Buzz
Khi dữ liệu trong Excel phân tán trên nhiều sheet hoặc file khác nhau, việc tổng hợp chúng vào một tài liệu sẽ tiện lợi hơn trong quá trình tính toán. Hợp nhất dữ liệu giúp bạn làm việc một cách dễ dàng hơn.
Trong bài viết này, Mytour sẽ hướng dẫn cách kết hợp nhiều dữ liệu vào một bảng tính mới của Microsoft Excel.
Với số lượng dữ liệu ít, bạn có thể sao chép và sắp xếp chúng theo ý muốn. Tuy nhiên, khi có nhiều dữ liệu, đặc biệt là trên nhiều bảng tính, việc hợp nhất cần được thực hiện một cách hợp lý để tiết kiệm thời gian và công sức.
Hướng dẫn tổng hợp dữ liệu từ các Sheet thành một tài liệu Excel mới
Một cách đơn giản để hợp nhất các sheet trong Excel là sử dụng lệnh Di chuyển hoặc Sao chép Sheet. Mặc dù phương pháp này có một số hạn chế nhất định, nhưng nó lại nhanh chóng và dễ dàng.
Đầu tiên, hãy mở các Sheet mà bạn muốn kết hợp để tạo ra một Workbook (file Excel) mới. Sử dụng menu Định dạng trong tab Trang chủ và chọn Di chuyển hoặc Sao chép Sheet.
Hộp thoại Di chuyển hoặc Sao chép sẽ xuất hiện:
Trong trình đơn thả xuống ở phần Đến sách:, chọn (sách mới). Bạn có thể sử dụng phần Trước trang:
Hợp nhất dữ liệu vào cùng một sheet
Đôi khi, bạn muốn tổng hợp nhiều bộ dữ liệu có cùng cấu trúc và đưa chúng vào một sheet duy nhất. Với sự hỗ trợ của Excel, việc này trở nên dễ dàng, miễn là bạn đảm bảo rằng các bộ dữ liệu nguồn có cùng cấu trúc.
Dưới đây là hai bảng dữ liệu chúng tôi sẽ sử dụng. Để đảm bảo quá trình hợp nhất dữ liệu diễn ra chính xác, hai yếu tố quan trọng nhất là: 1- các bảng phải có cấu trúc dữ liệu giống nhau, bao gồm tên cột và loại dữ liệu trong mỗi cột; 2- không có dòng hoặc cột trống trong các bảng dữ liệu.
Trong một bảng tính mới, hãy truy cập vào tab Dữ liệu, sau đó chọn Tổng hợp.
Trong menu thả xuống, chọn Tổng, sau đó sử dụng các nút trong phần Tham chiếu để chọn vùng dữ liệu bạn muốn hợp nhất.
Lặp lại cho tất cả các vùng dữ liệu bạn muốn kết hợp. Bạn thậm chí có thể truy cập vào các vùng dữ liệu từ các bảng tính khác nhau bằng cách sử dụng nút Duyệt (hoặc Chọn trên Mac).
Đánh dấu vào ô Tạo liên kết đến dữ liệu nguồn nếu muốn dữ liệu trên bảng tính mới tiếp tục được cập nhật từ nguồn dữ liệu ban đầu. Bạn cũng có thể chọn hiển thị nhãn cho cột hoặc dòng trong Sử dụng nhãn trong. Trong ví dụ này, tôi chọn cả Hàng đầu tiên và Cột bên trái vì muốn hiển thị cả hai.
Cuối cùng, nhấn Đồng ý.
Rất tiếc là phương pháp này chỉ phù hợp với dữ liệu số. Nếu bạn làm việc với dữ liệu văn bản, cần tìm hiểu cách kết hợp trong Excel bằng VBA.
Kết hợp Workbooks bằng VBA
Nếu muốn kết hợp sheet từ nhiều workbook một cách nhanh chóng, viết một macro VBA là lựa chọn tốt nhất. Điều này đặc biệt thuận tiện khi bạn cần thực hiện công việc này thường xuyên.
Đảm bảo rằng tất cả các workbook cần kết hợp đều nằm trong cùng một thư mục trên máy tính. Sau đó, tạo một bảng tính Excel mới và thực hiện các bước dưới đây để gộp chúng vào một file.
Mở tab Developer và bấm vào Visual Basic.
Vào Insert > Module, sao chép và dán phần dưới đây vào ô nội dung:
Hãy đảm bảo rằng bạn đã thay đúng đường dẫn trong phần Path = “....” tới thư mục chứa các tập tin Excel mà bạn muốn hợp nhất dữ liệu.
Sau đó, lưu bảng tính dưới dạng file XLSM để kích hoạt macro. Chạy macro và bạn sẽ thấy: chỉ trong một nháy mắt, đã có một bảng tính mới chứa tất cả các sheet từ các file trong thư mục gốc.
Làm việc với Microsoft Excel không phức tạp nhưng cũng không đơn giản như nhiều người nghĩ, đặc biệt là trong việc làm việc với các Sheet từ các file khác nhau. Nếu bạn có kinh nghiệm về Excel, hãy chia sẻ để mọi người cùng học hỏi thêm những kỹ thuật hay nhất nhé!
Có thể bạn quan tâm:
- Làm việc với Sheet trong Excel 2016
- Tổng hợp các hàm lượng giác trong Excel
- Thiết lập để in từng vùng trong bảng tính Microsoft Excel
