Hướng dẫn chèn thêm cột trong Excel từ A đến Z

Thêm cột trong Excel là một trong những thao tác cơ bản mà người dùng văn phòng cần biết rõ. Biết cách chèn cột trong bảng tính giúp người dùng dễ dàng nhập thêm dữ liệu. Tuy nhiên, thao tác này đôi khi gây khó khăn đối với người mới sử dụng. Microsoft Excel cung cấp nhiều công cụ hỗ trợ để thao tác chèn cột trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn. Hãy cùng tìm hiểu cách thức chi tiết trong bài viết dưới đây của Mytour nhé!

Khi nào cần thêm cột trong Excel?

Microsoft Excel, một phần của Microsoft 365, là phần mềm hữu ích cho việc quản lý dữ liệu. Phần mềm này giúp bạn xử lý các thông tin định lượng và thực hiện các hàm tính toán. Thêm cột trong Excel là một trong những kỹ năng cơ bản mà bất kỳ người dùng nào cũng cần biết.

Chèn cột là thao tác thêm một hoặc nhiều cột vào bảng tính để bổ sung thông tin hoặc khôi phục dữ liệu bị xóa. Ví dụ, khi bạn phát hiện thiếu một cột thông tin, bạn có thể thêm cột mới và điền dữ liệu thay vì phải tạo bảng mới. Thao tác này cũng hữu ích khi phục hồi cột dữ liệu đã xóa vô tình. Để thực hiện thêm cột trong Excel, bạn có thể sử dụng các phím tắt tiện lợi được tích hợp sẵn trong phần mềm.

Thêm cột là một thao tác đơn giản, người dùng mới chỉ cần thực hiện vài lần để thành thạo. Bài viết sẽ hướng dẫn chi tiết các phương pháp thêm cột trong Excel, tận dụng hết các công cụ có sẵn.

Hướng dẫn thêm cột trong Excel bằng phím tắt

Sử dụng phím tắt là cách nhanh nhất để thêm cột trong Excel. Bạn chỉ cần vài bước đơn giản để thực hiện thao tác này. Microsoft Excel cung cấp nhiều phím tắt tiện lợi giúp bạn dễ dàng thao tác với các chức năng. Khi bạn cần thêm một cột, chỉ cần sử dụng phím tắt và cột mới sẽ được chèn vào vị trí mong muốn.

Bước 1: Chọn cột cần thêm trong Excel bằng một trong hai cách sau:

• Click chuột vào chữ cái biểu thị tên cột ở vị trí muốn thêm.
• Click chuột vào một ô thuộc cột cần chèn, sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl + Space.

Bước 2: Sau khi chọn vị trí cần thêm, nhấn tổ hợp phím chức năng Ctrl + Shift + “+” trên bàn phím. Cột mới sẽ được thêm vào bên trái cột đã chọn.

Người dùng cần lưu ý rằng, khi thêm cột mới, nó sẽ được định dạng giống với cột đã chọn như font chữ, cỡ chữ, kích thước hay màu nền. Tuy nhiên, bạn có thể chỉnh sửa lại cột theo ý muốn. Phương pháp này nhanh gọn, tiện lợi và đơn giản với người mới bắt đầu. Tuy nhiên, nó chỉ áp dụng khi bạn muốn thêm 1 cột. Để thêm nhiều cột khác nhau, bạn cần sử dụng chức năng Insert như sau.

Cách thêm cột trong Excel chi tiết với công cụ Insert

Insert là một tính năng hữu ích, cho phép người dùng chèn thêm bảng, hình ảnh, biểu đồ và các hàng, cột theo nhu cầu trong Excel. Bạn có thể truy cập Insert thông qua tab Home hoặc chuột phải và chọn từ menu thao tác nhanh. Insert cho phép thêm một hoặc nhiều cột tại nhiều vị trí khác nhau, thao tác đơn giản và nhanh chóng. Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn từng bước thêm cột chi tiết cho từng trường hợp cụ thể.

Cách chèn thêm cột trong Excel vào vị trí tùy ý

Phương pháp này tương tự việc sử dụng phím tắt nhưng bạn chỉ cần sử dụng chuột mà không cần bàn phím. Cột mới sẽ được thêm vào phía bên trái vị trí bạn chọn và có định dạng giống với cột đã chọn. Để thực hiện, bạn có thể làm theo các bước sau:

Bước 1: Chọn cột tại vị trí muốn thêm cột mới.

Cột mới sau khi thêm sẽ luôn nằm phía bên trái, do đó người dùng cần lựa chọn vị trí phù hợp để tránh sai sót sau này.

Bước 2: Click chuột phải vào cột đã chọn, chọn Insert.

Hoặc bạn có thể chọn tab Home trên thanh công cụ, tìm kiếm hộp Cells, chọn Insert → Insert Columns.

Tương tự như cách dùng phím tắt, phương pháp thêm cột trong Excel này rất đơn giản chỉ trong 2 bước, thực hiện dễ dàng. Dù bạn là người dùng lâu năm hay mới bắt đầu, đều có thể thành thạo sau 1-2 lần áp dụng. Trong trường hợp bạn muốn chèn nhiều hơn 1 cột, bạn có thể lặp lại các bước trên nhiều lần, tuy nhiên sẽ tốn nhiều thời gian và hơi phức tạp. Vì vậy, hãy tham khảo cách tiết kiệm công sức và tận dụng Microsoft Excel một cách thông minh hơn như sau.

Cách thêm nhiều cột cùng lúc

Khi áp dụng phương pháp thêm cột trong Excel này, bạn có thể thoải mái chèn nhiều cột cùng lúc mà không cần phải lặp lại các bước. Số lượng cột được thêm sẽ tương ứng với số cột đã chọn và có cùng định dạng, nằm bên trái. Các cột mới sẽ được sắp xếp liền mạch với nhau, bạn có thể di chuyển hoặc chỉnh sửa chúng theo ý muốn. Ưu điểm của cách làm này là nhanh chóng, chỉ cần thực hiện một lần là thêm được nhiều cột một lúc. Tuy nhiên, nếu muốn các cột mới xuất hiện ở các vị trí khác nhau, bạn cần thực hiện thêm một bước chuyển vị trí cột.

Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn các cột tại vị trí muốn thêm mới. Số cột được bôi đen sẽ tương ứng với số lượng cột mới được thêm vào bảng tính.

Ví dụ, bạn muốn thêm 2 cột thì chọn 2 cột, thêm 4 cột thì chọn 4 cột và nhiều hơn.

Bước 2: Click chuột phải vào vùng các cột đã chọn, chọn Insert.

Hoặc người dùng có thể chọn tab Home trên thanh công cụ, tìm kiếm hộp Cells, và chọn Insert → Insert Columns.

Cách thêm cột trong Excel ở nhiều vị trí khác nhau

Để chèn nhiều cột trong Excel tại các vị trí khác nhau, người dùng không cần phải lặp lại từng bước. Thay vào đó, chỉ cần làm theo các bước sau đây trong một lần thực hiện duy nhất. Phương pháp này cho phép người dùng chèn nhiều cột tại các vị trí cách xa nhau. Ưu điểm của cách làm này là nhanh chóng và dễ thực hiện. Tuy nhiên, người dùng cần lựa chọn các vị trí cột chính xác để hạn chế sai sót.

Bước 1: Lựa chọn các vị trí muốn chèn thêm cột trong Excel như sau:

• Click chuột vào cột ở vị trí cần chèn đầu tiên.
• Giữ phím Ctrl và click chuột để chọn các cột tiếp theo cần chèn.

Sau khi thực hiện, các cột mới sẽ được thêm vào bên trái so với các cột đã chọn và có định dạng giống như chúng. Bạn có thể dễ dàng nhập liệu, chỉnh sửa định dạng hoặc vị trí của các cột mới này.

Cách thêm cột mới trong Excel bằng Table

Table trong Microsoft Excel cung cấp các bảng định dạng đặc biệt, giúp quản lý dữ liệu trong phạm vi bảng mà không ảnh hưởng đến các khu vực khác. Nhiều người ưa chuộng Table Excel vì tính tiện lợi như định dạng nhanh chóng, phân cấp tiêu đề, phím tắt chức năng và tự động hoàn thành công thức. Nếu bạn đang sử dụng Table Excel và muốn thêm cột mới trong phạm vi này, bạn có thể làm theo hướng dẫn dưới đây. Cách thêm cột trong Excel khi dùng Table được chia thành 2 trường hợp.

Trường hợp thêm cột ở giữa bảng:

Bước 1: Click chuột chọn Header của cột tại vị trí muốn thêm.

Bước 2: Chuột phải và chọn Insert và Table Columns to the Left. Trong trường hợp này, bạn chỉ có thể chèn cột vào bên trái của cột đã chọn.

Trường hợp chèn cột vào cuối bảng:

Bước 1: Click chuột chọn Header của cột ở phía cuối bảng.

Bước 2: Chuột phải và chọn Insert. Người dùng sẽ có hai lựa chọn:

• Table Columns to the Left: Chèn cột mới sang bên trái
• Table Columns to the Right: Chèn cột mới sang bên phải

Sau khi hoàn thành, cột mới sẽ được hiển thị bên trái hoặc bên phải so với vị trí được chọn. Ngoài việc chèn một cột, người dùng cũng có thể áp dụng cách chèn nhiều cột vào nhiều vị trí khác nhau khi sử dụng Table Excel.

Tổng kết

Thêm cột trong Excel là một thao tác đơn giản và quen thuộc với người dùng bảng tính. Các bước thực hiện rất dễ hiểu, ngay cả với người mới bắt đầu. Việc biết cách chèn cột cũng như định dạng ô, hàng, cột trong bảng tính giúp người dùng sử dụng Excel một cách thành thạo và hiệu quả hơn. Nhờ đó, việc sử dụng bảng tính trong công việc như nhập liệu, quản lý dữ liệu, thực hiện tính toán và các nhu cầu khác trở nên dễ dàng hơn. Hy vọng bài viết đã cung cấp đầy đủ thông tin giúp người dùng nắm vững một kỹ năng mới trong lĩnh vực tin học văn phòng. Đừng quên theo dõi Mytour để cập nhật tin tức công nghệ và những thủ thuật Excel thú vị mỗi ngày.