Buzz
Hàm IF trong Excel được sử dụng để kiểm tra điều kiện và trả về kết quả tương ứng nếu đúng hoặc sai. Bài viết dưới đây sẽ giải thích cụ thể về cách dùng hàm IF và cung cấp ví dụ minh họa để bạn có thể sử dụng hàm này hiệu quả.
Định nghĩa của hàm IF trong Excel
Trong Excel, hàm IF rất phổ biến và hữu ích cho người dùng trong các tình huống công việc. Hàm IF trong Excel được sử dụng để đánh giá điều kiện và trả về kết quả True nếu điều kiện đúng, ngược lại sẽ trả về False.
Cách viết hàm IF trong Excel như sau: If(điều_kiện_logic; [giá_trị_nếu_đúng]; [giá_trị_nếu_sai])
Trong đó:
- Điều_kiện_logic là điều kiện để xác định đúng, sai của giá trị
- Giá_trị_nếu_đúng là giá trị trả về khi điều kiện đúng của hàm IF
- Giá_trị_nếu_sai là giá trị trả về khi điều kiện của hàm IF sai
Lưu ý: Không bắt buộc có dấu [ ] trong cú pháp vẫn trả về giá trị như bình thường.
Các biểu thức so sánh sử dụng hàm IF trong Excel khá đa dạng. Tùy thuộc vào giá trị so sánh mà người dùng chọn kiểu so sánh phù hợp như lớn hơn, nhỏ hơn, bằng, khác, lớn hơn hoặc bằng, nhỏ hơn hoặc bằng. Lưu ý thêm, trong trường hợp bạn muốn xác định giá trị là văn bản trong cú pháp hàm IF hãy thêm dấu “”. Chỉ có giá trị TRUE và FALSE không cần dấu “”.
Những điều cần nhớ khi dùng hàm IF trong Excel
Theo đánh giá, hàm IF khá phức tạp nếu thiếu logic. Để tránh kết quả không chính xác, hãy lưu ý một số điều khi sử dụng hàm IF, cụ thể:
Bỏ qua giá trị khi đúng
Nếu không cần giá trị khi đúng, tức là bỏ qua giá trị khi đúng, hàm IF sẽ trả về 0. Ví dụ, thay vì nhập =If(B1>10,,”Kém”), bạn có thể nhập hai dấu nháy kép thêm vào =If(B1>10,””,”Kém”).
Bỏ qua giá trị khi sai
Trường hợp bạn không quan tâm tới giá trị không thoả mãn, có thể bỏ qua giá trị khi sai. Tuy nhiên, khi bỏ qua điều kiện này, bạn cần thêm dấu phần sau tham số giá trị khi sai để hàm IF trả về giá trị 0. Ví dụ như =IF(B1>10, “Tốt”,) hoặc thêm dấu “” cho hàm IF =IF(B1>10, “Tốt”, “”).
Hiện giá trị TRUE FALSE
Để hiển thị giá trị TRUE hoặc FALSE, người dùng cần thêm TRUE vào value_IF_true và FALSE vào value_IF_false. Ví dụ như =IF(B1>10, TRUE, FALSE) hoặc =IF(B1>10, TRUE).
Tuy nhiên, nếu muốn hàm IF trả về giá trị TRUE hoặc FALSE với giá trị logic thì không cần thêm dấu ngoặc kép. Trường hợp muốn giá trị TRUE hoặc FALSE hiển thị văn bản thì cần thêm dấu ngoặc kép.
Hướng dẫn sử dụng hàm IF trong Excel và ví dụ minh hoạ
Đối với nhiều người, việc sử dụng hàm IF để xác định điều kiện và tham chiếu giá trị có thể gặp khó khăn. Dưới đây là hướng dẫn cách sử dụng hàm IF trong từng trường hợp cụ thể và ví dụ minh hoạ để bạn tham khảo!
Sử dụng hàm IF để so sánh
Hàm IF được sử dụng rộng rãi để so sánh giá trị trong Excel, bao gồm 6 điều kiện: lớn hơn, nhỏ hơn, bằng, khác, lớn hơn hoặc bằng, nhỏ hơn hoặc bằng.
Điều kiện lớn hơn được ký hiệu là > và ví dụ công thức như =IF(A1>7, “TRUE”,) Ý nghĩa là nếu giá trị của ô A1 lớn hơn A7 thì trả về TRUE, ngược lại là 0.
Điều kiện nhỏ hơn được ký hiệu là < ví dụ công thức =IF(A1<7, “TRUE”, “”). Nếu giá trị của ô A1 nhỏ hơn A7 thì trả về TRUE, ngược lại là rỗng.
Điều kiện bằng được ký hiệu là = ví dụ như công thức hàm =IF(A1=6, “TRUE”, “FALSE”) nếu giá trị của ô A1 bằng giá trị của ô A6 thì trả về TRUE, ngược lại là FALSE.
Đối với điều kiện khác được ký hiệu là <> ví dụ như = IF (A4<>7, “Sai số”, “Đúng”). Nếu giá trị của ô A4 khác với ô A7 thì kết quả trả về là Sai số.
Đối với điều kiện lớn hơn hoặc bằng >= và nhỏ hơn hoặc bằng <= được sử dụng để xác định giá trị của từng ô theo tiêu chuẩn.
Sử dụng hàm IF để phân biệt chữ hoa, chữ thường
Ngoài việc sử dụng hàm IF trong Excel để xác định giá trị số, người dùng cũng có thể áp dụng hàm IF với giá trị văn bản. Kết quả của hàm IF phụ thuộc vào công thức nhập của người dùng. Để phân biệt chữ hoa và chữ thường trong bảng tính Excel, bạn có thể sử dụng hàm IF như sau:
= IF (cell cần kiểm tra chứa “delivered”, “Có”, “Không”)
Công thức này có ý nghĩa là nếu ô trong cột chứa từ delivered viết thường thì sẽ trả về Giá trị là Có, ngược lại là Không. Trong trường hợp này, chúng ta sẽ xem xét và loại bỏ được từ Delivered hoặc DELIVERED.
Sử dụng hàm IF trong Excel để đưa ra điều kiện
Đề bài yêu cầu xét điểm chứng chỉ ngoại ngữ (IELTS) của sinh viên để quyết định việc tốt nghiệp. Ở đây, bạn có thể sử dụng hàm =IF(ô cần xét điểm>=4, “Đạt”; “Không đạt”). Công thức này có ý nghĩa là nếu điểm IELTS lớn hơn hoặc bằng 4 thì sinh viên đạt yêu cầu, ngược lại là không đạt.
Bước 1: Đầu tiên, bạn nhập công thức vào cột điều kiện xét.
Bước 2: Lưu ý, bạn cần nhập đầy đủ và chính xác công thức để hệ thống trả kết quả nhanh chóng.
Bước 3: Sau khi có kết quả của người đầu tiên, bạn nhấn vào ô vuông nhỏ ở góc dưới cùng và kéo chuột đến người cuối cùng. Thao tác này để gán công thức cho những người sau và hệ thống sẽ hiển thị kết quả tương ứng.
Lỗi thường gặp khi sử dụng hàm IF trong Excel
Nhìn chung, các hàm công thức trong Excel yêu cầu người dùng nhập đúng cú pháp và sử dụng đúng cách trong bài tập. Nếu người dùng nhập sai dấu nháy hoặc sử dụng hàm không đúng, kết quả sẽ không hiển thị. Dưới đây là một số lỗi thường gặp, người dùng cần chú ý để sử dụng hàm IF hiệu quả.
Kết quả hiển thị 0
Lỗi thường gặp khi kết quả hiển thị bằng 0, nhiều người dùng gặp phải. Nguyên nhân của lỗi này thường là do một trong hai giá trị không đúng. Để khắc phục lỗi kết quả hiển thị 0, bạn có thể thêm dấu '' vào giá trị trả về hoặc điều kiện thoả mãn/ không thoả mãn.
#NAME là lỗi gì?
Nếu bạn gặp phải lỗi #NAME sau khi áp dụng hàm IF, có thể do việc nhập công thức sai hoặc chiếu đến vị trí không tồn tại. Dưới đây là những nguyên nhân cụ thể dẫn đến lỗi #NAME và cách khắc phục nhanh chóng cho bạn tham khảo:
Do thừa hoặc thiếu chữ trong công thức, ví dụ như bạn nhập =SUUM(E2:E6). Trong trường hợp này, thêm hoặc thiếu một chữ sẽ làm cho kết quả hàm IF trong Excel sai và hiển thị lỗi #NAME.
Lỗi #NAME có thể xảy ra khi ô tham chiếu không có dữ liệu. Do đó, người dùng cần chắc chắn xác định đúng vị trí của ô tham chiếu trong bảng tính.
Lỗi #NAME thường xảy ra khi thiếu dấu “” trong hàm, là lỗi phổ biến mà nhiều người dùng gặp phải. Ví dụ như nhập hàm =LEN(NGOC) -> người dùng thiếu dấu “”. Để sửa lỗi này, hãy sử dụng công thức đúng là =LEN(“NGOC”).
Lỗi #NAME thường xảy ra khi thiếu dấu hai chấm như =MAX(E2B6). Để khắc phục, bạn cần nhập đúng cú pháp với dấu hai chấm để hàm công thức hiển thị đúng kết quả.
Cuối cùng, lỗi #NAME có thể do người dùng chưa bật hỗ trợ hàm. Vì vậy, hãy thực hiện Add-ins hàm để sử dụng nhé!
Tips sử dụng hàm IF trong Excel hiệu quả
Trong các công thức tính toán Excel, hàm IF có cú pháp đơn giản và dễ hiểu. Để sử dụng hàm IF một cách hiệu quả, người dùng cần biết cú pháp để tìm điều kiện thoả mãn hoặc không thoả mãn. Hơn nữa, có thể kết hợp hàm IF với các hàm khác để đạt được kết quả chính xác.
- Để sử dụng hàm IF trong Excel hiệu quả, người dùng cần chắc chắn rằng họ nhập đúng cú pháp từng dấu “” và dấu hai chấm.
Tạm Kết
Bài viết này đã giải thích về hàm IF trong Excel và cách sử dụng nó, đồng thời cung cấp ví dụ cụ thể. Hi vọng thông tin này hữu ích cho bạn trong công việc sử dụng Excel. Hãy chắc chắn rằng bạn nhập đúng cú pháp từng dấu “” và dấu hai chấm khi sử dụng hàm IF. Đồng thời, hãy đảm bảo rằng vị trí ô tham chiếu chứa giá trị và điều kiện tham chiếu phù hợp. Ngoài ra, cần nắm rõ những lỗi thường gặp khi sử dụng hàm IF để khắc phục kịp thời.
