Buzz
Hàm SMALL trong Excel giúp bạn tìm giá trị nhỏ thứ (k) trong dữ liệu. Nếu bạn chưa biết cách sử dụng, hãy đọc tiếp để hiểu cách thực hiện.
Hướng dẫn này áp dụng trên Laptop Windows 10 với Excel 2016. Các phiên bản khác của Excel và hệ điều hành khác cũng thực hiện tương tự.
I. Khám phá hàm SMALL trong Excel và ứng dụng thực tế
Hàm SMALL là công cụ mạnh mẽ giúp tìm giá trị nhỏ thứ k trong dữ liệu.
Ứng dụng của hàm SMALL trong Excel:
- Nhanh chóng định vị giá trị nhỏ thứ k trong tập dữ liệu lớn.
- Kết hợp linh hoạt với các hàm khác để tối ưu công việc.
- Nâng cao hiệu suất làm việc trong Excel.
II. Hướng dẫn sử dụng hàm SMALL trong Excel
1. Cú pháp sử dụng hàm
Cú pháp: =SMALL(array, k)
Thông số:
- Array: Vùng dữ liệu chứa giá trị cần tìm kiếm.
- k: Thứ hạng của giá trị, với k = 1 là giá trị nhỏ nhất.
Chú ý:
- Nếu k < 1 hoặc k > n: Trả về giá trị lỗi #NUM! với n là số dữ liệu trong array.
- Nếu k = 1: Trả về giá trị nhỏ nhất.
- Nếu k = n: Trả về giá trị lớn nhất.
2. Sử dụng hàm
Ví dụ 1: Sử dụng hàm SMALL để tìm giá trị lớn nhất, nhỏ nhất và nhỏ thứ 3 trong bảng sau.
Bước 1: Nhập hàm =SMALL(B4:B15, 12) vào ô tham chiếu kết quả.
Giải thích: Ở đây mình áp dụng công thức với k=12, nghĩa là tìm giá trị lớn nhất trong 12 con số đã chọn.
Ví dụ minh họa về hàm SMALL
Bước 2: Nhập hàm tương tự ở bước 1 với trường hợp doanh thu nhỏ nhất k=1, doanh thu nhỏ thứ 3 k=3 vào ô tham chiếu và nhấn phím Enter để hiển thị kết quả.
Nhập hàm tương tự và nhấn phím Enter để hiển thị các kết quả
Bước 3: Chọn đơn vị USD bằng cách bôi chọn kết quả và chọn mục Accouting Number Format trên thanh công cụ như hình.
Chọn Accouting Number Format và lựa chọn đơn vị USD
Bước 4: Nhấn phím Enter để hiển thị kết quả.
Nhấn phím Enter để hiển thị kết quả
Ví dụ 2: Áp dụng hàm SMALL để tính tổng N giá trị dưới cùng trong bảng số sau đây.
Bước 1: Nhập hàm =SUMPRODUCT(SMALL(B4:B15,{1,2,3})) vào ô tham chiếu kết quả.
Giải thích hàm:
- Hàm SUMPRODUCT sẽ tổng hợp các giá trị bên trong hàm để ra tổng.
- Công thức hàm SMALL(B4:B15,{1,2,3}) sẽ liên tục trả về các giá trị nhỏ nhất, nhỏ thứ 2 và nhỏ thứ 3.
Ví dụ về việc sử dụng hàm SMALL kết hợp với hàm SUMPRODUCT để tính tổng
Bước 2: Nhấn phím Enter để xem kết quả.
Nhấn phím Enter để hiển thị kết quả
Ví dụ 3: Áp dụng hàm SMALL cùng với INDEX để truy xuất các giá trị nhỏ nhất trong bảng dữ liệu dưới đây.
Bước 1: Sử dụng hàm =INDEX(A4:B15, MATCH(SMALL(B4:B15, 1), B4:B15, 0),1) để truy xuất thông tin của tháng có doanh thu nhỏ nhất.
Ví dụ về việc kết hợp hàm SMALL, INDEX và MATCH
Bước 2: Áp dụng hàm tương tự ở bước 1 với trường hợp tháng có doanh thu lớn nhất (k=12) và nhấn Enter để xem kết quả.
Nhập hàm tương tự với k=12 và nhấn phím Enter để hiển thị các kết quả
Ví dụ 4: Sắp xếp các số từ thấp nhất đến cao nhất với 2 hàm SMALL và ROW kết hợp với nhau
Bước 1: Sử dụng hàm =SMALL($B$4:$B$15,ROWS($B$4:B4)) để sắp xếp các số theo thứ tự tăng dần.
- $B$4:$B$15 là vùng được cố định bằng cách nhấn phím F4 sau khi chọn vùng.
- Hàm ROWS được sử dụng để đếm số hàng, cố định ô đầu tiên $B$4 để có được số hàng tăng dần.
Ví dụ minh họa hàm SMALL kết hợp hàm ROWS
Bước 2: Nhấn Enter và kéo trỏ chuột để hiển thị kết quả còn lại.
Nhấn phím Enter để hiển thị kết quả
3. Công thức SMALL cho ngày và giờ trong Excel
Ví dụ 1: Sử dụng hàm SMALL để tìm ngày xa nhất hoặc khoảng thời gian ngắn nhất.
Bước 1: Nhập hàm=SMALL($B$4:$B$11, 1) vào ô tham chiếu kết quả.
Nhập hàm=SMALL($B$4:$B$11, 1) vào ô tham chiếu kết quả.
Bước 2: Nhấn Enter và thay đổi định dạng ngày để hiển thị kết quả.
Lưu ý: Bạn cũng có thể tìm khoảng thời gian ngắn nhất với cách làm tương tự.
Nhấn phím Enter để hiển thị kết quả
Nhấn phím Enter để hiển thị kết quả
Ví dụ 2: Tìm một ngày trước đó gần nhất với ngày cụ thể ví dụ ngày 20/5/2021
Bước 1: Nhập hàm =SMALL(B4:B11,COUNTIF(B4:B11,'<'&'20 5/2021'))=''>vào ô tham chiếu kết quả.
Ví dụ hàm SMALL kết hợp hàm COUNTIF
Bước 2: Nhấn Enter và thay đổi định dạng ngày để hiển thị các kết quả.
Nhấn phím Enter để hiển thị kết quả
Ví dụ 3: Tìm một ngày trước đó gần nhất với ngày hôm nay
Bước 1: Nhập hàm =SMALL(B4:B11, COUNTIF(B4:B11, '<'&today()))>vào ô tham chiếu kết quả.
Nhập hàm theo cú pháp
Bước 2: Nhấn Enter và thay đổi định dạng ngày để hiển thị các kết quả.
Nhấn phím Enter để hiển thị kết quả
4. Sử dụng hàm SMALL để đánh dấu các giá trị dưới cùng trong Excel
Để đánh dấu các giá trị dưới cùng trong Excel, bạn có thể sử dụng hàm SMALL. Thực hiện các bước sau:
Hướng dẫn chi tiết
- Bôi chọn vùng dữ liệu cần đánh dấu > Chọn Conditional Formatting trên thanh công cụ.
- Chọn New Rule > Chọn Use a fomula to determine which cells to format.
- Ở mục Format values where this formula is true > nhập công thức hàm SMALL như =B4<=small($b$4:$b$15,>.
- Chọn Format và lựa chọn định dạng bạn muốn > nhấn OK.
Hướng dẫn chi tiết
Bước 1: Bôi chọn vùng dữ liệu cần đánh dấu > Chọn Conditional Formatting trên thanh công cụ > Chọn New Rule để hiển thị bảng New Formatting Rule.
Các bước để đánh dấu các giá trị dưới cùng
Bước 2: Chọn Use a fomula to determine which cells to format > Ở mục Format values where this formula is true > Nhập công thức hàm SMALL ví dụ như =B4<=small($b$4:$b$15, 3)=''> Chọn Format và lựa chọn các định dạng bạn muốn > Nhấn OK.
Các bước để đánh dấu các giá trị dưới
Kết quả sau khi bạn thực hiện các bước trên sẽ hiển thị như trong hình.
Kết quả.
III. Các lỗi thường gặp khi sử dụng hàm SMALL
Hàm SMALL là khá dễ sử dụng, trong trường hợp xảy ra lỗi, thường là lỗi #NUM!
Nguyên nhân gây lỗi:
- Vùng dữ liệu array trống hoặc không chứa giá trị số.
- Giá trị k nhỏ hơn 0 hoặc lớn hơn số dữ liệu trong vùng array.
Để hiểu rõ hơn về lỗi #NUM! và cách khắc phục lỗi, bạn có thể tham khảo: Cách sửa lỗi #NUM! trong Excel
Trên đây là cách sử dụng hàm SMALL trong Excel. Mong rằng bài viết sẽ hỗ trợ bạn trong công việc và học tập. Nếu có ý kiến, đừng ngần ngại để lại bình luận phía dưới và hãy chia sẻ nếu bạn thấy nó hữu ích!
