Buzz
Bài viết này sẽ chi tiết hóa cách nhập công thức và sử dụng một số hàm cơ bản trong Excel 2013.
Để làm cho công việc của bạn trở nên thuận tiện hơn, hãy tìm hiểu cẩn thận những nội dung sau đây:
1. Bí quyết nhập công thức với dấu bằng từ đầu.
Để nhập công thức trong Excel, đừng quên bắt đầu bằng dấu bằng; nếu không, Excel sẽ hiểu đó là một chuỗi kí tự. Để thực hiện, làm như sau:
Bước 1: Nhấp nháy dấu bằng tại ô cần thực hiện phép tính.
Bước 2: Nhập công thức ưa thích vào ô giá trị đó.
Bước 3: Bấm Enter để kiểm tra kết quả.
Để xem lại công thức của ô, click chuột vào ô đó và công thức sẽ xuất hiện ngay trên thanh formula bar.
Ví dụ tính tổng doanh thu theo tháng của doanh nghiệp như sau:
- Tại ô tính, nhập công thức: =D6+D7+D8+D9+D10
- Nhấn Enter -> kết quả sẽ ngay lập tức hiển thị.
2. Khám phá bí mật công thức tổng giá trị trong 1 cột.
Đối với công thức tính tổng nhiều số hạng, sử dụng hàm tính tổng của Excel để tiết kiệm thời gian và đảm bảo kết quả chính xác.
Bước 1: Đặt con trỏ chuột tại ô muốn tính tổng -> Trong thẻ Home -> Editing -> AutoSum -> Sum:
Bước 2: Nhấn Enter -> công thức sẽ tự động xuất hiện trong ô D11.
Bước 3: Nhấn Enter -> kết quả sẽ hiển thị ngay:
3. Chọn Copy thay vì Tạo công thức mới.
- Đối với các công thức dài và phức tạp, việc sao chép là giải pháp hiệu quả hơn việc tạo mới. Thực hiện như sau:
Bước 1: Click vào ô chứa công thức cần sao chép -> Di chuyển chuột đến góc dưới bên phải của ô cho đến khi con trỏ chuyển thành dấu thập nhỏ đậm màu đen:
Bước 3: Điều chỉnh lại công thức theo yêu cầu.
- Nếu ô chứa công thức không liền kề với ô cần sao chép, sử dụng tổ hợp phím Ctrl + C và chọn kiểu Paste phù hợp để giữ nguyên công thức của ô sao chép.
4. Khám phá bí ẩn của ô (cell) trong Excel 2013.
Trong Excel, để xác định ô, sử dụng chỉ số hàng và cột. Chỉ số hàng theo số, chỉ số cột theo bảng chữ cái. Giao điểm giữa hàng và cột là ô, còn gọi là cell. Đọc thêm mô tả về ô (cell) để hiểu rõ hơn:
5. Làm mới kết quả từ công thức.
Khi sử dụng công thức để tính toán dữ liệu trong các ô, mọi thay đổi giá trị sẽ tự động làm mới kết quả trong công thức.
Ví dụ về doanh thu 5 tháng đầu năm như sau:
- Do sản phẩm lỗi, doanh thu tháng 2 giảm xuống 456,700 -> chỉ cần điều chỉnh doanh thu tháng 2:
- Nhấn Enter -> tổng doanh thu trong 5 tháng sẽ tự động cập nhật theo sự thay đổi của doanh thu tháng 2:
6. Tận dụng công thức Sum cho một số giá trị không liền kề trong cột.
Trong trường hợp các giá trị cần tính tổng không nằm cùng một nhóm, bạn có thể áp dụng cách sau với hàm Sum:
Ví dụ tính tổng doanh thu tháng lẻ:
Bước 1: Tại ô cần tính, nhập công thức: =SUM(D6,D8,D10). Lưu ý rằng mỗi giá trị trong cột được tính tổng là một tham số của hàm Sum và được phân cách bằng dấu phẩy:
Bước 2: Nhấn Enter -> kết quả sẽ hiển thị ngay:
7. Khám phá các công thức đơn giản khác trong Excel 2013.
7.1 Tính giá trị trung bình.
Excel 2013 hỗ trợ một số hàm tính toán đơn giản trực tiếp trên thanh công cụ. Ví dụ, để nhanh chóng tính giá trị trung bình doanh thu của 5 tháng, thực hiện như sau:
Bước 1: Chọn ô muốn tính giá trị trung bình -> Trong thẻ Home -> Editing -> AutoSum -> Average.
Bước 2: Sau khi chọn Average kết quả sẽ hiển thị ngay:
Bước 3: Nhấn Enter -> doanh thu trung bình 5 tháng là:
7.2 Tìm giá trị lớn nhất hoặc nhỏ nhất.
- Tương tự như việc tìm giá trị trung bình, giá trị lớn nhất hoặc nhỏ nhất cũng tương tự. Ví dụ, để tìm doanh thu lớn nhất trong 5 tháng:
Bước 1: Chọn ô muốn tính giá trị lớn nhất -> Trong thẻ Home -> Editing -> AutoSum -> Max.
Bước 2: Nhấn Enter -> doanh thu lớn nhất trong 5 tháng là:
Trong trường hợp bạn muốn tìm doanh thu nhỏ nhất, thực hiện tương tự nhưng chọn Max thành Min.
8. In các công thức để dễ ghi nhớ.
Nếu bạn muốn ghi nhớ các công thức khó, bạn có thể in chúng để dễ nhớ nhanh. Để thực hiện điều này, bạn làm theo cách sau:
- Điều kiện: Workbook của bạn phải chứa những công thức để có thể in chúng ra.
- Thực hiện bước này: Mở FORMULAS -> Formula Auditing -> Show Formulas.
Sau khi chọn Show Formulas, tất cả công thức trong workbook sẽ được hiển thị, bạn có thể in chúng ra như bình thường.
9. Dấu hiệu lạ trên bảng tính.
Đây là những lỗi thường gặp và cần lưu ý:
10. Khám phá các công thức mới.
- Excel cung cấp nhiều công thức hữu ích cho việc tính toán. Để khám phá thêm các công thức này, bạn có thể thực hiện như sau: Mở thẻ Home -> Editing -> AutoSum -> More Function.
- Trong hộp thoại xuất hiện, bạn có thể tìm hiểu các công thức mới trong phần Select Function.
Đây là hướng dẫn về cách nhập công thức và một số công thức đơn giản thường xuyên sử dụng trong Excel 2013.
Chúc mọi người đạt được thành công lớn!
