tiếp để bắt đầu tìm kiếm.

Bạn có thể mở rộng kết quả tìm kiếm nếu cần, tương tự như bạn đã thấy trên phiên bản Windows.

Thay đổi văn bản hoặc số bằng cách sử dụng hộp thoại Tìm & Thay thế.

Để thay đổi văn bản hoặc số, nhấn Ctrl+H, hoặc đi đến Home > Tìm & Chọn > Thay thế.

1. Trong Tìm kiếm, gõ văn bản hoặc số bạn muốn tìm.
2. Trong Thay thế bằng, nhập văn bản hoặc số bạn muốn dùng để thay thế nội dung đã tìm.
3. Nhấp vào Thay thế hoặc Thay thế Tất cả.
4. Bạn có thể mở rộng các tiêu chí tìm kiếm nếu cần, bao gồm: Bên trong, Tìm kiếm, Trường hợp khớp, Khớp toàn bộ nội dung ô.

Tìm kiếm văn bản hoặc số trong ô tìm kiếm

Mẹo: Bạn có thể hủy tiến trình này bằng cách nhấn ESC.

5. Để xác định các tùy chọn tìm kiếm bổ sung, nhấp vào biểu tượng kính lúp, sau đó chọn Tìm kiếm trong Bảng tính hoặc Tìm kiếm trong Workbook. Bạn cũng có thể chọn Nâng cao để mở hộp thoại Tìm kiếm.

Thay đổi văn bản hoặc số từ bảng Tìm kiếm

1. Nhấp vào ô bất kỳ để tìm kiếm toàn bộ dữ liệu trong bảng tính hoặc chọn một phạm vi ô cụ thể.

3. Trong ô tìm kiếm, nhấp vào biểu tượng kính lúp, sau đó chọn Thay thế.

4. Trong hộp Thay thế bằng, nhập các ký tự để thay thế. Nếu không muốn tìm ký tự cụ thể nào trong trường Tìm kiếm, hãy để trống ô này.

5. Nhấp vào Tìm Kiếm Tiếp Theo.

6. Để thay thế các lần xuất hiện đã được tô sáng, nhấp vào Thay thế. Để thay thế toàn bộ vị trí xuất hiện của ký tự tìm kiếm trong bảng mà không cần xem lại, nhấp vào Thay thế.

7. Nếu muốn mở rộng tùy chọn tìm kiếm, nhấp vào biểu tượng kính lúp, sau đó chọn Tìm kiếm trong Bảng tính hoặc Tìm kiếm trong Workbook. Bạn cũng có thể chọn Nâng cao. Điều này sẽ mở hộp thoại Thay thế.

Tìm kiếm & Thay thế dữ liệu trong Excel trên Web

Tìm kiếm dữ liệu

Nhấn Ctrl+F, hoặc đi đến Home > Chỉnh sửa > Tìm kiếm & Chọn > Tìm kiếm.

Lưu ý: Trong ví dụ này, nhấp vào > Tùy chọn Tìm kiếm để hiển thị toàn bộ hộp thoại Tìm kiếm. Mặc định, nó sẽ hiện với Tùy chọn Tìm kiếm bị ẩn.

1. Trong ô Tìm kiếm:, nhập văn bản hoặc số bạn muốn tìm. Bạn cũng có thể sử dụng các ký tự đại diện như trên Windows và Mac.

2. Nhấp vào Tìm Kiếm Tiếp Theo hoặc Tìm Kiếm Tất Cả để chạy tìm kiếm. Bạn có thể phân loại kết quả của Tìm Kiếm Tất Cả bằng cách nhấp vào tiêu đề cột.

3. Nhấp vào > Tùy chọn Tìm kiếm để mở rộng tiêu chí tìm kiếm nếu cần, bao gồm:

• Trong: Tìm kiếm dữ liệu trong một lựa chọn nhất định, chọn Lựa chọn. Tìm kiếm dữ liệu trong bảng tính hoặc toàn bộ workbook, chọn Bảng tính hoặc Workbook.
• Hướng: Bạn có thể chọn tìm kiếm Xuống (mặc định) hoặc Lên.
• Trùng khớp chữ hoa: Đánh dấu nếu muốn tìm kiếm dữ liệu phân biệt chữ hoa và chữ thường.
• Trùng khớp toàn bộ nội dung ô: Đánh dấu nếu muốn tìm kiếm ô chỉ chứa các ký tự bạn nhập trong ô Tìm kiếm.

Thực hiện thay đổi dữ liệu

Để thay đổi văn bản hoặc số, nhấn Ctrl+H hoặc đi đến Home > Chỉnh sửa > Tìm kiếm & Chọn > Thay thế.

1. Tìm ô Tìm kiếm:, nhập văn bản hoặc số bạn muốn tìm (có thể sử dụng các ký tự đại diện).

2. Trong ô Thay thế bằng:, nhập văn bản hoặc số bạn muốn sử dụng để thay đổi văn bản tìm kiếm.

3. Nhấp vào Thay thế hoặc Thay Thế Tất Cả.

4. Nhấp vào > Tùy chọn Tìm kiếm để mở rộng các tiêu chí tìm kiếm, bao gồm: Trong, Hướng, Trùng khớp chữ hoa, Trùng khớp toàn bộ nội dung ô.

Dưới đây là cách tìm kiếm & thay đổi dữ liệu trong bảng tính Excel trên mọi nền tảng. Hy vọng bài học Excel này hữu ích cho các bạn.