Hướng dẫn cách đóng băng một phần tài liệu Word để thực hiện thao tác tham chiếu dễ dàng

Việc cố định dòng trong Word không hề khó. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách cố định trang cũng như dòng văn bản trong Word.

Soạn thảo văn bản là một hoạt động không thể thiếu trên máy tính. Hiện nay, bạn có rất nhiều sự lựa chọn trên Internet, bao gồm cả các ứng dụng miễn phí như Google Docs. Tuy vậy, Microsoft Word vẫn giữ vững vị thế của mình.

Microsoft Word thường được tích hợp sẵn trên hệ điều hành Windows. Mặc dù là phần mềm trả phí, Word vẫn là sự lựa chọn ưa thích trong các doanh nghiệp, công ty và tổ chức bởi tính đơn giản và tính linh hoạt, đặc biệt là khi nằm trong bộ Microsoft Office.

Với Microsoft Word, bạn có thể dễ dàng soạn thảo văn bản, định dạng font, màu chữ, chỉnh lề, thậm chí chèn ảnh và đóng dấu logo. Ngoài ra, Word còn hỗ trợ cố định chữ, trang hoặc một phần trong tài liệu để thuận tiện tham khảo. Tính năng này tương tự như việc đóng băng hàng và cột trong Excel. Dưới đây là cách cố định dòng trong Word.

• Mytour Microsoft Word
• Mytour Microsoft Word Online
• Mytour Microsoft Word cho iOS
• Mytour Microsoft Word cho Android

Cách cố định một phần tài liệu Word

Nếu bạn định viết một báo cáo chuyên sâu và dài, với nhiều phần trong Word, có một số mục cần kết nối với các phần trước đó, thì bạn sẽ phải cuộn lên/xuống nhiều lần giữa các trang. Bạn cũng có thể cần phải sao chép và dán văn bản hoặc biểu đồ giữa các phần.

Microsoft Word cho phép bạn chia cửa sổ và xem nhiều phần khác trong một tài liệu mà không cần cuộn nhiều.

1. Mở tài liệu trong Word.

2. Truy cập vào Ribbon> Xem > nhấn Split.

3. Tài liệu sẽ được chia thành hai cửa sổ bằng một đường thẳng có thể di chuyển. Điều chỉnh kích thước của hai cửa sổ này bằng chuột. Di chuột đến đường chia và khi thấy biểu tượng chia tách, nhấn chuột và kéo đường chia đó tới vị trí mới.

4. Để kích hoạt một bản sao của vùng phân chia, chỉ cần nhấp vào bất kỳ đâu trong đó. Với tài liệu được chia thành hai phần này, bạn có thể xử lý nội dung của một phần trong khi giữ phần còn lại tĩnh hoặc “đóng băng” để dễ dàng tham chiếu. Ví dụ, phần trên giữ nguyên trong khi phần dưới là khu vực làm việc.

5. Gỡ bỏ phân chia bằng cách nhấp vào View > Remove Split, kéo đường chia lên trên hoặc xuống dưới cửa sổ, hoặc nhấp đúp vào đường phân chia.

Làm việc với tài liệu chia đôi trong Microsoft Word

Dưới đây là một vài điều quan trọng cần ghi nhớ khi chia màn hình tài liệu thành hai phần:

1. Sau khi phân chia, nhấn vào phần bạn muốn thay đổi, sau đó chọn một bố cục khác trên tab View. Bạn có thể xem hai phần như hai cửa sổ riêng biệt và sử dụng các lệnh View khác nhau để đổi bố cục của từng phần. Ví dụ, bạn có thể giữ cửa sổ trên ở bố cục Print, còn cửa sổ dưới ở dạng Web. Hoặc bạn có thể đặt cửa sổ trên ở dạng Outline, dưới ở bố cục Print.
2. Vì cùng một tài liệu, bất kỳ thay đổi nào trong định dạng bố cục đều sẽ ảnh hưởng tới cả hai bản sao. Ví dụ, nếu bạn in đậm một đoạn trong bản sao trên, nội dung tương ứng trong bản sao dưới cũng sẽ tự động được in đậm.
3. Bạn có thể thiết lập các mức độ thu phóng khác nhau cho từng phần phân đôi. Tính năng này hữu ích với người dùng có thị lực kém hoặc khi bạn muốn điều chỉnh kích thước của đồ thị, bảng biểu.
4. Bạn có thể sử dụng phần phân chia bên dưới như một màn hình xem trước trước khi in. Sắp xếp hiển thị nhiều trang trên màn hình này bằng cách: View > Multiple Pages để có cái nhìn tổng thể chính xác về cách thiết kế tài liệu.

Chia tài liệu theo chiều dọc

Rất tiếc, Microsoft Word chỉ cho phép phân đôi tài liệu theo chiều ngang. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng mẹo mở cùng một tài liệu trong hai cửa sổ Microsoft Word như sau:

1. Trong Microsoft Word 2016, mở tài liệu đầu tiên. Sau đó, vào File > View > New Window.

2. Chọn View > View Side by Side. Tài liệu sẽ mở trong một cửa sổ liền kề, cho phép bạn làm việc song song hai tài liệu, tương tự như kiểu phân chia theo chiều dọc.

Nếu bạn cuộn lên hoặc xuống, phần bên cạnh sẽ di chuyển theo. Nếu muốn đóng băng một phần hoặc chỉ cuộn phần nội dung khác, hãy chọn Synchronous Scrolling để tắt chế độ này.

Nút Split trong Microsoft Word có thể giúp xử lý tài liệu dài dễ dàng hơn. Vì thế, hãy thử nút này mỗi khi cần tham chiếu nội dung nhé!

Cách khóa hộp văn bản trong Microsoft Word

Ngoài việc “đóng băng” một phần tài liệu, bạn cũng có thể cố định chữ trong Word như sau:

1. Để thực hiện, hãy sử dụng các công cụ trong tab Developer trên Ribbon.
2. Sau khi mở tab Developer, mở tài liệu chứa hộp văn bản cần khóa và chuyển đổi sang tab Developer. Ở đây, chọn “Restrict Editing” trong phần Protect.
3. Một bảng sẽ xuất hiện bên phải, nơi bạn có thể giới hạn quyền chỉnh sửa cho toàn bộ hoặc một phần cụ thể của tài liệu. Tại đây, tích vào ô cạnh “Allow only this type of editing in the document” trong phần “Editing restrictions”, sau đó, giữ nguyên lựa chọn No changes trong menu thả xuống.
4. Tiếp theo, bạn cần chọn toàn bộ nội dung trong tài liệu, trừ hộp văn bản muốn khóa. Cách đơn giản nhất là nhấn Ctrl+A để chọn tất cả trong tài liệu, rồi giữ phím Ctrl khi click từng ô, sau đó, bỏ chúng khỏi lựa chọn.
5. Sau khi đã chọn nội dung, tích vào ô cạnh Everyone trong Exceptions. Cuối cùng, chọn “Yes, Start Enforcing Protection” ở phía dưới của bảng Restrict Editing. Nhập mật khẩu bảo vệ, sau đó click OK. Xong!