Buzz
Excel là một trong những phần mềm văn phòng hữu ích nhất của bộ Microsoft Office. Trong bài viết này, Mytour sẽ hướng dẫn bạn 5 cách lọc dữ liệu trong Excel một cách dễ dàng và nhanh chóng.
Bên cạnh Words hay PowerPoint, Excel cũng được sử dụng rộng rãi khi cần xử lý dữ liệu thống kê. Với nhiều hàm và công cụ tiện ích, Excel giúp bạn nhanh chóng sắp xếp và xử lý dữ liệu số và chữ một cách đơn giản nhất. Trong bài viết này, Mytour sẽ hướng dẫn bạn 5 cách lọc dữ liệu trong Excel đơn giản. Bạn cũng sẽ biết cách tạo và xóa bộ lọc sau khi hoàn thành công việc với dữ liệu cần xử lý.
Bộ lọc trong Excel là gì?
Nếu bạn thường xuyên làm việc với bảng tính, bạn chắc chắn đã quen thuộc với công cụ lọc. Bộ lọc, hay Auto Filter, được sử dụng để tập hợp và hiển thị thông tin có cùng một đặc điểm nào đó. Bộ lọc giúp bạn dễ dàng theo dõi các trường dữ liệu cần xử lý và ẩn những dữ liệu không cần thiết đi. Đây là công cụ hữu ích với những người làm việc thường xuyên với số liệu thống kê.
Tại sao nên sử dụng bộ lọc trong Excel?
Bộ lọc trong Excel mang lại nhiều lợi ích cho việc xử lý dữ liệu và thông tin. Người dùng có thể sắp xếp thông tin theo thứ tự từ A đến Z hoặc ngược lại. Ngoài ra, bạn có thể sắp xếp theo màu sắc, số liệu, hoặc ngày tháng năm tuỳ theo nhu cầu. Đặc biệt, khi sử dụng bộ lọc trong Excel, người dùng có thể chỉnh sửa dữ liệu một cách thuận tiện. Sau khi hoàn thành chỉnh sửa, bạn có thể đơn giản tắt bộ lọc để dữ liệu hiển thị lại theo thứ tự ban đầu mà không cần phải sắp xếp lại.
Cách thêm bộ lọc vào Excel
Thêm bộ lọc vào Excel không quá phức tạp. Đầu tiên, bạn cần đảm bảo rằng các tiêu đề của dữ liệu nằm trên cùng một hàng. Sau đó, bạn có thể thực hiện thêm bộ lọc theo một trong những cách sau đây.
Với tab Home, bạn chọn vào nhóm Chỉnh sửa, sau đó sẽ thấy phần hiển thị trỏ xuống có các tùy chọn “Sắp xếp từ A đến Z”, “Sắp xếp từ Z đến A” đề xuất sẵn. Tuy nhiên bạn có thể nhấp vào Lọc để bắt đầu tạo bộ lọc phù hợp.
Với tab Dữ liệu, bạn có thể thấy công cụ Lọc ngay trong nhóm Sắp xếp & Lọc. Chỉ cần nhấp chuột một lần là có thể bắt đầu sử dụng công cụ lọc. Ngoài ra, nếu bạn muốn sử dụng các phím tắt để tiết kiệm thời gian thao tác chuột thì hãy lưu ý cách bật/ tắt bộ lọc đó là tổ hợp phím: Ctrl + Shift + L. Sau khi bật công cụ lọc, bạn sẽ thấy trên thanh tiêu đề có các mũi tên hướng xuống như hình ảnh trên đây. Khi đó bạn có thể bắt đầu xử lý dữ liệu với bộ lọc Excel.
5 cách lọc trong Excel đơn giản
Về bản chất, bạn có thể hiểu bộ lọc như một công cụ tạm thời ẩn đi các dữ liệu không cần thiết và chỉ hiển thị những dữ liệu cần thiết để làm việc. Do đó, tùy vào mục đích sử dụng khác nhau, người dùng sẽ áp dụng các loại bộ lọc khác nhau. Dưới đây là 5 cách lọc dữ liệu phổ biến nhất khi làm việc với Excel.
Cách lọc trong Excel theo dữ liệu ký tự
Đây là cách lọc các ô chứa dữ liệu dạng chữ hoặc số. Sau khi thêm bộ lọc vào cột chứa dữ liệu cần xử lý, bạn chỉ cần nhấp vào mũi tên để bộ lọc ký tự hiển thị ra một bảng phân loại sẵn. Bạn có thể lựa chọn các ký tự để áp dụng bộ lọc tự động. Ví dụ, trong hình ảnh dưới đây, tôi sẽ áp dụng bộ lọc để chỉ hiển thị những người có tên là Nam trong bảng dữ liệu Excel. Đây cũng là cách lọc dữ liệu trong Excel 2003 rất phổ biến và được nhiều người sử dụng.
cách
Để thực hiện, bạn chỉ cần nhấp vào mũi tên để bảng lựa chọn xuất hiện, sau đó chọn các bộ lọc muốn áp dụng và nhấp chuột để hoàn thành.
Lọc các ô trống không có dữ liệu
Đây là một trong những yêu cầu phổ biến khi sử dụng công cụ lọc của Excel. Trong danh sách dữ liệu, có thể có những ô trống không chứa bất kỳ ký tự hay số nào. Những ô này thường xuất hiện ngẫu nhiên giữa các ô có chứa dữ liệu. Việc xử lý từng ô một sẽ tốn nhiều thời gian, đặc biệt là khi danh sách dữ liệu dài. Đây là lúc bạn cần sử dụng bộ lọc để loại bỏ các ô trống này.
Để thực hiện, bạn chỉ cần nhấp vào mũi tên của bộ lọc tự động. Sau khi hiển thị tất cả các bộ lọc, bạn chọn tất cả các ô và bỏ chọn ô Blanks. Đây là bộ lọc dành cho các ô trống, thường nằm cuối danh sách trong hộp Show All. Kết quả là các ô không có dữ liệu sẽ không còn hiển thị và chỉ hiển thị các ô có dữ liệu.
Lọc ngày tháng năm trong Excel
Một trong những phương pháp rất phổ biến là sử dụng bộ lọc Ngày Tháng Năm. Thường được áp dụng để thống kê danh sách nhập hàng hoặc chấm công theo ngày. Bộ lọc này cho phép hiển thị dữ liệu theo tuần hoặc tháng. Ví dụ, bạn có thể hiển thị thông tin trong 15 ngày đầu tiên của tháng 7 như sau:
Lọc số trong Excel
Giống như bộ lọc ký tự, bạn có thể lọc các ô chứa số theo nhiều cách khác nhau. Bao gồm lọc các số bằng hoặc lớn hơn một giá trị cụ thể, lọc số trong khoảng giữa hai số, lọc 10 số đầu tiên hoặc cuối cùng, và lọc các số nhỏ hoặc lớn hơn giá trị trung bình của dữ liệu.
Để sử dụng bộ lọc số trong Excel, bạn thực hiện tương tự như tạo mũi tên lọc trên tiêu đề cột chứa giá trị. Sau đó, chọn mũi tên xuống để hiển thị bảng các bộ lọc. Chọn bộ lọc số và điều kiện phù hợp để lọc. Kết quả, Excel sẽ hiển thị những giá trị số phù hợp với điều kiện đã chọn.
Cách lọc trong Excel với dữ liệu theo màu
Các bảng tính thông thường hiển thị dữ liệu màu trắng. Tuy nhiên, đôi khi bạn có thể gặp bảng tính với ô dữ liệu được bôi màu để phân loại hoặc làm đẹp bảng tính. Bạn có thể sử dụng bộ lọc để lọc dữ liệu theo màu phông chữ, màu cột hoặc biểu tượng của ô dữ liệu.
Ví dụ trong bảng trên, dữ liệu được đánh dấu bằng ba màu chính là xanh dương, vàng và cam. Để sử dụng bộ lọc màu, chọn mũi tên để hiển thị bảng, sau đó chọn filter by color – lọc theo màu và chọn màu tương ứng. Các ô có màu vàng sẽ được lọc và hiển thị để sử dụng, các ô khác sẽ tạm thời bị ẩn trên bảng.
Sao chép dữ liệu sau khi lọc trong excel
Như đã nhắc ở trên, dữ liệu sau khi lọc sẽ hiển thị trên bảng thống kê để người làm việc có thể dễ dàng thao tác. Các dữ liệu khác sẽ được ẩn đi chứ không bị xóa. Bạn có thể sao chép và chuyển đến một trang tính khác để sử dụng với thao tác đơn giản:
Để sao chép dữ liệu sau khi lọc, chọn các ô chứa dữ liệu đã được lọc và ấn Ctrl + A để chọn toàn bộ dữ liệu. Sau đó chọn Ctrl + C để sao chép, chuyển đến trang tính mới, chọn ô trên cùng bên trái và ấn Ctrl + V. Dữ liệu sau khi lọc sẽ được dán lên một bảng mới. Để không sao chép phần tiêu đề, chọn ô đầu tiên chứa dữ liệu và ấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + End. Excel sẽ tự động chọn đến ô dữ liệu cuối cùng và trừ lại tiêu đề của các cột và hàng.
Cách xóa bộ lọc trong excel
Bộ lọc Auto Filter được sử dụng khi bạn cần xử lý thông tin trong một nhóm dữ liệu trong bảng thống kê lớn. Sau khi sử dụng bộ lọc, bạn có thể xóa nó khỏi bảng. Để xóa bộ lọc khỏi các cột, bạn có thể làm như sau: Chọn biểu tượng bộ lọc trên tiêu đề của cột bạn muốn xóa để bảng hiển thị thông tin đổ xuống. Sau đó, chọn Clear Filter From
Ngoài ra, bạn cũng có thể xóa tất cả các bộ lọc đã tạo trên các cột trong trang tính. Bạn có thể thực hiện như sau: Chọn tab Data, chọn nhóm Sort & Filter, sau đó chọn Clear. Hoặc thứ hai, bạn có thể chọn tab Home, chọn nhóm Editing và chọn Clear trong Sort & Filter. Sau khi xóa bộ lọc, bảng dữ liệu của bạn sẽ có thể sử dụng cho các mục đích in ấn. Bạn cũng có thể tái tạo bộ lọc trong excel cho bảng dữ liệu bất cứ khi nào.
Tạm Kết
Công cụ bộ lọc trong Excel rất hữu ích đối với những người thường xuyên làm việc với bảng dữ liệu và số liệu thống kê. Đây là 5 cách lọc trong Excel đơn giản để bạn tham khảo. Bên cạnh đó, còn rất nhiều thông tin hữu ích về các thủ thuật Excel, Word và các công cụ khác trong bộ Microsoft Office giúp bạn xử lý công việc một cách dễ dàng hơn. Trang tin tức Mytour cũng cập nhật nhiều nội dung về xu hướng công nghệ mới. Hãy theo dõi Mytour để có thêm nhiều thủ thuật và mẹo về thế giới công nghệ nhé!
