Hướng dẫn cách sắp xếp theo thứ tự ABC trong Microsoft Word

Sắp xếp theo thứ tự ABC là một kỹ năng cần thiết trong Word, đặc biệt khi bạn thường xuyên làm việc với các mục lục và danh sách. May mắn thay, quy trình này rất đơn giản khi bạn đã nắm bắt cách thực hiện.

Mở tài liệu bạn muốn chỉnh sửa. Bạn cũng có thể sao chép và dán danh sách các từ cần sắp xếp vào một tài liệu. Để xếp theo thứ tự ABC, dữ liệu cần được định dạng như một danh sách với mỗi hạng mục trên một dòng.

Chọn văn bản cần sắp xếp. Nếu danh sách là một phần trong tài liệu, bạn không cần tô đậm toàn bộ văn bản. Để sắp xếp một danh sách trong tài liệu lớn theo thứ tự ABC, bạn chỉ cần tô đậm phạm vi dữ liệu cần thiết.

Nhấp vào tab Home (Trang chủ).

Trong phần Đoạn văn của tab Home, nhấp vào nút Sắp xếp có biểu tượng chữ “A” nằm trên chữ “Z” và mũi tên hướng xuống. Hộp thoại Sắp xếp văn bản sẽ hiển thị.

Chọn thứ tự. Theo mặc định, quá trình sắp xếp diễn ra theo đoạn văn. Nhấp vào nút Tăng dần hoặc Giảm dần để chọn cách sắp xếp danh sách. Tăng dần sắp xếp theo thứ tự ABC còn Giảm dần sắp xếp ngược lại.

• Nếu muốn sắp xếp theo từ thứ hai của mỗi hạng mục (ví dụ như theo họ trong định dạng tên trước, họ sau trong tiếng Anh), nhấp vào nút Tùy chọn trong hộp thoại Sắp xếp văn bản. Tại mục “Tách trường bằng”, chọn Khác và nhập một dấu cách. Nhấp OK, sau đó chọn Từ thứ 2 trong trình đơn Sắp xếp theo. Cuối cùng, nhấp OK để sắp xếp danh sách.

Mở tập tin bạn muốn chỉnh sửa. Bạn cũng có thể sao chép và dán danh sách từ cần sắp xếp vào tài liệu. Để sắp xếp theo thứ tự ABC, dữ liệu cần được định dạng như một danh sách với mỗi hạng mục trên một dòng.

Chọn văn bản cần sắp xếp. Nếu danh sách là một phần của tài liệu, bạn không cần phải làm nổi bật toàn bộ văn bản. Nếu muốn sắp xếp một danh sách trong tài liệu lớn theo thứ tự ABC, bạn chỉ cần làm nổi bật phạm vi dữ liệu cần thiết.

Nhấp vào tab Table (Bảng) sau đó chọn Sắp xếp. Hộp thoại Sắp xếp văn bản sẽ hiển thị.

Chọn thứ tự. Theo mặc định, quá trình sắp xếp sẽ diễn ra theo đoạn văn. Nhấp vào nút Tăng dần hoặc Giảm dần để chọn cách sắp xếp thứ tự danh sách. Tăng dần sẽ xếp danh sách theo thứ tự ABC còn Giảm dần sẽ ngược lại.

• Nếu muốn sắp xếp theo từ thứ hai của mỗi hạng mục (ví dụ như theo họ trong định dạng tên trước, họ sau trong tiếng Anh), nhấp vào nút Tùy chọn trong hộp thoại Sắp xếp văn bản. Tại mục “Tách trường bằng”, chọn Khác và nhập một dấu cách. Nhấp OK, sau đó chọn Word 2 trong trình đơn Sắp xếp theo. Cuối cùng, nhấp OK để sắp xếp danh sách.

• Có thể bạn cần nhấp vào dấu mũi tên hướng xuống ở cuối bảng chọn của MS Word (ví dụ như trình đơn Bảng) để mở rộng và xem tất cả tùy chọn.
• Bạn có thể sử dụng MS Word để sắp xếp văn bản theo thứ tự ABC và sau đó dán vào bất kỳ phần mềm nào cho phép dán văn bản. Chỉ cần chỉnh sửa trong Microsoft Word trước, sau đó sao chép danh sách đã được sắp xếp và dán vào nơi khác.