Hướng dẫn chi tiết 4 cách lấy dữ liệu từ bảng này sang bảng khác trong Excel

Để di chuyển thông tin từ bảng này sang bảng khác trong Excel một cách hiệu quả, chúng ta sẽ khám phá 4 cách thực hiện đơn giản. Cùng theo dõi để nắm bắt chi tiết nhé.

I. Lấy dữ liệu từ bảng này sang bảng khác - Bí quyết thành công!

Để chuyển dữ liệu từ sheet này sang sheet khác mà không theo thứ tự hoặc có nhiều điều kiện khó khăn, bài viết này sẽ hướng dẫn cho bạn 4 phương pháp tiện lợi nhất.

Cần lấy dữ liệu từ sheet 2 sang sheet 1

II. 4 phương pháp lấy dữ liệu từ bảng này sang bảng khác trong Excel

1. Sử dụng hàm VLOOKUP

Cú pháp hàm VLOOKUP: =VLOOKUP(giá_trị_tra_cứu, vùng_dữ_liệu, số_thứ_tự_cột, [phương_pháp_tra_cứu])

Trong đó:

• Giá_trị_tra_cứu: Là giá trị dùng để dò tìm.
• Vùng_dữ_liệu: Là khu vực chứa giá trị cần tìm. Khu vực có từ 2 cột trở lên. Nhấn phím F4 sau khi chọn khu vực để cố định khu vực.
• Số_thứ_tự_cột: Là số thứ tự cột đếm từ khu vực dò tìm chứa giá trị cần trả về.
• Phương_pháp_tra_cứu: Là phương pháp dò tìm. Phương_pháp_tra_cứu là 0 hoặc FALSE để tìm giá trị chính xác, phương_pháp_tra_cứu là 1 hoặc TRUE hoặc bỏ qua để tìm giá trị gần đúng.

Ví dụ: Áp dụng hàm VLOOKUP để trích xuất thông tin từ bảng trên.

Bước 1: Trong bảng tính Excel, bạn gõ hàm =VLOOKUP(D4,$G$8:$H$11,2,0) vào ô tham chiếu.

Hàm VLOOKUP để điền thông tin giữa 2 sheet

Bước 2: Nhấn phím Enter để hiển thị kết quả và dùng trỏ chuột kéo xuống để hiển thị các kết quả còn lại như hình.

Nhấn phím Enter để xem kết quả ngay lập tức

2. Sử dụng hàm MATCH

Cú pháp Hàm MATCH

Cú pháp hàm MATCH: =MATCH(giá_trị_tìm_kiếm, mảng_tìm_kiếm, [kiểu_tra_cứu])

Trong đó:

• Giá_trị_tìm_kiếm: Là giá trị cần dò tìm.
• Mảng_tìm_kiếm: Là vùng dữ liệu chứa giá trị cần dò tìm, có ít nhất 2 cột.
• Kiểu_tra_cứu: Là kiểu tìm kiếm. Kiểu_tra_cứu là 0 để tìm giá trị chính xác, là 1 hoặc bỏ qua để tìm vị trí giá trị lớn nhất và nhỏ hơn hoặc bằng giá trị cần tìm, là -1 để tìm vị trí giá trị nhỏ nhất và lớn hơn giá trị cần tìm.

Ví dụ: Sử dụng hàm MATCH để xác định vị trí giá trị trong bảng dữ liệu dưới đây.

Bước 1: Nhập hàm =MATCH(30,E8:E13,0) vào ô tham chiếu muốn hiển thị kết quả.

Ví dụ minh họa hàm MATCH

Bước 2: Nhấn phím Enter để hiển thị kết quả.

Nhấn phím Enter để xem kết quả

3. Sử dụng hàm INDEX để trích xuất dữ liệu

Cú pháp

Cú pháp hàm INDEX: =INDEX(mảng, số_hàng, [số_cột])

Thông tin chi tiết:

• Mảng: Là khu vực chứa dữ liệu cần tìm kiếm.
• Số_hàng: Là vị trí hàng trong khu vực dữ liệu chứa giá trị cần trích xuất.
• Số_cột: Là vị trí cột trong khu vực dữ liệu chứa giá trị cần trích xuất.

Ví dụ 1: Sử dụng hàm INDEX để lấy dữ liệu trong bảng dữ liệu sau.

Thực hiện: Bạn nhập hàm =INDEX(C7:E13,6,2) vào ô tham chiếu kết quả và nhấn phím Enter để xem kết quả.

Minh họa ví dụ sử dụng hàm INDEX

Ví dụ 2: Sử dụng hàm INDEX kết hợp hàm MATCH để trích xuất dữ liệu từ bảng sau.

Bước 1: Nhập hàm =INDEX($G$8:$H$11,MATCH(D4,$G$8:$G$11,0),2) vào ô tham chiếu để hiển thị kết quả.

Giải thích:

• Dữ liệu cần tìm nằm trong vùng array với đối số tìm kiếm là vùng G8:H11. Để cố định vùng, nhấn F4.
• Vị trí hàng thay đổi dựa trên giá trị trong ô xếp loại D4. Sử dụng hàm MATCH để xác định vị trí trong bảng.
• Hàm INDEX kết hợp hàm MATCH có thể thay thế hàm VLOOKUP và khắc phục nhược điểm không thể tìm giá trị bên trái hoặc xử lý chậm với dữ liệu lớn của VLOOKUP.

Minh họa ví dụ sử dụng hàm INDEX kết hợp hàm MATCH

Bước 2: Nhấn phím Enter để hiển thị kết quả và dùng trỏ chuột kéo xuống để hiển thị các kết quả còn lại như hình.

Nhấn phím Enter để hiển thị kết quả

4. Sử dụng Power Query để Lấy Dữ Liệu

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần lấy. Sau đó, vào tab Data > Chọn From Table để mở cửa sổ Power Query.

Lấy dữ liệu bằng Power Query.

Bước 2: Chọn mục Close & Load > Nhấn chọn Close & Load > Chọn Only Create Connection và nhấn Load.

Lấy dữ liệu bằng Power Query.

Bước 3: Chuột phải vào Table1 > Chọn Merge > Chọn 'Xếp loại' ở Table1 > Chọn 'Xếp loại' ở Table2 > Nhấn OK.

Giải thích: Ở đây, bạn chọn 2 cột giống nhau ở cả 2 bảng để làm khóa liên kết giữa 2 bảng. Trong trường hợp này, là 'Xếp loại'.

Lấy dữ liệu bằng Power Query.

Bước 4: Trong mục Queries > Chọn bảng Merge1 vừa tạo > Nhấn chuột trái vào vị trí Table2 như hình > Chọn mục 'Mức thưởng' > Nhấn OK.

Giải thích: Ở đây, tôi chọn 'Mức thưởng' bởi vì đây là cột mà tôi muốn tìm kiếm. Bạn có thể hiểu rằng khi chọn một xếp loại nào đó, sẽ hiển thị mức thưởng tương ứng.

Lấy dữ liệu bằng Power Query.

Bước 5: Kết quả sau các bước thực hiện trong tính năng Power Query.

Kết quả trong tính năng Power Query.

Bước 6: Để chuyển kết quả sang trang làm việc Excel. Bạn chọn Expanded Table2 trong mục Applied steps > Chọn mục Close & Load > Chọn Close & Load như hình.

Lấy dữ liệu bằng Power Query.

Bước 7: Sau khi chuyển dữ liệu, kết quả xuất hiện như hình sau.

Kết quả.

Bước 8: Chọn và lọc ra các kết quả của xếp loại 'Khá' và 'Trung bình' như hình.

Chọn và lọc ra các kết quả của xếp loại

Bước 9: Dưới đây là kết quả đã lọc ra của những nhân viên có xếp loại 'Khá' và 'Trung bình'.

Kết quả đã lọc ra của những nhân viên có xếp loại.

Trên đây là 4 phương pháp lấy dữ liệu từ bảng này sang bảng khác trong Excel chi tiết. Hy vọng bài viết sẽ giúp ích cho công việc và học tập của bạn. Nếu có góp ý, hãy để lại bình luận bên dưới và đừng quên chia sẻ nếu bạn thấy hữu ích.