Buzz
Có hai cách để tự động thêm số vào cột. Cách chắc chắn nhất để tự động tạo dãy số trong Excel là sử dụng hàm ROW. Phương pháp này sẽ đảm bảo rằng các ô sẽ hiển thị đúng số thứ tự ngay cả khi thêm hoặc xóa dòng. Cách thứ hai là sử dụng tính năng Fill, dễ thực hiện hơn nhưng khi xóa dòng thì dãy số sẽ bị thiếu. Hãy cùng khám phá cách đánh số tự động cho dòng hoặc điền số liên tiếp vào cột.
Các Bước
Tự động Đánh số dòng
Nhấp vào ô đầu tiên mà dãy số sẽ bắt đầu. Phương pháp này hướng dẫn cách để mỗi ô trong cột hiển thị số dòng tương ứng. Nên áp dụng cách này nếu các dòng thường xuyên thêm hoặc xóa khỏi bảng tính.
- Để tạo một dãy số liên tiếp cơ bản (hoặc dữ liệu khác như ngày trong tuần hay tháng trong năm), hãy xem cách Điền số liên tiếp vào cột .
Nhập =HÀNG(A1) vào ô (nếu đây là ô A1). Nếu là ô khác thì bạn cần thay thế cho phù hợp.
- Ví dụ, nếu bạn đang nhập vào ô B5, hãy gõ =HÀNG(B5).
Nhấn ↵ Enter. Số hàng của ô sẽ hiện ra. Nếu bạn đã nhập =HÀNG(A1), ô A1 sẽ hiển thị số 1. Còn nếu bạn nhập =HÀNG(B5), ô B5 sẽ hiện số 5.
- Để bắt đầu từ số 1 tại một hàng bất kỳ mà bạn muốn bắt đầu dãy số, hãy đếm số hàng phía trên ô hiện tại, sau đó trừ đi kết quả trong hàm.
- Ví dụ, nếu bạn nhập =HÀNG(B5) và muốn hiển thị số 1 trong ô này, hãy sửa hàm lại thành =HÀNG(B5)-4, vì B4 đếm ngược lại 4 hàng là B1.
Chọn ô chứa số đầu tiên trong dãy số.
Di con trỏ chuột đến khung nằm ở góc dưới bên phải ô được chọn. Nốt đen này được gọi là Fill Handle. Con trỏ chuột sẽ biến thành biểu tượng chiếc kéo khi nằm ngay phía trên Fill Handle.
- Nếu bạn không tìm thấy Fill Handle, điều hướng đến thẻ File (Tập tin) > Options (Tùy chọn) > Advanced (Nâng cao) và tích vào ô “Enable fill handle and cell drag-and-drop” (Bật Fill Handle và tính năng kéo – thả ô)
Kéo Fill Handle xuống đến ô cuối cùng trong dãy. Mỗi ô trong cột sẽ hiển thị số hàng tương ứng.
- Nếu bạn xóa hàng nằm trong dãy này, số thứ tự của ô sẽ tự động sửa dựa trên số hàng mới.
Điền số liên tục vào cột
Chọn ô đầu tiên mà dãy số sẽ bắt đầu. Phương pháp này sẽ hướng dẫn bạn cách thêm dãy số liên tục vào các ô trong cột.
- Nếu bạn sử dụng phương pháp này nhưng sau đó xóa một dòng nào đó, bạn sẽ cần phải làm lại các bước để đánh số lại toàn bộ cột. Nếu bạn dự định thay đổi các dòng dữ liệu thường xuyên, hãy xem xét áp dụng phương pháp Đánh số dòng tự động ở trên.
Nhập số đầu tiên trong dãy vào ô nào đó. Ví dụ, nếu bạn muốn đánh số từ trên xuống dưới trong cột, nhập 1 vào ô đầu tiên.
- Bạn không nhất thiết phải bắt đầu từ 1. Dãy số của bạn có thể bắt đầu từ bất kỳ số nào, thậm chí có thể theo kiểu khác (như số chẵn, bội số của 5, v.v.).
- Excel cũng hỗ trợ đánh số theo các kiểu khác nhau, bao gồm cả ngày trong tuần và tháng. Ví dụ, nếu bạn nhập các ngày trong tuần vào cột, ô đầu tiên có thể hiển thị “Thứ Hai”.
Chọn ô tiếp theo trong mẫu. Đây là ô nằm ngay phía dưới ô hiện tại.
Nhập số thứ hai của dãy vào ô để tạo mẫu. Để đánh số liên tục (như 1, 2, 3, v.v.), bạn nhập 2 vào đây.
- Nếu bạn muốn các số tiếp theo là 10, 20, 30, 40, v.v., thì hai số tiếp theo trong dãy mà bạn cần nhập là 10 và 20.
- Nếu bạn nhập theo ngày trong tuần, hãy gõ ngày tiếp theo trong tuần vào ô.
Click và kéo để chọn tất cả các ô. Khi bạn thả chuột, các ô bạn đã chọn sẽ được đánh dấu.
Di chuyển con trỏ chuột đến góc dưới bên phải của vùng đã chọn. Góc này được gọi là Fill Handle. Con trỏ chuột sẽ biến thành biểu tượng kéo khi nằm trên Fill Handle.
- Nếu bạn không thấy Fill Handle, hãy vào tab File > Options > Advanced và chọn “Enable fill handle and cell drag-and-drop.”
Click và kéo Fill Handle xuống đến ô cuối cùng trong dãy số. Khi bạn thả chuột, các ô trong cột sẽ được đánh số theo mẫu bạn đã thiết lập từ hai ô đầu tiên.
Một số lời khuyên
- Microsoft cung cấp phiên bản trực tuyến miễn phí của Excel như một phần của Microsoft Office Online.
- Bạn cũng có thể mở và chỉnh sửa bảng tính trên Google Sheets.
Chú ý
- Hãy đảm bảo rằng tùy chọn 'Cảnh báo trước khi ghi đè lên ô' đã được chọn trong tab Advanced của Excel Options. Điều này sẽ giúp ngăn chặn lỗi nhập liệu và giảm thiểu việc phải tạo lại công thức hoặc dữ liệu khác.
