Hướng dẫn cách sử dụng hàm SUMIFS một cách chính xác và dễ dàng nhất

Hàm SUMIFS trong Excel là một công cụ quan trọng giúp tính tổng các giá trị dữ liệu thoả mãn nhiều điều kiện khác nhau một cách chính xác và dễ dàng. Để tận dụng hết tiềm năng của hàm SUMIFS, bạn cần hiểu rõ cách sử dụng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từ Mytour về cách áp dụng hàm này một cách hiệu quả nhất.

Excel là phần mềm gì?

Microsoft Excel là một ứng dụng thuộc bộ Microsoft Office, cho phép người dùng tạo và quản lý dữ liệu trong bảng tính với hàng và cột. Excel cung cấp các công cụ mạnh mẽ để thực hiện phép tính, thống kê và phân tích dữ liệu một cách hiệu quả.

Microsoft Excel đóng vai trò quan trọng trong nhiều lĩnh vực doanh nghiệp và cá nhân. Dưới đây là một số tính năng quan trọng của Excel:

• Quản lý dữ liệu hiệu quả: Giúp tổ chức, lưu trữ và quản lý dữ liệu một cách dễ dàng. Có thể sắp xếp, lọc và tìm kiếm dữ liệu thuận tiện trong bảng tính.
• Tính toán và phân tích dữ liệu: Cung cấp các công cụ tính toán và phân tích dữ liệu, thực hiện các phép toán số học, thống kê và phân tích dữ liệu phức tạp.
• Tạo biểu đồ và đồ thị: Trực quan hóa dữ liệu để nhận diện xu hướng và mối quan hệ trong dữ liệu.
• Báo cáo và trình bày dữ liệu: Trình bày dữ liệu một cách rõ ràng và chuyên nghiệp.
• Thao tác với dữ liệu lớn: Hỗ trợ xử lý dữ liệu lớn, cho phép làm việc với hàng ngàn, thậm chí hàng triệu dòng dữ liệu.

Với những tính năng trên, Excel được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực như kinh tế, tài chính, kế toán, thống kê, quản lý dự án... giúp cá nhân và doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình công việc. Trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ tìm hiểu về hàm tính tổng trong Excel, đặc biệt là hàm SUMIFS.

Phân biệt các hàm tính tổng trong Excel

Trong Excel, có nhiều hàm tính tổng khác nhau được sử dụng để thực hiện các loại tính toán tổng hợp dữ liệu khác nhau mà bạn đang thực hiện. Dưới đây là một số hàm tính tổng phổ biến:

SUM: Hàm SUM được dùng để tính tổng các giá trị trong một phạm vi cụ thể. AVERAGE: Hàm AVERAGE tính trung bình cộng của một tập hợp các giá trị.

COUNT và COUNTA: Hàm COUNT đếm số lượng các ô có giá trị số trong một phạm vi. Hàm COUNTA đếm số lượng các ô có giá trị không rỗng.

SUMIF và SUMIFS: Hàm SUMIF tổng hợp các giá trị dựa trên một điều kiện duy nhất. Hàm SUMIFS cho phép tổng hợp dữ liệu dựa trên nhiều điều kiện.

SUBTOTAL: Hàm SUBTOTAL tính tổng hoặc các thống kê khác cho một phạm vi dữ liệu, có khả năng tắt bật các tổng phụ và tổng kết.

Hàm SUMIFS là gì?

Về cơ bản, hàm này cho phép tổng hợp dữ liệu dựa trên một hoặc nhiều tiêu chí điều kiện một cách chính xác. Điều này rất hữu ích khi bạn muốn lọc dữ liệu dựa trên nhiều điều kiện khác nhau.

Công thức hàm:

SUMIFS(Tổng cột; phạm vi điều kiện 1; điều kiện 1; …)

Trong đó:

• Sum_range: là phạm vi các giá trị cần tính tổng. Các giá trị không phải số sẽ bị bỏ qua.
• Criteria_range1, criteria1… : là phạm vi dữ liệu và điều kiện thứ nhất.

Tương tự cho các criteria_range2, criteria2, criteria_range3, criteria3…

Các tham số của hàm SUMIF

Hàm SUMIFS có các tham số quan trọng sau:

• Sum_range (Tổng_cột): Đây là phạm vi của các giá trị bạn muốn tổng hợp.
• Criteria_range1 (Phạm_vi_điều_kiện1), Criteria_range2 (Phạm_vi_điều_kiện2), …: Đây là các phạm vi chứa các điều kiện bạn muốn áp dụng.
• Criteria1 (Tiêu_chí1), Criteria2 (Tiêu_chí2, )…: Đây là các điều kiện mà dữ liệu cần phải thỏa mãn.

Cách sử dụng hàm SUMIFS chính xác và hiệu quả

Để sử dụng hàm SUMIFS chính xác nhất, hãy cân nhắc các bước sau:

Sắp xếp dữ liệu: Đảm bảo rằng dữ liệu của bạn được sắp xếp một cách chặt chẽ. Điều này giúp hàm SUMIFS hoạt động chính xác.

Xác định tiêu chí: Xác định các điều kiện bạn muốn áp dụng. Hãy chắc chắn rằng các tiêu chí này phù hợp với dữ liệu trong phạm vi bạn đang xem xét.

Sử dụng hàm SUMIFS: Áp dụng hàm SUMIFS với các tham số tương ứng. Theo dõi các phạm vi và tiêu chí để đảm bảo tính chính xác.

Những lưu ý khi sử dụng hàm SUMIFS:

• Hãy sử dụng ký tự đại diện (wildcards) khi cần thiết để mở rộng tiêu chí tìm kiếm. Điều kiện criteria có thể chứa các ký tự sau: (?), (*) …. Nếu trong điều kiện criteria muốn đặt là (?) hoặc (*) thì cần thêm dấu ~ trước đó.
• Luôn kiểm tra kỹ thuật sắp xếp dữ liệu để đảm bảo tính chính xác.
• Dùng công cụ điều kiện theo nhóm để tổ chức và kiểm soát điều kiện của bạn một cách rõ ràng.
• Các tiêu chí điều kiện thể hiện ở dạng văn bản, thì cần được đặt trong dấu “ngoặc kép” và đối với mỗi hàm như vậy, chỉ có thể đặt không quá 127 điều kiện.
• Criteria_range và sum_range phải có cùng kích thước, tức số hàng,  số cột giống nhau.
• Trong trường hợp sum_range trả về kết quả TRUE, tức kết quả là 1 và khi trả về kết quả FALSE, thì kết quả 0.

Một vài ví dụ khi sử dụng hàm SUMIFS

Dưới đây là một vài ví dụ về hàm SUMIFS trong Excel có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về hàm này.

Sử dụng SUMIFS với toán so sánh

Với bảng ví dụ sau, yêu cầu đặt ra là tính tổng số lượng hàng mà Mike đã cung cấp từ 200 sản phẩm trở lên. Khi này điều kiện thứ nhất là “nhà cung cấp Mike”. Điều kiện thứ hai là “lớn hơn hoặc bằng 200” . = SUMIFS (C2: C9, B2: B9, “Mike”, C2: C9, “> = 200”).

Sử dụng SUMIFS với ngày tháng

Với ví dụ bên dưới, để tính tổng giá trị với ngày hiện tại, hàm SUMIFS sẽ sử dụng hàm TODAY () làm điều kiện của mình.

Yêu cầu cụ thể: Tính tổng giá trị Số lượng trong 7 ngày qua, tính cả ngày hôm nay.

Khi đó ta sẽ có hàm công thức như sau: điều kiện thứ nhất là “hôm nay trừ 07 ngày về trước”, điều kiện thứ hai “bé hơn hoặc bằng ngày hôm nay”. “= SUMIFS (D2: D10, C2: C10, “> =” & TODAY () – 7, C2: C10, “<=” & TODAY ())”:

Các lỗi sai thường gặp khi sử dụng hàm SUMIFS và cách khắc phục

Khi sử dụng hàm SUMIFS trong Excel, có một số lỗi phổ biến mà người dùng thường gặp. Dưới đây là một số lỗi thường gặp khi sử dụng hàm này, cũng như cách khắc phục những lỗi này:

Số lượng tham số không đúng: Đôi khi người dùng có thể nhập sai số lượng tham số hoặc đặt sai thứ tự các tham số. Để khắc phục điều này, cần kiểm tra kỹ lưỡng cú pháp của hàm SUMIFS. Xác định xem bạn đã nhập đúng số tham số và đúng thứ tự chúng hay chưa.

Phạm vi điều kiện không tương ứng với phạm vi tổng hợp: Có thể xảy ra khi phạm vi điều kiện không có cùng kích thước hoặc không tương ứng với phạm vi tổng hợp. Để khắc phục bạn cần đảm bảo rằng phạm vi điều kiện và phạm vi tổng hợp có cùng kích thước hoặc chứa cùng số lượng dòng/cột.

Thiếu dấu ngoặc đóng: Lỗi: Quên điền dấu đóng “)” sau khi hoàn thành cú pháp của hàm. Cần lưu ý kiểm tra lại cú pháp của hàm SUMIFS và đảm bảo rằng bạn đã nhập đầy đủ các dấu ngoặc đóng.

Sai cú pháp cho tiêu chí: Có thể nhập sai cú pháp cho tiêu chí. Ví dụ: quên đặt dấu ngoặc kép (” “) xung quanh văn bản. Để khắc phục cần xác định lại tiêu chí và đảm bảo rằng cú pháp của nó đúng.

Thiếu dấu ngoặc kép cho tiêu chí văn bản: Khi sử dụng tiêu chí văn bản, người dùng thường quên đặt dấu ngoặc kép (” “) xung quanh tiêu chí. Bạn cần đảm bảo rằng tiêu chí văn bản được bao bọc bởi dấu ngoặc kép để tránh mắc phải lỗi này.

Phân biệt chi tiết hàm SUM, SUMIF và SUMIFS

Hàm SUM, SUMIF và SUMIFS trong Excel đều được sử dụng để tính tổng các giá trị. Tuy nhiên, mỗi hàm này có mục tiêu và cách sử dụng khác nhau.

Hàm SUM

Cú pháp: =SUM(number1, number2, …)

Mục tiêu: Tính tổng các giá trị được cung cấp.

Ví dụ:

• =SUM(C1:C5) tính tổng các giá trị từ ô C1 đến C5.
• =SUM(5, 10, 15) trả về tổng của 5, 10 và 15, tức là 30.

Hàm SUMIF

Cú pháp: =SUMIF(range, criteria, [sum_range])

Mục tiêu: Tính tổng các giá trị trong sum_range (phạm vi cần tính toán) nếu các điều kiện trong range (phạm vi điều kiện) thỏa mãn.

Ví dụ:

• =SUMIF(A1:A5, “>10”) tính tổng các giá trị trong phạm vi A1:A5 mà lớn hơn 10.

Hàm SUMIFS

Cú pháp: =SUMIFS(sum_range, criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2], …)

Mục tiêu: Tính tổng các giá trị trong sum_range (phạm vi cần tính toán) dựa trên nhiều điều kiện khác nhau được xác định bởi criteria_range và criteria.

Ví dụ:

=SUMIFS(B1:B5, A1:A5, “>10”, C1:C5, “Fruits”) tính tổng các giá trị trong B1:B5 khi A1:A5 lớn hơn 10 và C1:C5 là “Fruits”.

Nhìn chung, ba hàm SUM, SUMIF và SUMIFS trong Excel đều dùng để tính tổng giá trị. Tuy nhiên, để phân biệt chi tiết:

• SUM tính tổng các giá trị mà không có điều kiện đi kèm.
• SUMIF tính tổng các giá trị dựa trên một điều kiện cụ thể.
• SUMIFS tính tổng các giá trị dựa trên nhiều điều kiện khác nhau.
• Khi cần tính tổng dựa trên điều kiện, xác định sử dụng SUMIF cho một điều kiện hoặc SUMIFS cho nhiều điều kiện.

Tạm kết

Tóm lại, hàm SUMIFS là công cụ mạnh mẽ để tính tổng dữ liệu theo nhiều tiêu chí. Sử dụng hàm này một cách chính xác giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác cho kết quả.

Hãy nhớ kiểm tra các giá trị tham chiếu và lưu ý những gợi ý sử dụng hàm SUMIFS mà Mytour đã chia sẻ để đảm bảo bạn nhận được kết quả chính xác. Đừng quên theo dõi trang tin tức của chúng tôi để không bỏ lỡ những chia sẻ hữu ích khác về Excel hoặc bất kỳ lĩnh vực nào bạn quan tâm.