How to Write IELTS Writing Task 1 General Training – Part 1: Complaint Letter

Kỳ thi IELTS được chia làm hai loại hình, IELTS General Training và IELTS Academic. Giữa hai loại hình này có một sự khác biệt rõ rệt, đặc biệt là trong Task 1 của bài thi viết; trong khi IELTS Academic đòi hỏi thí sinh kỹ năng phân tích và mô tả một biểu đồ hoặc một hình vẽ, thì bài thi IELTS General tập trung vào khả năng trình bày vấn đề cũng như là đưa ra yêu cầu của bản thân dưới dạng một lá thư.

Dựa vào đối tượng người nhận của thư, sẽ có hai nhóm lớn với sự khác biệt lớn đó là thư trang trọng (formal) trong IELTS Writing General Module và thư bán trang trọng (semi-formal) thường xuất hiện trong kỳ thi IELTS. Bài viết dưới đây sẽ tập trung hướng dẫn người đọc cách viết các dạng thư Formal trong IELTS Writing, xoay quanh một số dạng thư chủ yếu được phân chia dựa trên mục đích của người viết, ví dụ như thư phàn nàn, thư xin lỗi, thư yêu cầu,…

What is Formal Writing Style?

Tùy vào đối tượng người nhận thư cũng như là bối cảnh mà lá thư được viết ra, văn phong của các lá thư khác nhau sẽ có nhiều điểm khác nhau. Cụ thể, nếu giữa người viết thư và người nhận không có một mối quan hệ thật sự thân thiết, hoặc là bối cảnh nhận thư liên quan đến công việc, những vấn đề đòi hỏi sự nghiêm túc thì sẽ nội dung trong thư sẽ được trình bày theo một cách trang trọng và lịch sự hơn, cụ thể như sau:

• Về ngữ pháp, các cấu trúc ngữ pháp phức tạp trong IELTS được sử dụng nhiều hơn, nhằm mục tiêu diễn đạt câu văn được xúc tích hơn. Các điểm ngữ pháp như câu bị động, mệnh đề quan hệ tiếng Anh hoặc chủ ngữ giả cũng được dùng để làm cho văn phong trở nên trang trọng hơn. 

• Về từ vựng, các từ vựng được sử dụng cũng có phần ít phổ biến trong văn nói, mà mang tính trang trọng hơn, thường phổ biến trong văn viết nhiều hơn. Từ lóng, tiếng địa phương, thành ngữ,… cũng được hạn chế. Các cụm danh từ, cụm tính từ cũng được dùng để văn phong được trang trọng hơn. 

• Về ngôi xưng, ngôi thứ ba được sử dụng nhiều hơn; ngôi thứ nhất và ngôi thứ hai cũng có thể được sử dụng nhưng với tần suất xuất hiện ít hơn. 

Outline of Formal Letter Structure in IELTS Writing

Cách viết thư nhìn chung đều theo một sườn bài nhất định, thí sinh cần ghi nhớ để dựa vào đó để lên dàn ý cho bài viết của mình nhanh chóng nhất.

Phần chào hỏi: Dùng để cung cấp thông tin về người nhận thư, có thể là tên của một người cụ thể, có thể là chức danh của một người, một phòng ban,… Phần này https://Mytour.vn/cach-viet-ielts-writing-task-1bắt đầu bằng từ Dear, theo sau bởi tên hoặc chức danh người nhận, có hai trường hợp

• Dear Sir or Madam: cụm từ này được dùng khi người gửi không biết chính xác người nhận thư là ai, tên gì. 

• Dear Mr. + họ của người nhận: cụm từ này được dùng khi người gửi xác định được người nhận là ai. Nếu người nhận là nữ thì người viết có thể sử dụng cụm từ Dear Ms. họ của người nhận hoặc Dear Mrs. + họ của người nhận. 

Ví dụ Dear Mr. Smith, Dear Mrs. Lee,….

Phần giới thiệu: Dựa vào mục đích của lá thư (mà đề bài yêu cầu thí sinh viết), người viết thư sẽ đề cập tới mục đích của lá thư này là gì, có thể là phàn nàn về một vấn đề phát sinh khi người viết mua sản phẩm hoặc sử dụng dịch vụ nào đó, hoặc là yêu cầu người nhận thư làm một việc gì đó cho mình. Đối với những lá thư mà người nhận và người gửi không quen biết nhau, thì việc giới thiệu sơ lược về người gửi là cần thiết.

Phần thân bài: Mỗi đề bài thi IELTS Writing Task 1 sẽ có 3 câu hỏi tương ứng với 3 yêu cầu mà lá thư sẽ phải bao gồm, thí sinh cần phải cung cấp đầy đủ các thông tin này và sắp xếp sao cho mạch lạc, logic, và hợp lý nhất để người đọc hiểu được nội dung bức thư cũng như là giọng điệu của người viết một cách rõ ràng nhất. Bên cạnh đó thân bài cũng cần được chia làm hai đoạn với độ dài được phân bố hợp lý, không quá chênh lệch nhau cũng không làm đứt mạch văn của lá thư.

Phần kết thúc: Tương tự như phần kết bài của hầu hết các bài viết, tác giả cần có một dấu hiệu kết thúc lá thư của mình trước khi ký tên. Đây sẽ là phần nhắn gửi sau cùng của tác giả sau khi truyền đạt đến người đọc những thông tin quan trọng (mà được yêu cầu trong đề bài). Ngoài ra thì không mở ra thêm một vấn đề nào mới, hay một thông điệp nào mới mà chưa được nhắc đến ở phần thân bài.

Guidelines on how to write specific types of Formal letters in IELTS Writing Task 1 General Training

Complaint Letter

Có 3 bước quan trọng thí sinh cần chú ý khi viết một lá thư Formal trong IELTS Writing:

• Bước 1: Phân tích đề bài và bố cục bài viết

• Bước 2: Xác định giọng văn xuyên suốt lá thư

• Bước 3: Đảm bảo trả lời lần lượt các yêu cầu của đề bài

Step 1: Analyze the topic and organize the writing structure

Để phân tích đề bài, người viết cần tư đưa ra và trả lời được những câu hỏi sau đây

Về đối tượng người nhận:

• Người nhận có thể là ai? 

• Mối quan hệ giữa người nhận và người gửi thân thiết đến mức nào?

Về vấn đề được phàn nàn:

• Đối tượng nào bị phàn nàn?

• Đối tượng bị phàn nàn vì lý do cụ thể gì?

• Mức độ nghiêm trọng của sự cố?

Ví dụ đối với đề bài nêu trên:

Về đối tượng người nhận:

• Đó có thể là giám đốc hoặc người quản lý của một siêu thị

• Người nhận và người gửi có thể sẽ không quen biết nhau 

→ Với đối tượng người nhận và một mối quan hệ như vậy, người viết cần giới thiệu bản thân trước khi trình bày những vấn đề và yêu cầu của mình.

Về vấn đề được phàn nàn:

• Đối tượng bị phàn nàn: một mặt hàng thực phẩm mà tác giả đã mua nhưng sau đó phát hiện ra là chất lượng của món hàng này không tốt. 

• Vì sao đối tượng này lại bị phàn nàn: tuỳ vào mặt hàng cụ thể mà người viết chọn thì sẽ có những lý do để phàn nàn khác nhau. Tuy nhiên, lý do này cần phải phù hợp và có thể được diễn giải bằng vốn từ vựng của người viết, sao cho ít lỗi phát sinh, cũng như là xúc tích nhất có thể. 

Lưu ý: Việc chọn lựa mặt hàng được phàn nàn là gì không nên dựa trên ngẫu nhiên, mà cần dựa trên vốn từ vựng của tác giả cũng như là kiến thức đời sống của mình để đảm bảo lá thư của mình hợp lý nhất có thể. Cụ thể, là một người đi mua sắm khi chọn lựa thực phẩm đóng hộp, thì tác giả có thể gặp phải việc sản phẩm bị hết hạn sử dụng. Tuy nhiên, nếu mua thực phẩm tươi sống như thịt hay rau quả thì việc chọn phải mặt hàng hết hạn sử dụng lại không hợp lý, vì nếu thịt hay rau quả để lâu thì sẽ có vấn đề về mặt hình thức, như là bị úa hoặc sẫm màu hoặc có mùi hôi rất dễ nhận ra, khi đó, sẽ khó có người tiêu dùng nào lại chọn mua một sản phẩm như vậy để rồi phát sinh vấn đề. Như vậy tính hợp lý của lá thư sẽ giảm rõ rệt, và nội dung thư sẽ trở nên gượng gạo.

• Về bố cục thân bài, thí sinh cùng cần xác định sẽ cần cung cấp bao nhiêu thông tin cho mỗi yêu cầu của đề bài, các thông tin được cung cấp sẽ cần bao nhiêu câu để viết, từ đó phân chia cho hợp lý. Ví dụ như ở đề bài trên:

• Yêu cầu đầu tiên có thể sẽ đòi hỏi thí sinh cần nhiều câu chữ hơn để giải thích những vấn đề mình gặp phải. Thí sinh có thể dành hẳn một đoạn thân bài để trình bày những gì mình gặp phải với món hàng mình mua, với độ dài không nên quá 3 câu để tránh việc bài viết bị quá dài. 

• Yêu cầu thứ hai của đề bài có thể được giải quyết ở thân bài thứ hai. Tuy nhiên nếu thí sinh có thể gói gọn vấn đề của yêu cầu thứ nhất trong vòng 2 câu thì có thể dùng 1 câu còn lại để cung cấp giải quyết yêu cầu thứ hai của đề bài – cung cấp ngày giờ của sự cố xảy ra. Miễn là tác giả có thể đảm bảo độ dài hai đoạn không quá chênh lệch nhau.

• Yêu cầu thứ ba có thể được đặt riêng một đoạn. Đối với đề bài ở trên, việc yêu cầu người nhận thư có biện pháp phù hợp có thể được diễn giải trong khoảng 2-3 câu, như vậy độ dài hai đoạn thân bài sẽ cân đối hơn. Tránh việc viết quá dài sẽ làm ảnh hưởng tới thời lượng dành cho Task 2 của bài thi viết. 

Step 2: Determine the consistent tone throughout the letter

Giọng văn xuyên suốt thể hiện thái độ cũng như là cảm xúc của người viết thư thông qua cách sử dụng ngôn từ. Thông qua giọng văn, người nhận có thể hiểu được tác giả đang hài lòng hoặc không hài lòng, từ đó có thể có phương án trả lời thư cho phù hợp. Tuy nhiên, việc thể hiện được cảm xúc và thái độ của mình qua câu từ trong thư lại đòi hỏi người viết có một sự tinh tế nhất định, đặc biệt khi sử dụng một ngôn ngữ không phải tiếng mẹ đẻ, sự tinh tế này lại phải đi cùng với trình độ ngôn ngữ tương đối cao.

Do đó, đối với những thí sinh với năng lực tiếng Anh không thực sự cao cũng như mục tiêu hướng đến không quá cao, việc chú ý đến giọng văn cũng chưa thực sự quan trọng. Nhưng đối với những thí sinh có mong muốn có một bài viết hoàn chỉnh và phù hợp nhất, việc chú ý đến giọng văn lại rất cần thiết. Ví dụ như trong đề bài trên, giọng văn của lá thư cần đảm bảo những yêu cầu sau:

• Sự không hài lòng của người viết: Tác giả lá thư là một người đang gặp một tình huống không hài lòng, thất vọng và có lẽ đang giận dữ. Do đó, giọng văn có thể sẽ nghiêm trọng và yêu cầu một sự phản hồi thích đáng.

• Tính lịch sự của lá thư: Với một lá thư trang trọng, tác giả cũng cần giữ cho lá thư không bị quá khiếm nhã dù đang có phần không hài lòng. Tránh đẩy sự giận dữ lên quá cao hay có những lời lẽ quá khắt khe đối với người nhận thư. Do đó, giọng văn tuy vẫn nghiêm nhưng vẫn phải có tính lịch sự và khách sáo nhất định.

• Tính phù hợp khi đưa ra yêu cầu trong thư: Đề bài, bối cảnh và nội dung của thư cũng quyết định giọng văn thế nào là phù hợp. Ví dụ, nếu tác giả chọn mặt hàng thực phẩm chỉ là một gói mì ăn liền hay một loại thực phẩm giá thành không cao, chi phí tác giả bỏ ra không nhiều mà giọng văn lại quá khắt khe, thể hiện sự giận dữ quá lớn lại là không hợp lý. Do đó, tác giả cần chọn lựa mặt hàng nào với giá thành không quá thấp, bối cảnh phù hợp để tác giả có lý do tức giận và thất vọng, từ đó viết một lá thư phàn nàn. Ví dụ, thức ăn mua về là để phục vụ cho cả một buổi tiệc nào đó có ý nghĩa quan trọng, hoặc thức ăn đã bị hỏng từ rất lâu mà nhân viên siêu thị vẫn trưng bày trên kệ, cho thấy sự bất cẩn và không chuyên nghiệp của cửa hàng cũng như là có thể đe doạ sức khoẻ của người tiêu dùng.

Step 3: Address each requirement of the task one by one

Explain what happened to you: Ở đây thí sinh cần mô tả cụ thể thực phẩm mình mua là gì và vấn đề phát sinh là gì. Ví dụ như trong bài mẫu dưới đây, đó là hai hộp pizza đông lạnh bị hết hạn sử dụng mà người viết dự định sẽ dùng trong buổi tiệc sinh nhật của con gái mình. Chính vì vậy khi phát hiện thức ăn bị hết hạn, buổi tiệc đó bị ảnh hưởng nghiêm trọng và trở thành một lý do chính đáng để người viết cảm thấy không hài lòng trước khi viết thư phàn nàn cho phía cửa hàng.

My name is Jack. I am writing this letter to express my strong dissatisfaction with the food I have purchased at your supermarket.

Last night, my daughter and I stopped by one of your stores which is located at the corner of King and Oak Street with a view of finding some food for her birthday party. After picking two boxes of frozen pizza, we rushed home without having carefully checked the expiry date. Unfortunately, no sooner had my wife opened the box than we found that all of the pizza had been spoiled with an unpleasant smell, which ruined the entire party.

Provide specifics regarding the date and time of purchase, and inquire about the manager's course of action: The author discusses enclosing the purchase receipt along with the letter, emphasizing that although the purchase date was just yesterday, the expiration could have occurred long before. This ensures that all provided information serves a specific purpose. Additionally, providing such date and time information connects the author's request to the store, making the request more logical and persuasive, avoiding disjointed points. Finally, succinctly and formally conclude the Formal letter in IELTS Writing.

As evident from the attached receipt, the purchase was made at 5:45 PM on 03rd November. However, I suspect that the pizza we purchased had already expired a week or two before. This not only disappoints customers but also poses health risks. Therefore, I urge you to implement a stricter food quality control process for the sake of your customers.

I await your response along with a resolution to my issue. If further information is required, please don't hesitate to contact me.

Conclusion