Buzz
Có cách chèn chữ ký vào Word nào đẹp, nhưng vẫn đảm bảo được tính nhanh chóng không? Rất tuyệt khi bạn đã tham khảo bài viết này từ Mytour. Dưới đây là 4 phương pháp chèn chữ ký chuyên nghiệp mà ai cũng có thể áp dụng. Cùng theo dõi và thực hành ngay nhé.
Những trường hợp cần phải chèn chữ ký vào Word
Việc chèn chữ ký vào Word thường xuyên xuất hiện trong nhiều tình huống khác nhau. Ví dụ như trong một số trường hợp, bạn cần gửi email hoặc thư điện tử dưới dạng tài liệu Word. Việc chèn chữ ký vào các email hoặc thư từ điện tử này sẽ tăng tính uy tín cho người gửi. Đặc biệt, người nhận có thể dễ dàng xác thực thông tin nhận được từ người gửi.
Ngoài ra, trong quá trình xin việc, việc chèn chữ ký vào CV hoặc thư xin việc sẽ làm cho hồ sơ của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn. Khi nhà tuyển dụng nhìn thấy những tài liệu như vậy, chắc chắn bạn sẽ được đánh giá cao về mặt hình thức cũng như chuyên môn. Điều này giúp hồ sơ của bạn trông đáng tin cậy hơn so với các đơn xin việc khác.
Đặc biệt, khi ký kết các hợp đồng hoặc thỏa thuận về dự án. Việc chèn chữ ký vào các tệp tài liệu giúp xác thực và chứng thực việc ký kết, cũng như cam kết của các bên. Thông thường các hợp đồng dự án chứa đựng nhiều thông tin, do đó bạn cần biết cách thêm chữ ký vào Word một cách chuyên nghiệp để tiết kiệm thời gian.
Hơn nữa, với sự phát triển của thương mại điện tử hiện nay, việc chèn chữ ký vào các tài liệu giúp xác nhận giao dịch mua bán thành công. Đặc biệt trong trường hợp cần phải đối chiếu thông tin, chữ ký là yếu tố quan trọng để xác định trách nhiệm khi cần thiết.
Hướng dẫn 4 cách chèn chữ ký vào Word đẹp mà bạn cần biết
Dưới đây là những hướng dẫn quan trọng cho những ai muốn tạo ra tài liệu Word chuyên nghiệp. Chúng tôi sẽ cung cấp các chi tiết nhất về cách thêm chữ ký viết tay, chữ ký dòng Signature, chữ ký số Digital và chữ ký có thể tái sử dụng. Để không làm các bạn chờ đợi lâu hơn nữa, chúng ta hãy cùng thực hiện thao tác ngay.
Cách 1: Chèn chữ ký viết tay vào Word
Khi người dùng cần in một lượng lớn tài liệu và yêu cầu có chữ ký viết tay, bạn chỉ cần sử dụng tính năng trực tiếp của Word để giải quyết vấn đề này. Thực hiện các bước dưới đây, bạn có thể đồng bộ hóa chữ ký trên toàn bộ các trang văn bản trong Word, bao gồm cả màu sắc, kích thước và kiểu chữ ký. Nếu muốn thêm các ký tự đặc biệt để làm cho chữ ký trở nên ấn tượng hơn, bạn cũng có thể làm được.
Bước 1: Đầu tiên, người dùng hãy ký tên của mình lên một tờ giấy trắng. Sau đó, bạn hãy tải ảnh chữ ký lên Zalo, Messenger hoặc Google Drive trên máy tính. Tiếp theo, bạn mở ảnh chữ ký bằng công cụ Paint để loại bỏ các phần thừa, xấu đi.
Bước 2: Bây giờ, bạn sẽ tiến hành loại bỏ nền của chữ ký. Truy cập vào công cụ “https://www.remove.bg/”. Tại giao diện chính, bạn tải lên hình ảnh chữ ký. Chờ trong vài giây để hệ thống tự động xóa nền trắng trên trang giấy. Khi hoàn thành, nhấn “Download” để tải xuống.
Bước 3: Sau đó, mở ứng dụng Word trên máy tính và chọn “Insert”. Trong mục “Illustrations”, bạn chọn “Picture” để tải lên ảnh. Nhấn giữ nút “Shift” để di chuyển chữ ký đến vị trí chính xác.cách chèn chữ ký vào Word đầu tiên rồi nhé.
Cách 2: Thêm chữ ký vào Word bằng Signature line
Signature line là một phần của tài liệu hoặc email được thiết kế để chứng thực và thu thập chữ ký của người ký. Thông thường, nó bao gồm tên của người ký, dòng ký tên và sau đó là dòng ngày tháng. Signature line được sử dụng để đặt chữ ký hoặc chữ ký số của người dùng vào vị trí cụ thể trong tài liệu. Vì vậy, chúng ta có thể hoàn toàn tận dụng tính năng này để thêm chữ ký vào Word.
Bước 1: Đầu tiên, mở ứng dụng Word trên điện thoại và đặt con trỏ tại vị trí bạn muốn thêm chữ ký. Tiếp theo, nhấn vào nút “Insert” trên thanh Ribbon.
Bước 2: Người dùng hãy tìm đến mục “Text” trên thanh công cụ “Insert”. Sau đó, nhấp vào mũi tên xuống như minh họa trong Mytour.
Bước 3: Để chèn chữ ký vào Word, bạn cần nhấn chọn vào “Microsoft Office Signature line”. Sau khi mở cửa sổ mới “Signature setup”, người dùng cần điền đầy đủ thông tin vào 3 dòng trống theo yêu cầu của hệ thống.
Cụ thể, bạn sẽ điền dòng đầu tiên là tên của người ký (Suggested singer). Dòng thứ hai là chức vụ (Suggested singer’s title). Và dòng cuối cùng là địa chỉ email (Suggested singer’s email address). Khi đã điền hoàn tất, chỉ cần nhấn “OK” là xong.
Cách 3: Cách chèn chữ ký vào Word với định dạng Digital
Chữ ký Digital mang lại nhiều lợi ích quan trọng trong thời đại số hóa ngày nay. Đây là phương tiện chính xác để xác minh danh tính của người ký và cho phép tạo, lưu trữ và quản lý tài liệu số hóa một cách hiệu quả hơn. Vì lẽ đó nên có nhiều người ưa chuộng cách thêm chữ ký Digital vào Word hơn là các loại chữ ký khác.
Bước 1: Để thêm chữ ký Digital, bạn cần hoàn thành dòng chữ ký theo hướng dẫn ở cách 2. Đồng thời, người dùng cũng phải cài đặt “chứng thư bảo mật” để bảo vệ chữ ký tránh bị lạm dụng. Trong trường hợp chưa cài đặt, Word sẽ yêu cầu xác nhận với hệ thống.
Bước 2: Sau khi hoàn thành bước 1, người dùng truy cập vào “Ổ đĩa C”. Tiếp theo, tìm và chọn mục “Microsoft Office hoặc Office16”. Tại đây, bạn click chọn vào “Selfcert.exe”.
Bước 3: Cửa sổ “Create Digital Certificate” xuất hiện và người dùng cần nhập tên chứng thư bảo mật vào mục “Your certificate’s name”. Sau khi nhập xong, nhấn “OK” để hoàn tất. Để thêm chữ ký vào Word, bạn nhấp đúp vào khung chữ ký đã tạo ở bước 1, mở công cụ “Ký tên – Sign”, nhập chữ ký Digital và chọn “Sign” để hoàn thành.
Lưu ý: Đối với cách thêm chữ ký vào Word này, bạn không thể điều chỉnh được định dạng của văn bản. Nếu muốn thay đổi, bạn cần vô hiệu hóa tính năng chữ ký Digital.
Cách 4: Chèn chữ ký có thể sử dụng lại
Trong trường hợp bạn muốn chèn nhiều chữ ký trên cùng một trang giấy hoặc vào đoạn văn bản, bạn cần thiết kế một chữ ký có thể sử dụng lại và điều chỉnh nó một cách dễ dàng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từ Mytour, đừng bỏ lỡ nhé.
Bước 1: Đầu tiên, chọn “Word” và click vào “Insert”. Tiếp theo, điều hướng đến mục “Text” và chọn “Explore Quicks Parts”. Để kích hoạt tính năng, click tiếp vào “Auto text”.
Bước 2: Ngay khi hộp thoại General hiển thị với hai kiểu chữ ký mặc định, bạn có thể thay đổi bằng cách chọn một trong hai loại chữ ký và nhấn “Edit Properties”.
Bước 3: Một cửa sổ mới “Modify Building Block” sẽ xuất hiện, yêu cầu bạn điền thông tin chi tiết về tên. Sau khi hoàn tất, nhấn “OK” để tiếp tục thực hiện cách thêm chữ ký vào Word này.
Bước 4: Quay trở lại trang tài liệu và đặt con trỏ chuột vào vị trí cần thêm chữ ký. Tiếp theo, chọn “Explorer Quick Parts” trên thanh công cụ “Insert”. Cuối cùng, nhấn “Auto text” và thêm chữ ký bạn đã tạo ở bước 3 là hoàn thành.
Tương tự như vậy, nếu bạn muốn thay đổi tên hay chữ ký, hãy chọn “Explorer Quick Parts” và điều chỉnh nhé.
Lưu ý khi thực hiện cách thêm chữ ký vào Word
Đầu tiên, bạn cần xác định loại chữ ký mà bạn muốn sử dụng. Như đã chia sẻ ở trên, có 4 loại chữ ký với các tính năng khác nhau. Bằng cách lựa chọn loại phù hợp, bạn sẽ làm cho tài liệu Word trở nên đẹp và chuyên nghiệp hơn.
Thứ hai, nếu bạn đang sử dụng hình ảnh chữ ký (ví dụ: ảnh chữ ký đã quét hoặc được tạo trên máy tính), hãy đảm bảo rằng hình ảnh đó có chất lượng cao và không bị nhòe hoặc biến dạng. Cách tốt nhất là bạn nên sử dụng các công cụ tách nền để tạo ra hình ảnh chữ ký sắc nét nhất.
Thứ ba, đảm bảo rằng chữ ký được chèn vào Word có kích thước và vị trí phù hợp với văn bản. Thông thường, chữ ký được đặt ở phía cuối văn bản hoặc góc dưới cùng bên phải. Đây là tiêu chuẩn chung của các văn bản chuyên nghiệp.
Thứ tư, nếu bạn sử dụng chữ ký số, hãy đảm bảo rằng nó đã được tạo và xác thực bởi một công cụ uy tín. Bạn cũng nên kiểm tra tính hợp pháp của chữ ký số trong quốc gia hoặc khu vực bạn sống. Mỗi quốc gia có những quy chuẩn riêng về sử dụng chữ ký số.
Cuối cùng, người dùng nên sao lưu bản gốc của tài liệu chứa chữ ký. Điều này rất quan trọng để xác định bất kỳ thay đổi hay chỉnh sửa nào sau này.
Kết luận
Cách thêm chữ ký vào Word là một phần quan trọng trong quá trình làm việc chuyên nghiệp và quản lý tài liệu. Mytour đã hướng dẫn bạn 4 cách để thêm chữ ký vào Word. Những thủ thuật này không chỉ giúp tài liệu của bạn đáng tin cậy, mà còn tối ưu hóa quy trình làm việc. Để đảm bảo an toàn tuyệt đối, hãy lưu ý các ghi chú mà Mytour đã đề cập ở trên.
