How to Address a University Recommendation Letter

A recommendation letter is a crucial element in any university application. Students must ask teachers, advisors, or other mentors to write this letter on their behalf, highlighting their intelligence, character, and readiness for university-level studies. You must ensure that the address on the recommendation letter is correct to ensure it is sent to the right place. If you are a student, your teacher will likely ask you to provide an envelope with a clear address to assist them in writing your letter of recommendation.

Find the correct mailing address. The recommendation letter must be sent to the university’s admissions office. Typically, if you are a student, you will need to provide your teacher with an envelope that includes the correct address when requesting them to write your recommendation letter, so make sure you know the precise address.

• For students, the address will usually be provided in the application guidelines. You can also find the admissions office address online. However, it's advisable to call them to confirm if this is the correct place to send your application.
• For teachers, your student should provide you with this information. If not, you can search online and call the admissions office to confirm the details.

Print the clear address on the envelope. You should print the admissions office address directly in the center of the envelope. Ensure the address is written clearly so that the letter reaches the correct destination. If your handwriting is untidy, it’s a good idea to visit a print shop to type and print the address onto the envelope.

• The first line of the address should contain "Admissions Office" or "Admissions Council". The second line should include the name of the university you are sending the letter to, such as "Hanoi University".
• The third line should indicate the admissions office address, such as "123 Nguyen Trai". The final line includes the district, city, and postal code (if applicable), like "Thanh Xuan District, Hanoi".
• You can also use a computer or typewriter to print the address on the envelope. This is a good option if your handwriting isn’t clear.

Write the sender’s address at the top-left corner. This will be the address of the person sending the letter. If you are required to use an envelope with a pre-printed address for teachers, you should ask for their personal address. Alternatively, you can use the address of the institution you are attending. If you are submitting an application for a student of your own, just use your home address.

• The first line should include your name or the teacher's name, such as "Tran Ngoc Chau".
• The second line will contain your address or the teacher’s address, such as "262 Hong Ha".
• The final line will show the district, city, and postal code (if applicable), for example, "Phuc Xa Ward, Ba Dinh District, Hanoi".

Include additional details on the envelope. To ensure your letter is delivered correctly, it’s recommended to include details about the purpose of the letter at the lower-left corner of the envelope. Besides admissions applications, the admissions office may receive various types of letters, including scholarship-related ones, so there are several departments within.

• At the lower-left corner of the envelope, write the phrase "Regarding" followed by a colon.
• Then, add the specific details about the letter’s purpose. For example, "Recommendation letter for Nguyen Van Nam, applying for intake I". If you are submitting an early application, make sure to include this information.

Remember to affix a postage stamp. Every letter requires a proper postage fee to be sent. You can purchase stamps at a post office or a stationery store. Place the stamp at the top-right corner of the envelope.

• If your envelope contains additional documents beyond the letter, you will need to affix two stamps. If you are unsure about the postage fee, it’s best to check with the post office. You’ll want your letter to be sent successfully.

Tạo phần tiêu đề cho lá thư. Hầu hết mọi loại thư, đặc biệt là thư trang trọng như thư giới thiệu, cần phải có tiêu đề. Nếu bạn đang viết thư giới thiệu cho sinh viên của mình, bạn nên thêm tiêu đề cách điểm trên cùng của trang giấy khoảng 4 cm.

• Bên góc phải, viết chi tiết địa chỉ của bạn. Những từ như "ngõ" và "đại lộ" cần phải được viết rõ. Bạn có thể viết tắt tên thành phố theo quy định viết tắt của bưu điện Việt Nam.
• Ở góc bên trái tương ứng, viết ngày tháng viết thư. Bạn nên ghi rõ ngày, tháng thay vì viết tắt.

Xác định tên gọi chính xác mà bạn sẽ sử dụng cho lời chào. Tốt nhất là bạn nên thêm danh xưng cụ thể trong lời chào, vì vậy, bạn cần phải tìm hiểu về tên của người đứng đầu bộ phận tuyển sinh. Cá nhân hóa lá thư sẽ khiến nó trông chuyên nghiệp hơn.

• Bạn nên tham khảo thông tin từ sinh viên nhờ bạn viết thư. Trường học mà sinh viên đó muốn xin xét tuyển có thể đã cung cấp thông tin cụ thể để họ có thể viết địa chỉ cho thư giới thiệu. Tốt nhất bạn nên hỏi sinh viên của bạn trước khi tự viết lời chào.
• Bạn cũng có thể sẽ tìm thấy tên của người đứng đầu phòng tuyển sinh trực tuyến. Tuy nhiên, bạn nên nhớ bảo đảm rằng thông tin này là thông tin hiện thời. Bạn sẽ không muốn viết thư cho người không còn liên quan đến ngôi trường đó.

Sử dụng thuật ngữ chung nếu bạn không thể tìm thấy tên cụ thể. Nếu bạn không thể xác định thông tin này, bạn nên dùng thuật ngữ chung. Ví dụ, bạn có thể viết "Kính gửi Người đại diện Phòng tuyển sinh Đại học".

• Bạn nên nhớ rằng thông tin cụ thể là điều rất quan trọng, vì vậy, bạn nên tránh viết theo kiểu "Kính gửi Người có Thẩm quyền".

Không nên gửi thư giới thiệu cùng các loại giấy tờ khác. Nói chung, bạn không nên gửi thư giới thiệu kèm theo giấy tờ xin xét tuyển khác. Trừ khi trường đại học yêu cầu bạn gửi kèm mọi thứ, bạn nên gửi thư giới thiệu riêng biệt.

• Thông thường, giáo viên của bạn sẽ tự gửi thư của mình. Bạn nên cho giáo viên biết về thời hạn nhận thư để họ gửi thư đúng hạn.

Double-check to ensure that you've written the correct address. You want your letter to be delivered to the right place. Carefully verify the address when filling out the envelope. If you're applying to multiple universities, it’s easy to make mistakes, so take a moment to double-check the address before handing the envelope to your teacher.

Don't worry about the recommendation letter being sent before your application. Many students fear that their recommendation letter will be sent before their application is submitted. Admissions staff are well aware that they receive documents at different times, and they organize all the application materials by name. As long as the envelope clearly indicates that the letter is specifically for you, it will be filed under your name. Once all necessary documents arrive, they will be added to your application file.

Verify that your letter has been received. You need to confirm that the school has received your letter, as your application could be rejected if the recommendation letter is missing. Look into how you can track your application status online. Many schools accept online applications and will notify you once they’ve received all the required recommendation letters.

• Consider printing your name and address on labels, especially if your handwriting is unclear and hard to read.
• Use pre-printed envelopes if the school doesn't have specific envelope requirements. This method can increase the reliability of the recommendation letter when the admissions board receives it.
• Make sure the school requires mail submissions. Many universities now allow electronic submissions instead.