Buzz
Trong quá trình quản lý nhân sự tại nhiều doanh nghiệp, việc sử dụng bảng chấm công là rất quan trọng để tính toán lương thưởng và đánh giá nhân viên. Ngày nay, việc lập bảng chấm công trên máy tính giúp cho việc lưu trữ và kiểm tra trở nên dễ dàng hơn. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách tạo bảng chấm công bằng phần mềm Microsoft Word một cách đơn giản.
1. Cấu trúc cơ bản của bảng chấm công
Bảng chấm công là cơ sở dữ liệu để đánh giá tác phong và thái độ làm việc của nhân viên thông qua các thông tin cụ thể. Điều này giúp quản lý đưa ra quyết định chính xác về lương thưởng và đánh giá nhân viên. Tùy thuộc vào quy mô và ngành nghề, mỗi doanh nghiệp sẽ có một mẫu bảng chấm công khác nhau, tuy nhiên cấu trúc cơ bản phải bao gồm 3 phần sau:
Cấu trúc cơ bản của bảng chấm công
- Thông tin cơ bản của phòng ban chấm công
Mỗi doanh nghiệp thường có nhiều bộ phận với các chức năng và nhiệm vụ riêng. Vì vậy, việc ghi tên đơn vị hoặc phòng ban ở đầu mỗi bảng chấm công giúp quản lý nhân viên một cách chính xác hơn.
- Bảng chấm công chi tiết
Đây là phần quan trọng không thể thiếu trong mỗi bảng chấm công, bao gồm thông tin về nhân viên và số ngày làm việc trong tháng, cũng như các tiêu chí để đánh giá và chấm công nhân viên. Đây là cơ sở quan trọng để tính lương và thưởng cho nhân viên.
- Ghi chú
Phần ghi chú được dành riêng cho người chấm công, người chịu trách nhiệm hoặc người duyệt bảng chấm công.
Các mục chính trong bảng chấm công
2. Hướng dẫn cách làm bảng chấm công trên Word cực kỳ đúng chuẩn
- Trong tab Chèn, chọn tạo bảng với 3 hàng và 4 cột.
Tạo bảng
- Gộp các ô trong cột đầu tiên bằng cách kích chuột phải > Chọn Gộp ô. Làm tương tự cho 2 ô đầu tiên ở cột thứ 2.
Gộp các ô không cần thiết
- Trong tab Chèn, chọn Hình ảnh > Chọn Chèn hình ảnh logo của công ty > Nhấn Chèn.
Chèn hình ảnh đại diện cho công ty
- Điền vào các thông tin còn lại như: tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, email, mã code, phiên bản, ngày tháng năm và số trang.
Kết quả:
Tạo bảng cho các thông tin cơ bản
Bước 2: Tạo bảng cho chi tiết chấm công
- Trong tab Chèn, tương tự như bước 1 > Chọn tạo bảng, số hàng và số cột phụ thuộc vào quy mô và phương pháp chấm công nhân viên.
Tạo bảng chi tiết cho bảng chấm công
Bước 3: Hoàn thiện bảng chấm công
Ghi đầy đủ tên của người tạo bảng chấm công và người xác nhận thông tin để đảm bảo tính minh bạch. Thông thường, các vị trí này thuộc về người tạo bảng, trưởng bộ phận và trưởng phòng nhân sự.
Chăm sóc và hoàn thiện bảng chấm công kỹ lưỡng
Những điều cần nhớ khi thực hiện chấm công
3. Cần lưu ý gì khi chấm công?
Đảm bảo quyền lợi và tránh rắc rối khi tính công
Đồng bộ hóa quy định và hình thức bảng chấm công
Thiết kế bảng chấm công một cách tổ chức và hiệu quả
Ghi chính xác thời gian khi hoàn thành chấm công
Những điều cần chú ý khi thực hiện chấm công
4. Câu hỏi thường gặp khi tạo bảng chấm công?
- Có những loại bảng chấm công nào?
Bảng chấm công hàng ngày và bảng chấm công làm thêm giờ là 2 loại chính.
- Ngoài Word, có thể sử dụng phần mềm nào để lập bảng chấm công?
Có thể sử dụng Excel hoặc các phần mềm chấm công tự động của công ty.
Những câu hỏi thường gặp khi tạo bảng chấm công
Bài viết trên đã tóm tắt những điều cần biết về bảng chấm công và hướng dẫn cách tạo bảng chấm công trên Word. Chúc mọi người thành công!
