Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng hàm GETPIVOTDATA trong Excel

Bạn muốn khai thác dữ liệu từ bảng PivotTable một cách hiệu quả? Hướng dẫn sử dụng hàm GETPIVOTDATA trong Excel dưới đây sẽ giúp bạn nhanh chóng làm quen và áp dụng công cụ này. Khi nắm vững cú pháp và cách dùng hàm GETPIVOTDATA, bạn có thể dễ dàng trích xuất dữ liệu theo yêu cầu.

Hàm GETPIVOTDATA là gì?

GETPIVOTDATA là hàm thuộc nhóm Tra cứu và Tham chiếu trong Excel. Chức năng chính của hàm này là lấy dữ liệu từ một bảng PivotTable dựa trên các điều kiện xác định trước. Nhờ vậy, người dùng có thể dễ dàng trích xuất thông tin từ bảng dữ liệu tổng hợp mà không cần phải truy cập trực tiếp vào bảng đó.

Ví dụ: Giả sử bảng PivotTable của bạn hiển thị doanh thu bán hàng theo sản phẩm và khu vực. Nếu bạn muốn tính tổng doanh thu của sản phẩm "Điện thoại" tại khu vực "Hà Nội", thay vì tìm kiếm thủ công, bạn có thể sử dụng hàm GETPIVOTDATA để lấy giá trị này vào một ô tính khác và tiếp tục thực hiện các phép toán cần thiết.

Cú pháp sử dụng hàm GETPIVOTDATA

Hiểu rõ về hàm GETPIVOTDATA là điều kiện cần thiết để bạn có thể tận dụng tối đa tính năng của hàm trong Excel. Chỉ một sai sót nhỏ trong cú pháp cũng có thể dẫn đến kết quả không chính xác.

Công thức = GETPIVOTDATA(trường_dữ_liệu, bảng_trục, [trường1, mục1, trường2, mục2], …)

Các tham số của hàm này bao gồm:

Hướng dẫn sử dụng hàm GETPIVOTDATA trong Excel

Bạn muốn tự động hóa việc phân tích dữ liệu từ bảng PivotTable? Sau khi nắm vững công thức hàm GETPIVOTDATA, hãy tham khảo ví dụ dưới đây để học cách áp dụng hàm này hiệu quả trong Excel.

Giả sử chúng ta có một bảng dữ liệu về các sản phẩm đã bán, bao gồm cả laptop. Để tính tổng số lượng laptop bán ra, ta có thể dùng công thức sau:

Công thức =GETPIVOTDATA("laptops", $J$4). 

Trong đó, "$J$4" là ô chứa tiêu đề "laptops" trong bảng trục. Với công thức này, Excel sẽ tự động tìm kiếm và trả về tổng số lượng laptop, trong trường hợp này là 651.000 chiếc.

Giả sử ta có một bảng dữ liệu như dưới đây để tiếp tục ví dụ tương tự.

Để tính tổng doanh thu bán laptop, bạn có thể áp dụng công thức sau:

Công thức =GETPIVOTDATA( “sum of Total”, $J$4)

Lưu ý khi sử dụng hàm GETPIVOTDATA

Bạn đang sử dụng hàm GETPIVOTDATA để lấy dữ liệu trong Excel? Tuy nhiên, cần chú ý một số điểm quan trọng để sử dụng hiệu quả hơn.

• Lỗi #REF!: Lỗi này xảy ra khi tham chiếu đến bảng PivotTable không hợp lệ, trường không có hoặc không đúng. Hãy kiểm tra kỹ các tham số trong công thức.
• Định dạng ngày tháng: Đảm bảo rằng các mục ngày tháng được định dạng chính xác (dưới dạng ngày tháng hoặc số sê-ri) để tránh lỗi.
• Tùy chọn tự động chèn: Nếu bật tính năng "Sử dụng chức năng GetPivotData cho tham chiếu PivotTable", bạn có thể nhanh chóng tạo công thức từ bảng PivotTable, nhưng cần kiểm tra lại công thức để đảm bảo chính xác.
• Hiệu suất: Khi làm việc với bảng PivotTable lớn, hàm GETPIVOTDATA có thể ảnh hưởng đến hiệu suất. Để tối ưu, hãy sử dụng các kỹ thuật như đặt tên cho trường hoặc kết hợp các hàm INDEX, MATCH, OFFSET.

Cách tắt chức năng GETPIVOTDATA trong Excel

Nếu bạn cảm thấy hàm GETPIVOTDATA làm gián đoạn công việc với bảng PivotTable, hãy tìm hiểu cách tắt tính năng này trong Excel để làm việc hiệu quả hơn.

Bước 1: Chọn bất kỳ ô nào trong bảng Pivot.

Bước 2: Trên thanh ribbon, vào tab “Analyze” và chọn “Options”.

Bước 3: Trong menu thả xuống của tùy chọn "Options", bỏ chọn mục “Generate GetPivotData”.

Mytour mang đến nhiều mẫu laptop với cấu hình mạnh mẽ từ các thương hiệu nổi tiếng, giúp bạn dễ dàng làm việc với các bảng tính Excel lớn hơn.

Sau khi tham khảo hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng hàm GETPIVOTDATA trong Excel, bạn đã hiểu rõ về công thức và cách thức áp dụng hàm này để trích xuất dữ liệu từ bảng PivotTable. Để nâng cao kỹ năng Excel, hãy luyện tập thường xuyên và tạo ra những báo cáo chuyên nghiệp. Hãy truy cập danh mục "Tin học văn phòng" để cập nhật thêm nhiều kiến thức hữu ích hỗ trợ công việc của bạn.