Buzz
Microsoft Access là một phần mềm cơ sở dữ liệu giúp việc biên soạn dữ liệu trở nên dễ dàng. Nhưng để xuất dữ liệu từ Microsoft Access sang Word thì làm thế nào?
Trong bộ ứng dụng Office của Microsoft có nhiều ứng dụng chuyên biệt cho từng nhu cầu khác nhau. Ví dụ, nếu bạn muốn tạo một cơ sở dữ liệu, Microsoft Access sẽ hỗ trợ bạn. Access cung cấp hầu hết các tính năng bạn cần trong một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ. Bạn có thể tạo bảng, biểu mẫu, truy vấn, mối quan hệ, báo cáo, macro, mô đun và đặt tên.
Trong một số trường hợp, bạn có thể muốn chuyển dữ liệu từ Microsoft Access sang Word. Nếu bạn đang tìm cách làm điều này một cách đơn giản, dưới đây là câu trả lời cho bạn.
Chú ý:
- Bạn không thể chuyển đổi tất cả các loại đối tượng từ Access sang Word.
- Bạn không thể chuyển đổi các mối quan hệ, macro, module và các đối tượng đồ họa như ảnh, Microsoft Graph từ Access sang Word.
- Không có phương pháp nào cho phép nhập trực tiếp dữ liệu từ Microsoft Access sang Word.
Cách chuyển dữ liệu từ Access sang tài liệu Word
Để chuyển dữ liệu từ Access sang Word, bạn có thể sử dụng công cụ Export—RTF File Wizard. Mặc dù có một số hạn chế, nhưng bạn vẫn có thể sử dụng nó để thực hiện công việc này một cách dễ dàng. Nếu không hài lòng với công cụ này, bạn có thể tham khảo danh sách TOP phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu tốt nhất hiện nay để tìm kiếm lựa chọn thay thế cho Microsoft Access.
Hướng dẫn từng bước chuyển dữ liệu từ Access sang Word
1. Mở cơ sở dữ liệu trên Access.
2. Lựa chọn đối tượng bạn muốn xuất trong bảng Navigation.
3. Kiểm tra bảng, truy vấn, biểu mẫu hoặc báo cáo để đảm bảo không có lỗi. Trong cơ bản, Access cung cấp chỉ báo lỗi mỗi khi phát hiện vấn đề. Khi đó, bạn sẽ thấy các biểu tượng tam giác màu xanh lá cây và một số lỗi. Bước này quan trọng vì Access sẽ tự động thay thế vị trí lỗi bằng một giá trị null sau khi xuất dữ liệu.
4. Chọn chế độ xem hoặc một phần của dữ liệu xuất. Cách tốt nhất để chọn dữ liệu xuất từ nhiều bảng là sử dụng các truy vấn trong MS Access. Nếu muốn xuất tất cả dữ liệu từ đối tượng, bạn có thể bỏ qua bước này.
5. Nhấp vào tab Dữ liệu Bên Ngoài và chọn Thêm > Word. Công cụ hướng dẫn xuất Export—RTF File sẽ được mở.
6. Trong cửa sổ hiển thị, nhập tên tập tin và chọn vị trí lưu dữ liệu bạn muốn xuất.
7. Đánh dấu vào ô Mở tệp đích sau khi quá trình xuất hoàn tất nếu cần.
8. Nếu đã lựa chọn dữ liệu cần xuất, đánh dấu vào ô Xuất chỉ các bản ghi được chọn. Nếu không, để trống ô đánh dấu để xuất toàn bộ dữ liệu trong đối tượng.
9. Nhấn OK để bắt đầu quá trình xuất.
Nếu đã có một tập tin có cùng tên, bạn có thể chọn để Access ghi đè dữ liệu hoặc không. Chọn Có để ghi đè lên tập tin, Không để chọn một tên mới cho tập tin.
Theo mặc định, Access sẽ tạo một tập tin Microsoft Word Rich Text Format ở định dạng RTF. Để thêm dữ liệu từ Access vào tài liệu Word, làm theo các bước sau:
- Mở tập tin RTF.
- Sao chép toàn bộ nội dung của tập tin.
- Dán dữ liệu vào tài liệu Word.
Ngoài việc sử dụng công cụ Export—RTF File, bạn cũng có thể thực hiện cách xuất dữ liệu từ Access sang Word một cách đơn giản hơn. Đó là sao chép dữ liệu từ bảng, truy vấn, biểu mẫu hoặc báo cáo và dán trực tiếp vào tài liệu Word.
Dưới đây là phương pháp chuyển dữ liệu từ Microsoft Access sang Word. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích với bạn.
