Buzz
Do you often find yourself unsure how to summarize your professional emails? Or do you feel like all your emails end the same and want some alternative options? If you're sending a casual email, simply sign off with your name. But when you want to ensure an impressively impactful email, take a moment to consider how you conclude it.
Below are some suggestions for properly concluding an email — especially in formal contexts.
What to Include When Ending an Email
- Closing Sentence: Transitioning directly from the main content of the email to the closing statement can be jarring, especially for lengthy emails. You can easily make the transition with a closing sentence expressing gratitude or good wishes.
- Sign-off: This is the word or phrase immediately above your name. Examples include: “Best regards,” “Thank you,” or something along the lines of “Wishing you a great weekend!” You need a professional sign-off for your email, unless the recipient is a very close contact.
- Name: If this is the first email you're sending to someone, you typically should include your full name (first and last name or preferred name) followed by the default email signature with your full name included. For conversations with people you already know, just your name is often enough.
- Job Title and Company Name: You may include one or both of these as part of your email conclusion, depending on who you're contacting and the reason for the contact. If you're emailing someone outside of the organization you work for, attaching your job title and company name will let the recipient know what you do and where you work. If you're emailing a colleague (especially from your company email address), you can skip it, but if you haven't interacted with that person before, your position might be helpful if attached.
- Contact Information: The person you're emailing already has your email address, but you can attach other contact methods like office or mobile phone numbers.
If you're creating a default email signature, consider adding everything from the list downward. Note that “Sent from my iPhone” is not a professional email conclusion. Delete it before you hit send, and be sure to remove it from any job application emails.
Ví dụ về Từ kết trong Email
Dưới đây là danh sách các cách kết thúc email có thể giúp bạn thay đổi cục diện. Hãy cân nhắc lựa chọn phần kết phù hợp với người nhận và lí do liên hệ.
Các email trang trọng
Hãy nghĩ đến thư xin việc, tìm kiếm việc làm, các email liên quan đến việc đăng ký (đặc biệt nếu đây là lần đầu tiên bạn gửi email cho người này) và các tin nhắn tới những người mà bạn không biết hoặc không biết rõ. Nếu bạn không chắc kiểu kết thúc nào là phù hợp nhất cho một tình huống nhất định, tốt nhất bạn nên cân nhắc về mặt hình thức.
- Các email trang trọng
Các email thân mật
Những cách kết email này hiệu quả khi bạn tương tác với một người mà bạn biết rõ hoặc khi bạn trao đổi sâu trong một chuỗi email. Sử dụng chúng với đồng nghiệp hoặc bất kỳ ai khác mà bạn có mối quan hệ thân thiết.
- Cheers,
- Enjoy your [day of the week]/week/weekend,
- Good luck,
- Great catching up with you,
- Happy [day of the week],
- Happy holidays,
- Have a good one,
- Have a great day,
- Here’s to a great [day of the week],
- Hope this helps,
Các email cảm ơn
Có thể người nhận email đã giúp bạn trong một tuần đặc biệt bận rộn hoặc kết nối bạn với ai đó trong mạng lưới của họ. Hoặc có lẽ bạn chỉ đang cảm ơn ai đó đã dành thời gian cho bạn.
- All my thanks,
- I can’t thank you enough,
- I owe you,
- Many thanks,
- Much appreciated,
- Thank you,
- Thank you for everything,
- Thank you in advance,
- Thanks,
- Thanks a million,
Những từ kết cần tránh
Dưới đây là những cách kết thúc email không phù hợp trong môi trường chuyên nghiệp. Chúng thích hợp hơn cho việc trò chuyện với bạn bè và người thân.
- Chúc bạn một ngày an lành,
- Yêu,
- Hẹn gặp lại!
- Cảm ơn
- Chân thành của bạn
>> Xem thêm: Top những kỹ năng viết email chuyên nghiệp bạn cần phải biết
