Buzz
Hàm VLOOKUP là gì? Vì sao nó trở nên phổ biến trong Excel? Hạn chế của hàm VLOOKUP là gì? Mytour sẽ giới thiệu chi tiết về cách sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel. Hãy theo dõi để hiểu rõ hơn.
Hàm VLOOKUP là gì?
Đây là một loại hàm tích hợp sẵn trong Excel để thực hiện tính toán và tìm kiếm dữ liệu cụ thể. Hàm VLOOKUP, với V là chữ cái viết tắt của Vertical (hàng dọc), giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm thông tin tại hàng dọc trong một bảng và trả về thông tin chính xác tại hàng ngang tương ứng.
Hàm được sử dụng rộng rãi để tính toán và tìm kiếm dữ liệu
Nếu bạn thành thạo trong việc sử dụng hàm VLOOKUP, bạn sẽ nhanh chóng tính toán số liệu lớn. Hàm này còn được ứng dụng rộng rãi trong nhiều thao tác, bao gồm:
- Tìm kiếm tên sản phẩm
- Tìm kiếm đơn giá
- Tìm kiếm số lượng dựa vào mã sản phẩm, mã vạch,…
- Tìm kiếm tên nhân viên
- Xếp, phân loại sản phẩm
- Phân chia nhân viên theo từng bộ phận
Ưu điểm khi sử dụng hàm VLOOKUP
Chức năng chính của hàm VLOOKUP giúp tiết kiệm thời gian và công sức khi chỉnh sửa các công thức. Khi giá trị tính toán thay đổi, hàm này hỗ trợ người dùng một cách tối đa. Nói chung, hàm VLOOKUP sử dụng 3 loại tham chiếu sau:
- Tham chiếu địa chỉ tuyệt đối
- Tham chiếu địa chỉ tương đối
- Tham chiếu hỗn hợp
Hàm VLOOKUP có khả năng tìm kiếm thông tin dựa vào 3 loại tham chiếu
Hướng dẫn cách sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel
Để hàm VLOOKUP hoạt động mạnh mẽ trong Excel, bạn cần tuân thủ các bước sử dụng đúng đắn. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước như sau:
- Bước 1: Xác định cột chứa dữ liệu mới
- Bước 2: Điền hàm tính vào ô kết quả
- Bước 3: Nhập dữ liệu tìm kiếm
- Bước 4: Nhập bảng tính mong muốn
- Bước 5: Nhập số cột dữ liệu cần trả về
- Bước 6: Nhập range tìm kiếm
- Bước 7: Click “Done” và điền cột mới
Công thức hàm VLOOKUP trong Excel
Khi sử dụng hàm VLOOKUP, bạn cần tuân thủ công thức chuẩn sau:
=VLOOKUP(Giá_trị_tìm_kiếm, Bảng_dữ_liệu, Số_thứ_tự_cột, Tìm_theo_dãy_số).
Trong đó:
- Giá_trị_tìm_kiếm: Là giá trị cần tìm kiếm, có thể nhập trực tiếp hoặc tham chiếu một ô trong bảng tính Excel
- Bảng_dữ_liệu: Bảng dữ liệu để tìm kiếm thông tin như sản phẩm, tên nhân viên,…
- Số_thứ_tự_cột: Số thứ tự của cột chứa dữ liệu cần lấy từ bảng, tính từ trái sang phải.
- Tìm_theo_dãy_số: Tìm kiếm chính xác hoặc tương đối trong bảng dữ liệu. Nếu bỏ trống, mặc định là 1. Khi Tìm_theo_dãy_số = 1 (TRUE), sẽ tìm kiếm tương đối và Tìm_theo_dãy_số = 0 (FALSE) sẽ tìm kiếm chính xác.
Khi sao chép công thức hàm VLOOKUP vào các ô khác, hãy sử dụng dấu $ để giữ nguyên Bảng_dữ_liệu. Điều này giúp hạn chế sự tìm kiếm trước khi khai báo. Bạn có thể ấn nút F4 sau khi chọn bảng hoặc nhập trực tiếp dấu $ (ví dụ $H$6:$J$13).
Công thức cơ bản của hàm
Những lỗi phổ biến khi sử dụng hàm VLOOKUP
Khi sử dụng hàm VLOOKUP, bạn có thể gặp một số lỗi. Để bạn đọc có thể sử dụng hàm một cách thành thạo, dưới đây là một số lỗi bạn có thể gặp phải:
Lỗi #N/A
Khi không tìm thấy giá trị ở cột ngoài cùng bên trái (trong Table_array), hàm VLOOKUP sẽ báo lỗi #N/A. Sử dụng hàm MATCH kết hợp với hàm INDEX để giải quyết tình huống này.
Nếu gặp lỗi #N/A, có thể Table_array không chứa dữ liệu. Sử dụng IFERROR để thay thế #N/A bằng giá trị khác.
Trong trường hợp Table_array có dữ liệu nhưng hàm VLOOKUP không tìm thấy, kiểm tra ô dữ liệu tham chiếu và đảm bảo chúng đúng định dạng.
Lỗi #REF!
Lỗi #REF! thường xảy ra khi Col_index_num lớn hơn số cột trong Table_array. Đảm bảo Col_index_num bằng hoặc nhỏ hơn số cột trong Table_array để khắc phục lỗi này.
Lỗi #REF! của hàm có thể dễ dàng khắc phục
Lỗi #VALUE!
Lỗi #VALUE! thường xảy ra khi Col_index_num trong công thức nhỏ hơn 1. Hãy kiểm tra kỹ giá trị Col_index_number trong công thức để tránh lỗi này khi sử dụng hàm VLOOKUP.
Lỗi #NAME?
Trong quá trình sử dụng hàm VLOOKUP, hãy chắc chắn Lookup_value có dấu ngoặc kép (“). Điều này giúp Excel hiểu rõ công thức và tránh gặp lỗi #NAME?.
Lưu ý khi sử dụng hàm VLOOKUP
Khi sử dụng hàm VLOOKUP, hãy đảm bảo giá trị tra cứu nằm ở cột đầu tiên trong dải ô Excel. Chọn TRUE để nhận kết quả khớp tương đối và chọn FALSE để nhận kết quả khớp chính xác.
Quá trình sử dụng hàm VLOOKUP trở nên khó khăn khi lượng thông tin cần tìm kiếm là nhỏ. Thông thường, người dùng ưa chuộng loại hàm này trong bảng tính mẫu mã. Mỗi khi nhập mã sản phẩm, hệ thống sẽ truy xuất đầy đủ thông tin về sản phẩm tương ứng. Ngoài ra, cần lưu ý những điểm sau:
- Khi bỏ qua range_lookup, hàm này cho phép đối sánh không chính xác, và người dùng có thể sử dụng đối sánh chính xác (nếu cần)
- Nếu cột tra cứu chứa giá trị trùng lặp, hàm VLOOKUP chỉ khớp với giá trị đầu tiên
- Hàm chỉ lấy dữ liệu từ các cột bên phải ở vị trí đầu tiên trong bảng
- Hàm VLOOKUP không phân biệt chữ hoa chữ thường
- Hàm VLOOKUP cho phép sử dụng ký tự đại diện của người dùng
Những điều cần lưu ý khi sử dụng hàm VLOOKUP
Cách khắc phục lỗi khi dùng hàm VLOOKUP trong Excel
Muốn hiểu và sử dụng hàm VLOOKUP đúng đắn? Hãy nhớ một số điểm hạn chế của loại hàm này và cách khắc phục chúng. Dưới đây là tổng hợp chi tiết:
Chỉ hỗ trợ tham chiếu từ trái sang phải
Một trong những hạn chế của hàm VLOOKUP là chỉ hoạt động theo chiều từ trái sang phải. Người dùng có thể kết hợp một số công thức như Match & Index để hoạt động theo hướng ngược lại, nhưng thao tác này phức tạp và không dễ dàng.
Hiệu quả với các giá trị riêng biệt
Hàm VLOOKUP chỉ quan tâm đến giá trị tham chiếu đầu tiên và thường bỏ qua các dòng khác nếu chứa giá trị tương tự. Trong trường hợp dữ liệu không có sự phân hóa lớn, bạn có thể tạo bảng Pivot với các giá trị riêng biệt và sử dụng như bình thường.
Số thứ tự cột tham chiếu cần cố định
Việc điền số thứ tự cột tham chiếu thủ công vào nội dung công thức khá phức tạp. Bạn có thể khắc phục bằng cách kết hợp hàm Match với VLOOKUP.
Thiết lập mặc định “Approximate Match”
Điều kiện kiểm duyệt tham chiếu trong hàm VLOOKUP luôn là yếu tố tùy chọn, nhận biết qua ký hiệu hai dấu ngoặc vuông []. Nếu bạn để trống 2 ký hiệu này, công thức sẽ tự động áp dụng Approximate Match.
Để tránh kết quả tham chiếu sai lệch, bạn cần điều chỉnh hàm VLOOKUP. Hãy thiết lập “Exact Match” để đạt được kết quả tham chiếu chính xác nhất.
VLOOKUP hoặc thiết lập mặc định
Quản lý tốc độ phản hồi của bảng tính
Một số người khi sử dụng với lượng dữ liệu lớn có thể gặp vấn đề Crash. Để khắc phục, bạn nên thay thế lệnh Paste Special để cải thiện hiệu năng.
Giải đáp thắc mắc phổ biến
Tại sao nên sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel
- Chuyên hỗ trợ người dùng tìm kiếm theo cột dọc
- Có thể kết hợp với các hàm như Sum; If;…
- Hoàn toàn vận hành độc lập
So sánh hàm VLOOKUP và hàm HLOOKUP
Thường xuyên người dùng lẫn lộn giữa hàm VLOOKUP và HLOOKUP. Dù cơ bản chúng khá tương đồng về chức năng và cách sử dụng. Khi hoạt động, hàm HLOOKUP tìm kiếm giá trị trên cùng của bảng Excel, sau đó trả về giá trị ở cùng cột mà bạn chỉ định.
Vậy, sự khác biệt giữa hàm VLOOKUP và HLOOKUP là gì? Làm thế nào để sử dụng chúng đúng cách? Dưới đây là tổng hợp chi tiết từ A đến Z:
- Hàm HLOOKUP hiển thị giá trị so sánh ở hàng ngang trong bảng dữ liệu
- Hàm VLOOKUP hiển thị giá trị so sánh ở cột dọc bên trái bảng dữ liệu
- Chữ H trong tên hàm HLOOKUP viết tắt của Horizontal (Ngang)
- Chữ V trong tên hàm VLOOKUP viết tắt của Vertical (Dọc)
Người ta thường nhầm lẫn giữa VLOOKUP và hàm HLOOKUP khi sử dụng Excel
VLOOKUP có thể kết hợp với những hàm nào?
Hàm VLOOKUP nhiều điều kiện là phiên bản nâng cao, tích hợp thêm nhiều hàm vào lệnh cơ bản. Khi sử dụng đúng cách, người dùng có thể giải quyết và hỗ trợ nhiều vấn đề hơn. Dưới đây là một số công thức nâng cao có tính năng như:
- VLOOKUP lồng nhau: Trích dẫn dữ liệu từ nhiều bảng tính/dải ô, kết hợp các bảng thành một
- VLOOKUP và IF: Tra cứu dữ liệu dựa vào một hoặc nhiều điều kiện
- VLOOKUP và MATCH: Tham chiếu chéo 2 trường dữ liệu
- VLOOKUP và Indirect: Tự động lấy dữ liệu từ các trang tính khác nhau
Điểm kết
Hy vọng bạn đã thu được thông tin hữu ích về hàm VLOOKUP. Nếu bạn là người làm việc với Excel, loại hàm này sẽ hỗ trợ nhiều. Hãy ghi nhớ thông tin mà Mytour chia sẻ để sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel một cách chính xác.
