Hướng dẫn cách kích hoạt Chế độ Nghỉ của Outlook

Out of Office Assistant (Trợ lý nghỉ) trong Microsoft Outlook là tính năng giúp bạn tự động phản hồi email khi bạn vắng mặt hoặc không có mặt tại văn phòng. Tính năng này chỉ áp dụng cho người dùng sử dụng tài khoản Microsoft Exchange; tuy nhiên, người dùng cá nhân không dùng tài khoản Exchange cũng có thể tự tạo mẫu tin nhắn và quy tắc để Outlook phản hồi tự động. Nếu bạn không biết tài khoản của mình là loại nào, hãy biết rằng tài khoản Exchange thường được sử dụng trong các tổ chức hoặc trường học. Mytour sẽ hướng dẫn bạn cách thiết lập Chế độ Nghỉ trên Outlook cho cả hai trường hợp: sử dụng tài khoản Exchange và tài khoản khác.

Mở Microsoft Outlook trên máy tính của bạn. Thường thì ứng dụng này sẽ nằm trong Menu Start.

Nhấp vào nút Thông tin trong thẻ Tập tin.

Nhấp vào Câu trả lời tự động (Out of Office).

Chọn ô bên cạnh “Gửi câu trả lời tự động”.

Chọn thẻ Bên trong tổ chức của tôi.

Nhập nội dung câu trả lời tự động cho đồng nghiệp của bạn.

Chọn thẻ Bên ngoài tổ chức của tôi.

Nhập nội dung câu trả lời tự động cho người ở ngoài tổ chức gửi email cho bạn.

Nhấp vào nút OK.

Mở Microsoft Outlook trên máy tính của bạn. Thường thì ứng dụng này sẽ nằm trong Menu Start.

Chọn nút Trợ lý vắng mặt trong thẻ Công cụ.

Chọn để kích hoạt chức năng “Gửi tin nhắn vắng mặt”.

Chọn thẻ Bên trong tổ chức của tôi.

Nhập nội dung câu trả lời tự động cho đồng nghiệp trong văn phòng hoặc công ty.

Chọn thẻ Bên ngoài tổ chức của tôi.

Nhập nội dung tự động bạn muốn gửi cho những người ngoài tổ chức khi họ email bạn. Ví dụ, bạn có thể thông báo bạn vắng mặt và hướng dẫn họ liên hệ với ai đó khác trong văn phòng. Chỉ những email từ tên miền khác mới nhận được tin nhắn này.

Nhấp vào OK. Những người gửi email khi bạn vắng mặt sẽ nhận được câu trả lời tự động. Nếu không đặt thời gian, câu trả lời tự động sẽ tiếp tục được gửi cho đến khi bạn tắt tính năng này.

Mở Microsoft Outlook trên máy tính. Thường ứng dụng này nằm trong Menu Start.

Chọn Out of Office Assistant trong thẻ Tools. Thẻ Tools nằm trên cùng bên trái của cửa sổ chương trình. Hộp thoại Out of Office Assistant sẽ hiện ra.

Chọn vòng tròn bên cạnh “Tôi đang vắng mặt”.

Nhập tin nhắn vào ô văn bản. Những ai gửi email trong thời gian này sẽ nhận được câu trả lời chỉ một lần cho đến khi bạn trở lại văn phòng.

Nhấp vào OK. Tất cả tổ chức gửi email cho bạn sẽ nhận được câu trả lời vắng mặt vô thời hạn, hoặc cho đến khi bạn chọn “Tôi đã trở lại văn phòng”.

Mở Microsoft Outlook trên máy tính. Thường thì ứng dụng này sẽ nằm trong Menu Start.

Nhấn vào nút Email mới (Thư điện tử mới) trong mục Trang chủ. Mục này nằm trong thanh công cụ trên hộp thư đến, gần với các mục Tệp, Gửi/Nhận, Thư mục, Xem và Nhóm. Thư điện tử trống sẽ mở ra.

Chỉnh sửa mẫu thư vắng mặt. Đầu tiên, hãy để trống phần Gửi đến… và CC….

• Nhập chủ đề cho thư, ví dụ như 'Nghỉ phép' để mọi người biết rằng họ đang nhận được phản hồi tự động từ bạn.
• Nhập nội dung bạn muốn tự động gửi đến những người gửi thư cho bạn vào phần thân thư. Thông điệp này sẽ là mẫu “nghỉ phép”.

Nhấn vào mục Tệp và nhấn vào Lưu Dưới Dạng. Hộp thoại “Lưu Dưới Dạng” sẽ mở ra.

Nhấn vào Mẫu Thư Outlook từ trong menu thả xuống “Lưu Dưới Dạng”.

Nhập tên cho mẫu tin nhắn, sau đó nhấn vào Lưu. Giờ đây mẫu này có thể được sử dụng mỗi khi bạn vắng mặt thông qua thư điện tử trên tài khoản Outlook cá nhân của bạn.

Chọn thẻ Tệp và lựa chọn Quản lý Quy tắc và Thông báo (Quản lý quy tắc và thông báo). Để tự động gửi mẫu đến người dùng khi bạn vắng mặt, hãy tạo quy tắc để Outlook biết và tự động trả lời thư bằng mẫu này.

Nhấp vào Quy tắc mới (Tạo quy tắc mới). Tùy chọn này nằm dưới thẻ Quy tắc Email. Hộp thoại Rule Wizard sẽ hiện ra và hướng dẫn bạn tạo quy tắc.

Nhấp vào “Áp dụng quy tắc cho các tin nhắn tôi nhận được” ( Apply quy tắc cho các tin nhắn tôi nhận được). Tùy chọn này nằm dưới tiêu đề “Bắt đầu từ một quy tắc trống'.

• Nhấp vào Tiếp theo hai lần để bắt đầu tạo quy tắc. Bạn cần nhấp vào Tiếp theo trên trang với nhiều tùy chọn, nhưng hãy để trống Step 1 và 2 để quy tắc hoạt động.

Nhấp vào ô gần dòng “trả lời bằng một mẫu cụ thể”. Tùy chọn này nằm dưới tiêu đề “Bạn muốn làm gì với thông điệp này?'.

Nhấp vào liên kết 'một mẫu cụ thể” ở Step 2. Một cửa sổ sẽ hiện ra.

Chọn “Mẫu Người dùng trong Hệ thống Tập tin” từ trình đơn thả xuống “Tìm Kiếm Trong”.

• Nhấp đúp vào mẫu mà bạn đã tạo trước đó để chọn làm tin nhắn trả lời tự động khi vắng mặt.

Nhấp vào Tiếp Theo. Bạn sẽ được chuyển đến bước cuối cùng trong trình tạo quy tắc Rules Wizard, ở đây bạn có thể đặt tên cho quy tắc, thiết lập ngoại lệ và xem lại.

• Nhập tên cho quy tắc trả lời tự động mà bạn vừa tạo.

Nhấp vào Hoàn Tất (Xong). Từ giờ, bất kỳ ai gửi email cho bạn cũng sẽ nhận được câu trả lời tự động theo mẫu mà bạn đã tạo.

• Bạn có thể xem xét việc thêm ngày thực tế mà bạn không ở văn phòng, cũng như thông tin liên hệ thay thế vào tin nhắn trả lời tự động khi vắng mặt. Thông tin này sẽ giúp cho mọi người biết khi nào họ có thể liên hệ lại với bạn và họ cần liên hệ với ai khi không có bạn ở đó.