Hướng dẫn căn lề trong Word đơn giản và nhanh chóng

Cách căn lề trong Word giúp bạn soạn thảo văn bản chuyên nghiệp và thu hút sự chú ý của độc giả. Bạn sẽ biết cách căn lề trong từng phiên bản Word hiện nay ngay sau bài viết này.

Tầm quan trọng của việc căn lề chuẩn trong Word

Căn lề trong Word mang đến nhiều lợi ích hữu ích cho người dùng như:

• Việc căn lề đồng đều tạo ra ấn tượng chuyên nghiệp và trực quan trong văn bản, giúp tài liệu trở nên dễ đọc hơn.
• Căn lề đồng đều giúp tạo ra các đường dọc và ngang rõ ràng, giúp mắt đọc dễ dàng theo dõi và không lạc lõng trong văn bản.
• Các văn bản và hình ảnh căn lề đồng đều giúp tài liệu trở nên chất lượng hơn.
• Khi căn lề, bạn có thể dễ dàng nhận biết nơi bắt đầu và kết thúc mỗi đoạn văn, hỗ trợ việc chỉnh sửa và duyệt tài liệu một cách hiệu quả.
• Trong môi trường làm việc chuyên nghiệp, việc tuân thủ định dạng căn lề chuẩn rất quan trọng. Căn lề giúp bài viết tuân thủ các quy tắc định dạng.
• Nếu bạn chia sẻ tài liệu hoặc in ấn, việc căn lề giúp đảm bảo bố cục được sắp xếp hợp lý.
• Khi chuyển đổi giữa các định dạng (ví dụ: từ Word sang PDF), tuân thủ căn lề chuẩn giúp bảo đảm cấu trúc của tài liệu.
• Căn lề cũng giúp tối ưu hóa định dạng trang, đặc biệt quan trọng khi bạn cần in ấn tài liệu.

Tiêu chuẩn căn lề trong Word

Những ai làm công việc hành chính thường phải chú trọng đến tiêu chuẩn căn lề chuẩn trong Word. Cách căn lề trong Word phải đáp ứng những tiêu chuẩn riêng. Dựa trên văn bản số 01/2011/TT-BNV về quy định căn lề chuẩn trong Word dành cho các văn bản hành chính được thể hiện như sau:

• Với lề trên – Top: Căn lề cách mép trên khoảng 20 đến 25mm (tương đương 2 – 2,5cm).
• Với lề dưới – Bottom: Căn lề cách mép dưới khoảng 20 đến 25mm (tương đương 2 – 2,5cm).
• Với lề trái – Left: Căn lề cách mép trái khoảng 30 đến 35mm (tương đương 3 – 3,5cm).
• Với lề phải – Right: Căn lề cách mép phải khoảng 15 đến 20mm (tương đương 1,5 – 2cm).

Hướng dẫn cách căn lề trong Word 2019, 2016, 2013, 365

Dù là Word 2019, 2016, 2013 hay 365, cách căn lề trong các phiên bản này đều tương tự nhau. Dưới đây là hai cách căn lề đơn giản trên các phiên bản này:

Cách căn lề bằng Page Layout

• Bước 1: Trên thẻ Layout, chọn biểu tượng mũi tên để mở rộng Page Setup.

• Bước 2: Tại Margins, bạn có thể nhấp vào mũi tên lên hoặc xuống, hoặc nhập số trực tiếp vào các mục Bottom, Top, Right, Left để điều chỉnh khoảng cách căn lề. Sau khi điều chỉnh xong, nhấp vào OK để hoàn tất.

Cách căn lề trong Word qua Options

• Bước 1: Trên tài liệu Word đang mở, nhấp vào tab File và chọn Options.

• Bước 2: Bạn nhấp vào Advanced, trong mục Display, tìm “Show measurements in units of”, sau đó chọn Centimeters từ danh sách thả xuống. Sau khi hoàn tất, nhấn OK để lưu lại.

• Bước 3: Trên giao diện chính, chọn tab Layout, sau đó chọn Margins. Tiếp theo, chọn Custom Margins ở cuối danh sách.

• Bước 4: Bạn cần điều chỉnh các thông số như lề dưới (Bottom), lề trên (Top), lề trái (Left), lề phải (Right). Cuối cùng chỉ cần nhấp vào OK để lưu lại các thiết lập căn lề.

Hướng dẫn thiết lập định dạng căn lề mặc định

Ngoài hai cách căn lề trong Word ở trên, bạn cũng có thể thiết lập định dạng căn lề mặc định trong Word 2019, 2016, 2013, 365 như sau:

• Bước 1: Nhấn tab File và chọn mục Options.
• Bước 2: Nhấp vào Advanced, trong mục Display, tìm mục “Show measurements in units of”, sau đó chọn Centimeters từ danh sách thả xuống. Sau khi hoàn tất, nhấp OK để lưu lại.

• Bước 3: Trên giao diện chính của Word, chọn Tab Layout, sau đó chọn Margins và chọn Custom Margins ở dưới cùng.

• Bước 4: Bạn điều chỉnh các thông số cho Top, Bottom, Left, Right theo ý muốn. Cuối cùng, nhấp vào Set as Default để lưu các định dạng căn lề mặc định.

• Bước 5: Nhấp vào Yes để xác nhận thiết lập định dạng căn lề mặc định.

Hướng dẫn chọn khổ giấy trong Word

Để chọn khổ giấy trong các phiên bản Word ở trên, bạn chỉ cần vào tab Layout và chọn mục Size. Sau đó chọn khổ giấy mà bạn muốn thiết lập mặc định mỗi khi mở Word để soạn thảo văn bản.

Cách căn lề trong Word 2010, 2007 dễ dàng

Bên cạnh cách căn lề trong các phiên bản Word mới như đã hướng dẫn ở trên, những người đang sử dụng Word 2007, 2010 cũng có thể căn lề theo hướng dẫn sau đây:

Bước 1: Trên thẻ Page Layout, nhấn vào biểu tượng mũi tên để mở rộng nhóm Page Setup.

Bước 2: Tại Margins, nhấp vào mũi tên lên hoặc xuống hoặc nhập trực tiếp các số vào mục Bottom, Top, Right, Left để điều chỉnh khoảng cách căn lề. Chi tiết như sau:

• Top: Khoảng cách căn lề trên. Đây là khoảng cách từ mép trên cùng của trang giấy đến dòng đầu tiên trên trang giấy.
• Bottom: Khoảng cách căn lề dưới. Đây là khoảng cách từ mép dưới cùng của trang giấy đến dòng cuối cùng trên trang giấy.
• Left: Khoảng cách căn lề trái. Đây là khoảng cách từ mép bên trái của trang giấy đến ký tự đầu tiên ở phía trái của trang giấy.
• Right: Khoảng cách căn lề phải. Đây là khoảng cách từ mép bên phải của trang giấy đến ký tự cuối cùng ở phía bên phải của trang giấy.

Bước 3: Chỉ cần nhấp vào OK để hoàn tất căn lề. Hoặc bạn có thể nhấn vào Set as Default để lưu định dạng căn lề mặc định.

Chú ý khi căn lề trong Word

Khi áp dụng các bước căn lề trong Word, có một số điều quan trọng mà bạn nên nhớ:

• Trong Word, bạn có thể căn lề trái, phải, giữa hoặc căn đều hai bên. Chọn loại căn lề phù hợp với nhu cầu của tài liệu bạn đang soạn.
• Word cho phép bạn điều chỉnh kích thước lề. Lưu ý rằng lề lớn hơn có thể làm giảm diện tích sử dụng trang, trong khi lề nhỏ có thể làm cho bố cục trình bày khó nhìn hơn.
• Khi bạn thay đổi lề, đặc biệt là lề trên và dưới, hãy chú ý đến định dạng trang. Một lề quá lớn có thể làm thay đổi bố cục trang.

• Trước khi in ấn hoặc chia sẻ tài liệu, hãy sử dụng tính năng xem trước để đảm bảo rằng định dạng trang và lề là đúng như bạn mong muốn.
• Cách căn lề trong Word giúp tài liệu trở nên hấp dẫn và trực quan hơn. Bạn nên xem xét sử dụng căn lề để làm nổi bật các tiêu đề, đoạn văn hoặc mục lục.
• Tùy theo từng trường hợp cụ thể của tài liệu hoặc yêu cầu in ấn, bạn có thể điều chỉnh lề một cách linh hoạt.
• Với các tài liệu dài hoặc có nhiều trang, việc sử dụng tính năng căn lề đồng bộ sẽ giúp đảm bảo các trang có cùng định dạng lề.
• Nếu bạn thường xuyên soạn thảo các loại tài liệu giống nhau, hãy thiết lập căn lề mặc định để tiết kiệm thời gian trong công việc trên Word.

Câu hỏi liên quan đến cách căn lề trong Word

Khi sử dụng căn lề trong Word, nhiều người có những thắc mắc sau đây:

Làm thế nào để xem trước định dạng căn lề trước khi in tài liệu?

Bạn hoàn toàn có thể xem trước định dạng căn lề trước khi in. Trên các phiên bản Word từ 2010 trở lên, chỉ cần nhấp vào tab File và chọn Print là bạn có thể xem trước định dạng căn lề.

Tại sao lại xảy ra lỗi căn lề trang in?

Lỗi căn lề trang in thường xảy ra khi người dùng chưa thiết lập đúng kiểu giấy in. Ví dụ, khi bạn muốn in khổ giấy A4 (210 x 297mm) nhưng Word lại đang cài đặt kiểu giấy letter khác như 215 x 279.4mm. Để khắc phục lỗi này, bạn chỉ cần chuyển đổi sang kích thước giấy A4 là xong.

Cách khắc phục lỗi căn lề trang in như thế nào?

Lỗi căn lề trang in không chính xác là một trong những vấn đề phổ biến khi soạn thảo văn bản. Bạn có thể nhận biết lỗi này dễ dàng khi lề của khổ giấy không khớp với định dạng lề đã được thiết lập trước đó.

Nguyên nhân thường gây ra lỗi này có thể là do bạn chưa thiết lập đúng kiểu giấy phù hợp. Ví dụ, khi bạn sử dụng khổ giấy A4 để in nhưng trong Word lại đang cài đặt kiểu giấy là Letter, sự không tương thích này có thể dẫn đến lỗi căn lề trang in không chính xác.

Để khắc phục lỗi này, bạn chỉ cần thay đổi lại kiểu giấy sang A4. Dưới đây là 3 bước đơn giản để thay đổi kiểu giấy:

• Bước 1: Mở tài liệu Word mà bạn muốn thay đổi khổ giấy. Sau đó, chọn tab Layout hoặc Page Layout, và nhấn vào Margins. Tiếp theo, bạn chọn Custom Margins.

• Bước 2: Trên hộp thoại Page Setup, bạn chọn Paper và chọn Paper size. Sau đó, chọn kiểu giấy A4 và nhấn OK để áp dụng cho trang văn bản. Lưu ý khi thay đổi kiểu giấy, các thiết lập căn lề trước đó vẫn được giữ nguyên.

• Bước 3: In ấn lại tài liệu Word đã thay đổi kiểu giấy là xong.

Tại sao văn bản trong Word mất lề trên và lề dưới?

Lỗi mất lề trên và lề dưới trong Word thường xảy ra khi chưa thiết lập định dạng cho các lề này. Để khắc phục lỗi này, bạn có thể áp dụng các bước căn lề sau đây trong Word:

• Bước 1: Mở tài liệu Word bị lỗi lề trên và lề dưới. Sau đó, chọn tab File.

• Bước 2: Nhấn vào Options.

• Bước 3: Một hộp thoại sẽ hiện ra, bạn chọn Display. Tại Page Display Options, bạn đánh dấu tick vào “Show white space between pages in Print Layout view”. Sau đó nhấn OK để lề trên và lề dưới hiển thị trong trang Word.

•  Bước 4: Bây giờ, bạn chỉ cần kiểm tra lại xem lề trên và lề dưới đã hiển thị trong trang Word chưa.

Bài viết cung cấp những cách căn lề trong Word hữu ích cho mọi người tham khảo. Hi vọng các bạn sẽ dễ dàng căn lề khi soạn thảo văn bản trong Word và in ấn tài liệu một cách thuận tiện.