Buzz
Bạn có thể sử dụng tính năng trộn thư trong Word để gửi thư mời hoặc email cho nhiều người mà không cần điền tên thủ từng người. Nếu bạn chưa hiểu rõ về tính năng Mail Merge, hãy tham khảo bài viết với thông tin về trộn thư trong Word là gì và cách Mail Merge có điều kiện ngay sau đây.
Trộn thư trong Word (Mail Merge) là gì?
Trộn thư trong Word, hay còn được gọi là 'Mail Merge,' là một tính năng mạnh mẽ trong Word cho phép bạn tạo ra nhiều bản sao của cùng một mẫu thư và tùy chỉnh nội dung của mỗi bản sao dựa trên dữ liệu từ một nguồn dữ liệu khác nhau, thường là từ một tệp Excel.
Tính năng Mail Merge trong Word giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức bằng cách tự động tạo ra các phiếu mời, thư mời, hoặc bất kỳ loại văn bản cá nhân hóa nào cho nhiều người một cách nhanh chóng và dễ dàng.
Khi thực hiện cách Mail Merge trong Word, bạn sẽ tạo một mẫu thư chung với các vị trí giữ chỗ cho thông tin cá nhân, chẳng hạn như tên, địa chỉ và số điện thoại. Sau đó, bạn sẽ nhập dữ liệu từ nguồn khác nhau, ví dụ như một bảng tính Excel chứa danh sách tên và thông tin của mỗi người mà bạn muốn gửi thư.
Bí quyết thực hiện Mail Merge trong Word một cách đơn giản
Hướng dẫn chi tiết từng bước để sử dụng tính năng trộn thư có điều kiện trong Word và tạo ra các lá thư, thư mời hoặc văn bản cá nhân hóa tự động cho nhiều người một cách thuận tiện.
Tạo danh sách chèn mới
Bước 1: Trên thanh công cụ, chọn tab 'Mailings'.
Tiếp theo, lựa chọn 'Start Mail Merge' và 'Step by Step Mail Merge Wizard'.
Lựa chọn 'Start Mail Merge'
Sổ 'Mail Merge' sẽ hiển thị ngay trước mắt bạn.
- Bước 1 trong 6: Lựa chọn 'Letter' và nhấn 'Tiếp: Tài liệu khởi đầu'.
- Bước 2 trong 6: Chọn 'Sử dụng tài liệu hiện tại' và nhấn 'Tiếp: Chọn người nhận'.
- Bước 3 trong 6: Lựa chọn 'Nhập danh sách mới' và nhấn 'Tiếp: Viết thư của bạn'.
Bước 2: Để trộn thư trong Word, tại Cửa sổ 'Danh sách địa chỉ mới' sẽ hiển thị. Lựa chọn 'Tùy chỉnh cột'.
Lựa chọn 'Tùy chỉnh cột'
Bước 3: Trong hộp thoại 'Tùy chỉnh Danh sách Địa chỉ', bạn có thể điều chỉnh các trường dữ liệu như sau:
- 'Thêm': Thêm trường mới.
- 'Xóa': Xóa các trường hiện có.
- 'Đổi tên': Đổi tên các trường hiện có.
- Khi hoàn tất, nhấn 'OK'.
Điền thông tin cơ bản cho các trường. Dưới đây là một ví dụ minh họa:
- 'Thêm Bản ghi mới': Thêm hàng mới.
- 'Xóa Bản ghi': Xóa hàng.
- 'Tìm kiếm': Tìm kiếm.
- Khi hoàn tất, nhấn 'OK'.
Bước 4: Cửa sổ 'Lưu Danh sách Địa chỉ' sẽ xuất hiện. Đặt tên cho tệp tin này và nhấn 'Lưu' và tiếp tục với bước 5 trộn thư trong word.
Bước 5: Tiếp theo, trong khung 'Người nhận Trộn thư', bạn có thể điều chỉnh các chức năng sau:
- 'Sắp xếp': Sắp xếp lại dữ liệu khách mời dựa trên một trường cụ thể.
- 'Lọc': Lọc ra danh sách cần thiết từ một danh sách dài.
- 'Tìm bản sao': Tìm các bản sao và xóa chúng.
- 'Xác nhận địa chỉ': Xác nhận địa chỉ.
- Khi hoàn tất chỉnh sửa, nhấn 'OK'.
Đó là những bước cơ bản để sử dụng tính năng trộn thư trong Word.
Quay trở lại cửa sổ 'Mail Merge'.
Quay trở lại 'Mail Merge'
- Bước 3 trong 6: Lựa chọn 'Sử dụng danh sách hiện tại' và nhấn 'Tiếp: Viết thư của bạn'.
- Bước 4 trong 6: Lựa chọn 'Các mục khác'.
Bảng 'Chèn Trường Trộn' sẽ hiển thị. Lựa chọn 'Trường Cơ sở dữ liệu'.
Chọn các trường đã thiết kế và nhấn 'Chèn' ở vị trí mong muốn.
Nhấn 'Tiếp: Xem trước thư của bạn'.
Với ví dụ dưới đây, sau khi đã chèn các trường, nhấn 'Tiếp: Hoàn tất trộn thư'.
Trên thanh công cụ, chọn tab 'Mailings'.
Tại mục 'Hoàn tất & Trộn', chọn 'Chỉnh sửa từng Tài liệu Riêng lẻ'.
Hiện khung 'Trộn vào Tài liệu Mới', chọn 'Tất cả' và nhấn 'OK'.
Sử dụng Tệp Excel
Để thực hiện trộn thư trong Word bằng danh sách chèn có sẵn, bạn có thể tuân theo các bước sau:
Bước 1: Thực hiện Bước 1 giống như hướng dẫn 'Cách trộn thư trong Word bằng cách tạo mới danh sách chèn'.
Tuy nhiên, ở Bước 2 trong 6, lựa chọn 'Sử dụng danh sách hiện tại' và nhấp vào 'Duyệt'.
Chọn tệp Excel chứa dữ liệu bạn muốn sử dụng và nhấp vào 'Mở'.
Bước 2: Trong tệp Excel, hãy chọn sheet chứa dữ liệu đúng và nhấp vào 'OK'.
Khi sử dụng trộn thư với tệp Excel, danh sách trong tệp cần được tạo từ dòng đầu tiên và không có ô trống ở trên và dưới. Nếu không, bạn sẽ tạo ra các mẫu trống. Để tránh điều này, khi các trường trống xuất hiện trong cửa sổ 'Người nhận Trộn thư', hãy bỏ chọn chúng.
Tiếp tục từ Bước 5 theo hướng dẫn của 'Cách trộn thư trong Word bằng cách tạo mới danh sách chèn'.
Vậy là bạn đã hiểu về quy trình trộn thư trong Word cũng như các phương pháp Mail Merge có điều kiện mà bạn có thể áp dụng trong Word 2007, 2010, 2013 và 2016. Nếu có thắc mắc hoặc câu hỏi, hãy để lại ý kiến dưới bài viết.
Xem thêm các bài viết trong danh mục: Mẹo Word
