Hướng dẫn cách phân cột trong Word đơn giản và nhanh chóng

Việc chia cột trong Word giúp bài viết trở nên khoa học, chuyên nghiệp và dễ đọc hơn. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách phân cột trong Word một cách nhanh nhất. Xem ngay hướng dẫn thực hiện phân cột trong Word qua bài viết dưới đây nhé!

Phân cột trong Word giúp bài viết trông khoa học hơn.

Để phân cột trong văn bản Word, người dùng có thể dùng tab Page Layout theo nhiều cách khác nhau.

Nếu bạn muốn chia văn bản thành 2 cột đồng đều, bạn có thể làm như sau:

Bước 1: Bôi đen đoạn văn bản cần phân cột và nhấn vào tab “Page Layout” trên thanh Menu. Sau đó, chọn mục “Columns” để tiếp tục.

Bạn bôi đen đoạn văn bản cần phân cột rồi nhấn vào tab “Page Layout” và chọn “Columns”.

Bước 2: Tại đây, bạn có thể chọn “Two” để phân văn bản thành 2 cột bằng nhau. Nếu muốn phân thành 3 cột, bạn chỉ cần chọn “Three”.

Chọn “Two” để phân văn bản thành 2 cột bằng nhau.

Sau khi thực hiện cách phân 2 cột trong Word, đoạn văn bản đã chọn sẽ được phân thành 2 phần bằng nhau.

Đoạn văn bản đã được bôi đen sẽ được phân thành 2 cột bằng nhau.

Cách phân cột trong Word không đều cũng khá đơn giản với các thao tác sau đây:

Bước 1: Bôi đen đoạn văn bản muốn phân cột và nhấn vào tab “Page Layout”. Sau đó, chọn “Columns” để tiếp tục.

Bước 2: Tùy vào nhu cầu phân cột, bạn click vào một trong hai lựa chọn sau đây:

+ Left: Nếu muốn phân 2 cột sao cho bên trái nhỏ hơn bên phải.

+ Right: Nếu muốn phân 2 cột sao cho bên trái lớn hơn bên phải.

Bạn chọn “Left” hoặc “Right” để hoàn tất cách phân cột trong Word.

Nếu bạn chọn “Left”, đoạn văn bản sẽ được chia thành hai cột như trong hình dưới đây:

Đoạn văn bản sẽ phân thành 2 cột với bên trái nhỏ hơn bên phải nếu bạn chọn “Left”.

Cách phân văn bản trong Word thành nhiều cột bao gồm các bước sau đây:

Bước 1: Bôi đen đoạn văn bản cần phân thành nhiều cột sau đó chọn tab “Page Layout” và chọn mục “Columns” ở phần dưới.

Bước 2: Tại đây, bạn nhấn vào lựa chọn “More Columns…” để tiếp tục.

Bước 3: Tại hộp thoại Columns, bạn nhập số cột muốn phân đoạn văn bản vào ô “Number of column” rồi chọn “OK”.

Điền số cột bạn muốn vào ô “Number of column” và nhấn “OK”.

Sau khi hoàn thành cách phân cột trong Word thành nhiều phần, đoạn văn bản của bạn sẽ hiển thị như trong hình sau:

Đoạn văn bản ban đầu sẽ được phân thành các cột theo ý của bạn.

Khác với công cụ Page Layout, người dùng có thể sử dụng thẻ Table để chia cột văn bản trong Word để điều chỉnh kích thước và nhập nội dung vào từng cột. Tuy nhiên, bạn chỉ có thể thực hiện cách chia cột này khi có khoảng trống trong tài liệu. Cách phân cột trong Word bằng công cụ Table như sau:

Bước 1: Mở file văn bản trong Word sau đó nhấn vào tab “Insert” trên thanh Menu. Sau đó, bạn chọn mục “Table” để tạo bảng.

Bạn mở văn bản và chọn tab ‘Insert” sau đó chọn mục “Table”.

Bước 2: Giả sử bạn muốn văn bản được trình bày thành 2 cột, di chuyển chuột vào các ô vuông để chọn định dạng 2 x 1 Table để tạo bảng 2 cột và 1 hàng.

Di chuyển chuột vào các ô vuông để chọn bảng 2 x 1 Table.

Bước 3: Lúc này, màn hình sẽ hiển thị bảng với 2 cột và 1 dòng. Ở góc trái phía trên của bảng, bạn nhấp chuột phải vào dấu cộng và chọn “Table Properties…”.

Nhấp chuột phải vào dấu cộng ở góc trái của bảng và chọn “Table Properties…”.

Bước 4: Tại hộp thoại Table Properties, chuyển sang tab “Row” sau đó bỏ chọn mục “Specify height”. Tiếp theo, chọn mục “Allow row to break across pages” ở phần dưới để tiếp tục.

Bỏ chọn “Specify height” và tích vào “Allow row to break across pages”.

Bước 5: Bây giờ, bạn có thể kéo chuột để điều chỉnh độ rộng của từng cột. Sau đó, nhấp chuột phải vào ô vuông góc trái của bảng. Chọn “AutoFit” và sau đó chọn “Fixed Column Width”.

Bạn nhấp chuột phải vào ô vuông góc trái, sau đó chọn “AutoFit” và “Fixed Column Width”.

Bước 6: Nếu bạn muốn xóa đường viền của bảng, hãy chọn tab “Design” trên thanh Menu. Sau đó, chọn “Borders” và nhấn “No Border” để xóa đường viền.

Chọn tab “Design”, sau đó nhấn vào “Borders” và click “No Border” để xóa đường viền.

Sau khi hoàn thành cách chia 2 cột trong Word bằng công cụ Table, bạn có thể nhập đoạn văn bản đã sao chép vào bảng vừa tạo theo ý muốn.

Ngoài Page Layout và Table, người dùng có thể chèn hộp văn bản được liên kết để phân cột khi trình bày trong Word theo các bước sau:

Bước 1: Mở tài liệu cần chia cột trong Word, sau đó chọn tab “Insert”. Tại đây, nhấn vào “Blank Page” để thêm trang Word mới.

Mở tài liệu, chọn thẻ “Insert” và nhấn “Blank Page” để tạo trang mới.

Bước 2: Trên trang mới, chọn “Insert”, sau đó nhấn “Text Box” và chọn “Draw Text Box” để tiếp tục.

Quay lại trang đầu tiên, chọn thẻ “Insert”, sau đó nhấn “Text Box” và click “Draw Text Box”.

Bước 3: Bây giờ, bạn vẽ 2 hộp văn bản ở phía trái (gọi là A1) và phải (B1).

Bước 4: Thực hiện lại bước 2 một lần nữa để tạo trang mới. Thao tác này giúp bạn luôn có trang mới trống mà không ảnh hưởng đến liên kết giữa các hộp văn bản.

Bước 5: Trên trang Word thứ 2, bạn cũng sử dụng “Draw Text Box” để vẽ 2 hộp văn bản ở bên trái (A2) và bên phải (B2).

Bạn dùng “Draw Text Box” để vẽ hai hộp văn bản ở phía trái (A2) và phải (B2).

Bước 6: Bây giờ, đảm bảo rằng các hộp văn bản A1, B1, A2, B2 đều trống. Tiếp theo, nhấn vào hộp A1, chọn tab “Format”, sau đó chọn “Create Link”. Sau đó nhấp vào hộp văn bản mà bạn muốn liên kết, trong trường hợp này là A2.

Thực hiện thao tác tương tự để liên kết B1 với B2. Phương pháp này giúp văn bản chuyển sang hộp văn bản liên kết khi hộp đầu tiên đã đầy.

Nhấn vào hộp A1, chọn “Create Link” trong tab Format, sau đó chọn A2 để liên kết.

Bước 7: Nếu không muốn hiển thị đường viền trong hộp văn bản, nhấp chuột phải vào đường viền đó, chọn “Format Shape”. Trong mục “Line”, tích vào “No line”, sau đó nhấn nút “Close” (dấu X) để đóng cửa sổ và hoàn tất.

Click chuột phải vào đường viền, chọn “Format Shape”, sau đó nhấn “No Line” để xóa đường viền.

Ngoài việc tìm hiểu các cách chia cột trong Word, nhiều người dùng đặt một số câu hỏi khi thực hiện. Ví dụ:

Sau khi chia cột văn bản trong Word, người dùng có thể điều chỉnh kích thước và khoảng cách từng cột theo các bước sau:

Bước 1: Đặt con trỏ vào đoạn văn bản đã chia cột. Chọn tab “Layout” trên thanh Menu, nhấn vào “Columns” và chọn “More Columns…” ở dưới cùng.

Bước 2: Tại đây, màn hình hiển thị cửa sổ Columns để người dùng điều chỉnh, bao gồm:

- Số lượng cột: Số cột muốn chia văn bản.

- Độ rộng và khoảng cách: 

+ Độ rộng: Điều chỉnh kích thước của từng cột.

+ Khoảng cách: Điều chỉnh khoảng cách giữa các cột.

- Áp dụng cho (Apply to):

+ Phần này: Văn bản hiện tại.

+ Từ điểm này trở đi: Đoạn văn bản phía sau con trỏ chuột.

+ Toàn bộ tài liệu: Toàn bộ văn bản.

Bạn có thể xem trước cách trình bày văn bản sau khi điều chỉnh qua phần “Xem trước”.

Nếu muốn thêm đường viền ở giữa các cột văn bản trong Word, bạn làm theo các thao tác dưới đây:

Bước 1: Đặt con trỏ trước phần văn bản muốn tạo đường viền, chọn thẻ “Layout”, chọn “Columns” và bấm chọn “More Columns…”.

Bước 2: Lúc này, hộp thoại Columns hiển thị trên màn hình. Bạn tích chọn vào “Line between” sau đó nhấn “OK” để thêm đường viền giữa các cột văn bản trong Word.

Muốn hủy bỏ việc chia cột văn bản, bạn đặt con trỏ vào phần đã chia cột, chọn thẻ “Layout”, rồi chọn “Columns” và nhấn vào “One” để trở về trạng thái ban đầu.

Có nhiều phương pháp chia cột trong Word để cải thiện sự trình bày khoa học và dễ hiểu. Bạn cũng có thể điều chỉnh kích thước các cột theo ý muốn. Chúc bạn thành công trong việc thực hiện!