Buzz
Khi tham gia làm việc, đôi khi bạn sẽ được mời tham gia các cuộc họp trực tuyến, mọi người sẽ cùng thảo luận về công việc, đưa ra ý kiến và lựa chọn trong cuộc họp trực tuyến, thay vì phải gặp nhau trực tiếp trong phòng họp. Tuy nhiên, một số người có thể lo ngại liệu họp trực tuyến có hiệu quả không, và nếu muốn họp hiệu quả thì cần chú ý những điều gì? Hãy cùng Tự Tin Vào Đời giải đáp thắc mắc đó trong bài viết này nhé!
Họp trực tuyến là gì, khác biệt ra sao so với họp trực tiếp?
Họp trực tuyến là cuộc họp được tổ chức qua mạng, mọi thành viên tham gia thông qua liên kết họp trực tuyến, có thể là Google Meet hoặc các công cụ tương tự. Khi họp trực tuyến, mọi người vẫn có thể nhìn thấy nhau qua webcam, có thể trò chuyện, thảo luận tự do khi bật micro. So với họp trực tiếp, họp trực tuyến tương đương đến 80%, tức là không có quá nhiều khác biệt, chỉ có một điểm khác biệt lớn nhất là mọi người sẽ không gặp nhau trực tiếp, không đối diện và trò chuyện trực tiếp trong phòng họp, mà thay vào đó là trao đổi qua màn hình điện thoại/máy tính.
Họp trực tuyến có những lợi ích gì, thuận tiện hơn như thế nào?
15 năm trước, việc họp trực tuyến dường như khá xa xỉ, không phổ biến ở Việt Nam, chỉ có các công ty công nghệ hoặc các doanh nghiệp lớn, tập đoàn nước ngoài mới sử dụng họp trực tuyến. Hầu hết các công ty lúc đó nếu có những vấn đề quan trọng cần họp, thì sẽ tổ chức họp trực tiếp offline. Nhưng hiện nay, họp trực tuyến đã trở nên rất phổ biến và được áp dụng rộng rãi, lan rộng đến mọi công ty, mọi ngành nghề, công việc. Vì sao lại như vậy? Họp trực tuyến có những lợi ích gì, thuận tiện hơn như thế nào so với họp trực tiếp?
Trước hết, họp trực tuyến sẽ vượt qua rào cản về vị trí địa lý, cho phép mọi người từ xa, từ các tỉnh thành khác nhau, thậm chí từ các quốc gia khác nhau, có thể nhanh chóng họp mặt trong buổi họp trực tuyến, tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại, giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều nguồn lực và tài chính so với việc phải mua vé máy bay, sắp xếp chỗ ở cho nhân viên đi công tác chỉ để tham gia các cuộc họp như trước kia.
Ngoài ra, đối với các nhiệm vụ phải liên tục giao tiếp, trao đổi với khách hàng/đối tác ở xa, thì các cuộc họp trực tuyến cũng có hiệu quả, giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, xử lý nhiều công việc và họp nhiều hơn, chẳng hạn nếu gặp trực tiếp thì mỗi ngày bạn chỉ có thể gặp 2-3 khách hàng, tốn hết 8 tiếng, nhưng khi họp trực tuyến, bạn có thể gặp tới 5-6 khách hàng với thời gian dư dả, đồng thời tiết kiệm thời gian và không phải chạy đến chạy lui ngoài đường nắng nóng và khói bụi.
Bên cạnh đó, đối với các cuộc họp hàng ngày, diễn ra mỗi ngày để báo cáo tiến độ công việc, thì họp trực tuyến cũng nhanh chóng và tiện lợi hơn, không cần phải set up phòng họp hoặc di chuyển xa, đảm bảo hiệu quả của buổi họp mà không nhất thiết phải họp trực tiếp.
Cuối cùng, để tăng hiệu quả của cuộc họp trực tuyến, mọi người cần chuẩn bị trước nội dung cuộc họp và có kiến thức liên quan, giúp họ tham gia thảo luận một cách suôn sẻ và không bị gặp khó khăn, đồng thời mở camera để tạo ra môi trường họp nghiêm túc và tập trung hơn.
Nếu nên tổ chức cuộc họp trực tiếp thay vì trực tuyến?
Cuối cùng, việc tổ chức cuộc họp trực tuyến có thể không hiệu quả 100% như cuộc họp trực tiếp, nơi mọi người có thể gặp trực tiếp và thảo luận công việc. Tuy nhiên, việc tổ chức họp trực tuyến không phải là không hiệu quả, và quan trọng là người dẫn dắt và tham gia cuộc họp cần lưu ý để tổ chức một buổi họp trực tuyến chất lượng và hiệu quả.
Họp trực tuyến mang lại nhiều lợi ích và tiện ích hơn, và chúng ta đã xem xét các điều cần lưu ý để đảm bảo hiệu quả trong các cuộc họp trực tuyến. Tuy vậy, liệu họp trực tuyến có thể làm cho việc họp trực tiếp trở nên không cần thiết không, có thể thay thế hoàn toàn cho việc họp trực tiếp không? Điều này là của tương lai, chúng ta không thể biết trước được, nhưng thực tế là họp trực tuyến vẫn chưa thể thay thế hoàn toàn cho họp trực tiếp, đặc biệt là đối với các cuộc họp của các nhà lãnh đạo cấp cao trong doanh nghiệp.
Thường trong các cuộc họp định kỳ hàng ngày hoặc các cuộc họp ngắn gọn để thông báo/thảo luận vấn đề đơn giản, mọi người thường ưa chuộng họp trực tuyến hơn để đảm bảo tính nhanh chóng, gọn gàng và tiện lợi. Tuy nhiên, với các cuộc họp quan trọng hơn, liên quan đến kế hoạch làm việc, chiến lược kinh doanh dài hạn, hoặc các thay đổi quan trọng về quy trình hoạt động, phương pháp vận hành, chiến lược kinh doanh, thì công ty nên ưu tiên tổ chức các cuộc họp trực tiếp, chẳng hạn như họp hàng tháng, hàng quý, hoặc họp hàng năm, thay vì quá sử dụng họp trực tuyến.
