Học Excel - Phần 9: Kỹ năng gộp và tách ô trong Excel

Làm sao để gộp ô trong Excel? Hãy cùng Mytour khám phá cách gộp ô trong Excel trên điện thoại, Web và máy tính nhé!

Microsoft Excel là phần mềm bảng tính phổ biến nhất hiện nay. Mặc dù có nhiều lựa chọn thay thế như Google Sheets, Excel vẫn được sử dụng rộng rãi nhờ tính đa năng và hỗ trợ nhiều hàm tính hữu ích.

Về bản chất, cách sử dụng Excel không phức tạp. Nhập liệu vào Excel không khó với hầu hết mọi người. Tuy nhiên, cách xử lý, sắp xếp, thống kê dữ liệu mới là điều quan trọng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về một trong những tính năng được ưa chuộng nhất trong Excel: gộp và huỷ gộp ô.

Phương pháp gộp và huỷ gộp ô trên Windows trong Excel

Gộp ô như thế nào

Hãy cùng chúng tôi tham khảo ví dụ dưới đây:

Hai cột sẽ được gộp với nhau là First Name và Last Name. Khi bạn gộp hai ô từ các cột này, kết quả sẽ hiển thị như sau:

Hai ô nhỏ được hợp nhất thành một ô lớn gấp đôi và chỉ chứa một giá trị. Excel chỉ giữ giá trị của ô đầu tiên ở bên trái của các ô đã gộp. Điều này là một hạn chế khi gộp ô trong Excel.

Để gộp ô trong Excel, chọn ô mà bạn muốn hợp nhất. Bạn có thể chọn bất kỳ số lượng ô nào. Trong ví dụ này, chúng tôi chỉ chọn hai ô. Khi đã chọn xong, di chuyển đến tab Home, sau đó nhấp vào Merge & Center trong phần Alignment.

Nếu bạn chọn nhiều hơn một ô chứa văn bản, bạn sẽ nhận được cảnh báo sau:

Nếu bạn muốn tiếp tục, chỉ cần nhấn vào OK. Bạn sẽ thấy ô đã được hợp nhất như trong hình ảnh bên dưới:

Hợp nhất ô bằng CONCATENATE

Trong thực tế, mất dữ liệu là một nhược điểm lớn của việc sử dụng tính năng gộp ô trong Excel. Tuy nhiên, bạn có thể tránh điều đó bằng cách sử dụng công thức CONCATENATE. Đây là một trong những tính năng hữu ích nhất của Excel: =CONCATENATE(văn bản 1, [văn bản 2],...).

Tính năng này tổng hợp nhiều nội dung và tạo ra một ô mới, kết hợp tất cả lại. Điều này cho phép bạn gộp ô mà không mất dữ liệu. Ví dụ: Sử dụng nó cho cột First và Last Name trong bảng tính trên, thay vì gộp ô làm mất tên và họ, chúng tôi sẽ tạo cột mới, sau đó sử dụng CONCATENATE để kết hợp cả hai dữ liệu tên và họ.

Đây là công thức được sử dụng trong cột mới: =CONCATENATE(B2, ' ', C2).

Lưu ý rằng giữa B2 và C2 có một khoảng trắng giữa hai dấu ngoặc kép. Điều này rất quan trọng vì nó tạo ra một khoảng trắng giữa nội dung của các ô được gộp. Nếu không làm điều này, tên và họ sẽ bị chồng lên nhau.

Khi nhấn Enter, kết quả sẽ như sau:

Dễ hơn phương pháp trước phải không?

Ưu điểm tuyệt vời của phương pháp này là bạn có thể chỉnh sửa kết quả sau đó. Điều này không thể thực hiện được khi bạn sử dụng cách thông thường.

Cách tìm các ô đã gộp trong Excel

Tùy thuộc vào kích thước của bảng tính, bạn có thể gặp khó khăn khi xác định các ô đã được gộp và muốn bỏ gộp chúng. Ví dụ, bất kỳ cột hoặc hàng nào chứa ô đã gộp sẽ làm bạn gặp khó khăn khi chọn một phạm vi ô hoặc áp dụng bộ lọc và sắp xếp dữ liệu. Để tìm các ô đã gộp dễ dàng hơn, bạn có thể thực hiện các bước sau:

1. Từ tab Home, chọn Find & Select > Find.
2. Trong hộp thoại Tìm và Thay thế hiển thị, nhấn vào Tùy chọn.
3. Mở rộng hộp thoại Tìm và Thay thế. Chọn menu Định dạng, sau đó chọn Định dạng.
4. Chọn Căn chỉnh > Gộp ô > OK.
5. Chọn Tìm Tất cả để xem tất cả các ô đã được gộp trong bảng tính.

Bạn có thể chọn mỗi mục trong danh sách để lựa chọn từng ô đã được gộp. Sau đó, bạn có thể bỏ gộp từng ô theo ý muốn.

Cách bỏ gộp ô

Nếu bạn đã quyết định gộp các ô trong Excel, bạn cũng cần biết cách bỏ gộp chúng.

Thật đáng tiếc, việc bỏ gộp ô không thể khôi phục lại dữ liệu ban đầu. Khi gộp ô trong Excel, một số thông tin sẽ bị mất mãi mãi. Các ô đã được gộp có thể tạo ra khoảng trống không mong muốn trong bảng tính và bỏ gộp chúng sẽ giải quyết vấn đề này.

Để bỏ gộp ô, chỉ cần chọn ô đã gộp, sau đó nhấn vào mũi tên bên cạnh Gộp & Căn giữa > Hủy gộp ô:

Các ô sẽ trở lại kích thước và vị trí ban đầu mặc dù chỉ còn dữ liệu của ô đầu tiên ở cột bên trái. Đây là lý do tại sao bạn nên tạo một bản sao của bảng tính (hoặc sử dụng CONCATENATE).

Cách sử dụng phím tắt để bỏ gộp ô trong Excel

Nếu muốn sử dụng phím tắt trong Excel, bạn có thể gộp và bỏ gộp ô như sau:

1. Chọn ô bạn muốn hợp nhất.
2. Nhấn phím Alt trên bàn phím để mở bảng phím tắt.
3. Nhấn phím H để truy cập ribbon Home.
4. Nhấn M để mở menu Merge Cells.
5. Nhấn phím U để bỏ gộp ô.

Bạn có thể chọn từng mục trong danh sách để chọn từng ô đã gộp. Sau đó, bạn có thể bỏ gộp từng ô mong muốn.

Cách gộp và bỏ gộp ô trên macOS

Trong ví dụ dưới đây, các ô A1, B1 và C1 đã được hợp nhất để tạo nhãn “Doanh số hàng tháng” mô tả thông tin từ hàng 2 đến 7.

Hợp ô

Thực hiện các bước sau để hợp nhất từ 2 ô trở lên:

1. Chọn từ 2 ô liền kề trở lên mà bạn muốn hợp nhất.

Chú ý: Đảm bảo rằng dữ liệu bạn muốn giữ lại nằm ở ô phía trên bên trái. Nhớ rằng toàn bộ dữ liệu ở các ô đã hợp nhất khác sẽ bị mất. Để giữ lại dữ liệu tại những ô đó, bạn chỉ cần sao chép nó vào một vị trí khác trong bảng tính - trước khi hợp nhất.

2. Trên tab Home, chọn Gộp & Căn giữa.

Mẹo:

• Nếu bạn tắt chức năng Gộp & Căn giữa, đảm bảo rằng bạn không chỉnh sửa ô - và những ô bạn muốn hợp nhất không được định dạng dưới dạng bảng Excel. Các ô được định dạng bảng thường hiển thị các hàng được tô màu xen kẽ và có mũi tên lọc dữ liệu trên tiêu đề cột.
• Để hợp nhất các ô mà không cần căn giữa, nhấn mũi tên bên cạnh Gộp và Căn giữa > nhấn Gộp qua các ô hoặc Gộp Các ô.

Bỏ gộp ô

Nếu muốn hủy bỏ việc hợp nhất ô, nhấp vào ô đó, sau đó chọn mục Hủy gộp ô trong menu Gộp & Căn giữa.

Tách text từ một ô thành nhiều ô

Bạn có thể lấy dữ liệu từ một hoặc nhiều ô và chia nó thành nhiều ô khác nhau. Điều này trái ngược với việc kết hợp hoặc gộp text từ nhiều ô thành một.

Ví dụ, bạn có thể tách một cột chứa tên đầy đủ thành hai cột riêng biệt là tên và họ (First Name, Last Name):

Dưới đây là các bước để chia text thành nhiều cột:

1. Chọn ô hoặc cột chứa text mà bạn muốn chia tách.

2. Lưu ý: Chọn nhiều hàng như bạn muốn, nhưng không nhiều hơn một cột. Hãy đảm bảo rằng có đủ các cột trống ở bên phải để không mất dữ liệu. Thêm các cột trống nếu cần.

3. Click Data > Chuyển Text thành Cột để mở Thuật sĩ Chuyển Text thành Cột.

4. Click Phân cách > Tiếp.

5. Tick vào ô Dấu cách và xóa các ô còn lại. Hoặc tick vào cả hai ô Dấu phẩy & Dấu cách nếu đó là cách bạn muốn chia dữ liệu (ví dụ: 'Reyes, Javiers' với dấu phẩy và khoảng cách giữa hai tên). Cửa sổ xem trước dữ liệu hiện ở bảng nằm dưới cửa sổ pop-up.

6. Click Tiếp, sau đó chọn định dạng cho các cột mới. Nếu không muốn sử dụng lựa chọn mặc định, hãy chọn định dạng mà bạn muốn như là Văn bản, sau đó click vào cột dữ liệu thứ hai trong cửa sổ Xem trước dữ liệu và click lại vào cùng định dạng đó một lần nữa. Lặp lại quá trình này cho tất cả các cột trong cửa sổ Xem trước.

8. Ở bất kỳ vị trí nào trong workbook, hãy chọn ô mà bạn muốn dữ liệu được chia tách. Ví dụ, nếu bạn đang chia cột tên đầy đủ thành cột tên riêng và họ, hãy chọn số ô phù hợp trong hai cột liền kề.

Gộp và Bỏ Gộp Ô Excel Trên Web

Gộp Ô

1. Click vào ô đầu tiên và nhấn Shift khi bạn click vào ô cuối cùng trong phạm vi mà bạn muốn hợp nhất.

Chú Ý: Đảm bảo chỉ có một trong số các ô đó nằm trong phạm vi có dữ liệu.

2. Click vào Home > Merge & Center.

Nếu lựa chọn Gộp & Trung Tâm bị mờ, hãy đảm bảo bạn không chỉnh sửa một ô hoặc các ô mà bạn muốn hợp nhất không nằm trong bảng.

Mẹo: Để hợp nhất các ô mà không căn giữa dữ liệu, click vào ô đã hợp nhất, sau đó chọn tùy chọn căn trái, giữa hoặc bên phải gần Gộp & Trung Tâm.

Nếu bạn muốn thay đổi ý định, bạn luôn có thể làm lại bằng cách click vào ô đã hợp nhất và nhấn Gộp & Trung Tâm lại.

Bỏ hợp nhất ô

Để ngay lập tức hủy bỏ việc hợp nhất ô sau khi đã gộp chúng, nhấn Ctrl + Z. Nếu không, thực hiện các bước sau:

Click vào ô đã hợp nhất, sau đó chọn Home > Gộp & Trung Tâm. Dữ liệu trong ô hợp nhất sẽ di chuyển sang ô bên trái khi được tách ra.

Gộp & hủy bỏ hợp nhất ô trong Excel trên iOS

2. Trên iPad, chạm vào Gộp.

Quan trọng: Chỉ dữ liệu trong ô phía trên bên trái từ phạm vi các ô đã chọn vẫn còn trong ô được hợp nhất. Excel xóa dữ liệu trong các ô khác ở phạm vi đã chọn.

Nếu không có chức năng Kết hợp hoặc Kết hợp & Trung tâm trên tab Trang chủ, hãy đảm bảo rằng những ô bạn muốn hợp nhất không nằm trong bảng. Nếu muốn thay đổi, bạn luôn có thể hủy bỏ việc hợp nhất ô.

1. Chọn ô đã được hợp nhất.
2. Trên tab Trang chủ, nhấn vào Kết hợp hoặc Kết hợp & Trung tâm.

Nếu không có chức năng Kết hợp hoặc Kết hợp & Trung tâm trên tab Trang chủ, ô bạn chọn có thể không phải là ô được hợp nhất.

Đừng quên, ngoài việc hợp nhất ô trong Excel, bạn cũng có thể kết hợp cả các bảng tính hoặc sát nhập nhiều sheet trong Excel thành một.

Cách sát nhập các sheet Excel

Rất đơn giản để sát nhập nhiều hơn một sheet vào một workbook mới trong Excel, theo các bước cụ thể sau:

1. Mở bảng tính bạn muốn gộp.
2. Click vào Trang chủ > Định dạng > Di chuyển hoặc Sao chép Sheet.
3. Dùng menu thả xuống để chọn workbook mới.
4. Click OK.

Phương pháp hợp nhất các sheet trong Excel thành một tập tin

Sử dụng lệnh Di chuyển hoặc Sao chép Sheet là cách đơn giản nhất để thực hiện điều này. Đầu tiên, mở bảng tính bạn muốn gộp vào cùng một workbook. Sau đó:

1. Đến Trang chủ.
2. Click vào Định dạng.
3. Chọn Di chuyển hoặc Sao chép Sheet.

Bạn sẽ thấy các điều khiển vị trí để di chuyển trang tính được chọn và thứ tự của chúng.

Sử dụng menu thả xuống để chọn workbook mới. Nó sẽ là bảng tính chính cho việc tổng hợp toàn bộ các sheet. Bạn có thể sử dụng Trước trang tính để chọn thứ tự của từng trang tính. Cuối cùng, nhấn Lưu để lưu tài liệu mới.

Hy vọng rằng bài viết sẽ mang lại ích lợi cho bạn!