Hướng dẫn bí quyết viết thư xin việc bằng tiếng Anh đầy chuyên nghiệp

Ngày nay, nhiều công ty nước ngoài đang mở rộng hoạt động tại Việt Nam, mở ra nhiều cơ hội việc làm với mức lương hấp dẫn. Để nắm bắt cơ hội này, bạn cần viết một CV bằng tiếng Anh và gửi đến nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, nhiều ứng viên gặp khó khăn khi viết email gửi CV bằng tiếng Anh. Nguyên nhân có thể là do tiêu đề, chữ ký email, ngữ pháp, hoặc vốn từ vựng chưa chuẩn, hoặc không biết bắt đầu viết từ đâu. Trong bài viết sau đây, HR Insider sẽ hướng dẫn bạn cách viết email xin việc bằng tiếng Anh một cách chuyên nghiệp và một số mẫu email tham khảo!

Hướng dẫn bước giấy viết email xin việc bằng tiếng Anh

Một mẫu email gửi CV bằng tiếng Anh chuẩn gồm 5 phần chính:

• Tiêu đề email
• Lời chào đầu email
• Nội dung email
• Kết luận
• Kết thúc email và chữ ký

Khi viết email gửi CV xin việc bằng tiếng Anh, bạn cần sử dụng ngôn ngữ trang trọng, không nên sử dụng các cách viết tắt trong tiếng Anh. Thay vào đó, hãy viết rõ ràng: thay vì viết I’m, bạn nên viết I am.

Tiêu đề email xin việc

Mỗi ngày, nhà tuyển dụng nhận được hàng chục email, không chỉ của bạn mà còn của nhiều ứng viên khác. Vì vậy, để email của bạn không bị lạc lõng, hãy viết tiêu đề đầy đủ, rõ ràng và cẩn thận.

Ngoài ra, việc viết tiêu đề thư cũng giúp giảm nguy cơ email của bạn bị chuyển vào hộp thư rác. Một mẫu tiêu đề email gửi CV xin việc bằng tiếng Anh đơn giản bạn có thể tham khảo là: Tên của bạn - Ứng tuyển cho [Tên vị trí công việc].

Lời chào ở phần đầu email

Dù bạn gửi email CV bằng tiếng Việt hay tiếng Anh và nhận thư là ai đi nữa, lời chào và cách xưng hô với người nhận là không thể thiếu. Điều này giúp nhà tuyển dụng cảm thấy bạn là một ứng viên chuyên nghiệp.

Để lời chào đúng và chuyên nghiệp, bạn cần tìm hiểu thông tin về công ty một cách đầy đủ. Nếu chỉ biết tên công ty, bạn có thể sử dụng “Dear + tên công ty”, “Dear Hiring Manager” hoặc “Dear Recruiting Team”. Khi bạn biết rõ danh tính người nhận thư, hãy sử dụng “Dear + Ông/Bà + tên người nhận”.

Nếu người nhận là người nước ngoài, bạn nên sử dụng Last name (họ) của họ.

Ví dụ: Dear Mrs Joan, Dear Mr Josep,... Nếu người nhận là người Việt, bạn có thể gọi bằng cả họ và tên đầy đủ. Ví dụ: Dear Mrs Nguyễn Thị Thủy, Dear Mr Cao Minh Trình,...

Đề cập những nội dung chính

Đây là phần quan trọng nhất của email, nơi bạn giới thiệu thông tin cá nhân và lợi ích mà nhà tuyển dụng sẽ nhận được nếu chọn bạn. Trong đoạn đầu của nội dung email, hãy trình bày rõ vị trí bạn đang ứng tuyển, nguồn thông tin bạn tìm được,... trong khoảng 1-2 câu.

Sau đó, bạn nên nêu rõ mục tiêu để tránh sự không rõ ràng và tiết kiệm thời gian đọc cho người nhận. Trong đoạn này, bạn cần trả lời các câu hỏi như: “Tại sao nhà tuyển dụng nên chọn bạn?”, “Bạn có kinh nghiệm nào phù hợp với vị trí mà bạn đang ứng tuyển?” và “Tại sao bạn muốn làm việc ở vị trí này?”.

Đoạn kết của email xin việc bằng tiếng Anh

Ở phần này, bạn nên tổng kết vấn đề và đề xuất bước tiếp theo. Ví dụ, mong muốn được phỏng vấn để thảo luận về kỹ năng, kinh nghiệm,... Bạn cũng cần cung cấp thông tin liên hệ, nhắc đến CV hoặc sơ yếu lý lịch nếu có đính kèm. Cuối cùng, đừng quên gửi lời cảm ơn tới nhà tuyển dụng và hy vọng sớm nhận được phản hồi.

Kết thúc email chuyên nghiệp và chữ ký

Khi kết thúc email, sử dụng “Best” hoặc “Sincerely” để thể hiện sự lịch sự. Đây là những cách xưng hô phổ biến và thường được sử dụng. Ngoài ra, việc ký tên cuối email là quan trọng, bạn có thể gõ đầy đủ họ và tên thay cho chữ ký.

Xem thêm: Cách viết thư ứng tuyển – Cover Letter dành cho người mới ra trường

Một số lưu ý trong cách viết email gửi CV bằng tiếng Anh

Hình thức trình bày email

Khi viết email gửi CV xin việc bằng tiếng Anh, cần chú ý một số điểm sau đây về hình thức:

• Sử dụng font chữ có chân (serif) như Time News Roman cho toàn bộ email.
• Cỡ chữ 13 hoặc 14, căn lề trái hoặc căn lề 2 bên.
• Độ dài nằm trong khoảng 1 trang giấy A4.
• Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp, nghiêm túc, bao gồm tên họ và tên; hoặc có thể đính kèm thêm ngày tháng năm sinh trong email gửi CV bằng tiếng Anh.

Nội dung email

Trong việc viết email gửi CV bằng tiếng Anh, ngoài hình thức ngắn gọn và ấn tượng, nội dung cần phải đầy đủ và thu hút. Nội dung được xem như “linh hồn” của email, nên cần chỉn chu, trình bày đầy đủ các thông tin quan trọng như:

• Tiêu đề email: Phần nhỏ nhưng quan trọng, ghi rõ họ tên và vị trí ứng tuyển để tránh bị bỏ sót.
• Nội dung thư: Ngắn gọn, súc tích, tránh lặp lại thông tin đã có trong CV đính kèm.
• File đính kèm: Sử dụng câu “Tôi đã đính kèm CV vào email này” để thông báo với nhà tuyển dụng, tránh bị bỏ sót.

Để tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng, cần lưu ý các điểm sau:

• Kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp: Trong email gửi CV đến nhà tuyển dụng, cần chú ý tránh mắc lỗi chính tả và ngữ pháp. Hãy nhờ sự trợ giúp từ người thân, bạn bè hoặc sử dụng phần mềm kiểm tra ngữ pháp trước khi gửi email.
• Sử dụng từ ngữ phù hợp: Sử dụng danh từ và câu bị động để làm cho câu văn trở nên trang trọng hơn. Hãy chèn các cụm từ và tính từ để thể hiện sự tích cực và nhiệt huyết của bạn đối với công việc.
• Tránh câu văn quá đơn giản hoặc quá dài dòng: Hãy giữ mỗi nội dung trong email trong khoảng 2 dòng.

Một số mẫu email xin việc bằng tiếng Anh tham khảo

Mẫu email xin việc bằng tiếng Anh

Mẫu email xin việc kế toán bằng tiếng Anh

Mẫu email xin việc lĩnh vực Công nghệ thông tin bằng tiếng Anh

Từ vựng thường sử dụng trong email xin việc bằng tiếng Anh

Ngoài việc nắm vững cách viết email gửi CV bằng tiếng Anh, để sử dụng từ ngữ linh hoạt, bạn có thể tham khảo danh sách từ vựng phổ biến thường xuất hiện trong các email xin việc bằng tiếng Anh dưới đây:

Hy vọng những chia sẻ về cách viết email gửi CV bằng tiếng Anh sẽ mang lại cho bạn kiến thức mới về việc ứng tuyển và xin việc. Đừng quên truy cập WowCV – nền tảng tạo CV trực tuyến chuyên nghiệp cùng Mytour – nơi tìm kiếm việc làm uy tín dành cho mọi ứng viên, giúp bạn dễ dàng có được công việc mơ ước.