Buzz
Cách trộn văn bản trong Word không phức tạp. Bài viết này sẽ chỉ bạn cách trộn file Word một cách chi tiết.
Khi nhắc đến phần mềm soạn thảo văn bản, không thể không nhắc đến Microsoft Word. Nó là một phần của bộ Office của Microsoft và đã trở thành công cụ biên tập tài liệu phổ biến trên toàn cầu.
Với Word, bạn có thể soạn thảo tài liệu, định dạng văn bản, tạo mục lục, chèn ảnh và liên kết. Word dễ sử dụng và hữu ích, nên ít có phần mềm nào có thể thay thế được.
Nếu bạn thường xuyên sử dụng Word, có lẽ bạn đã quen thuộc với hầu hết các tính năng cơ bản của nó. Tuy nhiên, bạn đã từng thử tạo thư mời hoặc trộn giấy mời trong Word chưa? Nếu chưa, hãy cùng Mytour khám phá ngay nhé!
Thực sự, Microsoft Word đã có tính năng này từ lâu. Điều này giúp người dùng tạo giấy mời họp, thông báo, bảng tin... cho nhiều người một cách dễ dàng.
Phương pháp này giúp giảm thiểu lỗi trong quá trình nhập liệu và tiết kiệm thời gian. Đầu tiên, bạn cần chuẩn bị dữ liệu để trộn văn bản, bao gồm:
- File văn bản gốc: Văn bản chứa mẫu tài liệu (định dạng *.doc).
- File danh sách: Danh sách được lưu dưới dạng bảng tính (thường là file *.xls).
Trong bài viết này, Mytour sẽ hướng dẫn cách trộn giấy mời họp phụ huynh. Để làm điều này, bạn cần chuẩn bị file mẫu giấy mời họp phụ huynh và danh sách phụ huynh:
Sau đó, làm theo hướng dẫn dưới đây để trộn giấy mời họp phụ huynh:
Hướng dẫn trộn giấy mời họp phụ huynh trong Microsoft Word
Bước 1: Mở tài liệu gốc, chọn thẻ Mailings.
Bước 2: Nhấn vào mũi tên xuống ở phần Bắt đầu Gộp thư, chọn
Bước 3: Tại giao diện Gộp thư ở bên phải, nhấn vào Tiếp theo: Tài liệu bắt đầu ở mục Bước 1 trong 6 để bắt đầu trộn văn bản.
Bước 4: Tại mục Bạn muốn thiết lập thư của bạn như thế nào, tích chọn vào ô Sử dụng văn bản hiện tại. Sau đó, nhấn vào Tiếp theo: Chọn người nhận.
Bước 5: Nhấn vào Duyệt ở mục Sử dụng tên và địa chỉ từ một tập tin hoặc cơ sở dữ liệu để mở file chứa danh sách phụ huynh mời họp.
Bước 6: Cửa sổ Chọn Nguồn Dữ Liệu hiện ra, chọn tệp danh sách mời họp (Danh-sach-moi-hop.xls), sau đó nhấn Mở.
Bước 7: Giao diện Chọn Bảng xuất hiện, chọn Bảng chứa dữ liệu cần chèn, sau đó nhấn OK. Nếu không muốn chọn hàng đầu tiên làm tiêu đề thì bỏ chọn ô Dòng đầu tiên của dữ liệu chứa tiêu đề cột.
Bước 8: Giao diện Danh Sách Người Nhận Thư Trộn xuất hiện, bạn chỉ cần nhấn OK.
Bước 9: Đặt con trỏ vào trường muốn chèn thông tin, click chọn Chèn Trường Trộn dưới tab Gửi Thư Trộn. Một hộp thoại mở ra, click đúp chuột vào trường thông tin cần chèn. Sau đó đóng cửa sổ lại, cứ tiếp tục chèn như vậy cho tới khi hết các trường cần chèn.
Bước 10: Sau khi chèn xong, click chuột vào biểu tượng Xem Trước để xem trước kết quả.
Bước 11: Bạn có thể sử dụng các nút trên thanh công cụ để xem lần lượt dữ liệu đã được trộn.
Bước 12: Để trích xuất dữ liệu, nhấn vào mũi tên xổ xuống bên cạnh Kết Thúc & Trộn. Tại đây sẽ cho bạn 3 lựa chọn:
- Chỉnh Sửa Cá Nhân: Sửa đổi tài liệu cá nhân.
- In Tài Liệu: In tài liệu.
- Gửi Email: Gửi qua email.
Lưu Ý: Để đảm bảo thành công khi trộn văn bản, file Excel chỉ cần chứa bảng cần trộn, dòng đầu tiên của file phải là tiêu đề của các cột, không có dòng trống nhé các bạn.
Tính Năng Trộn Văn Bản, Trộn Thư Này Hỗ Trợ Ở Tất Cả Các Phiên Bản Word 2003, 2007, 2013, 2016 Và Cả WPS Word. Vậy là giờ đây bạn sẽ trộn giấy mời họp phụ huynh vô cùng nhanh chóng rồi.
Chúc Các Bạn Thực Hiện Thành Công!
