Buzz
Khi chia sẻ Google Sheet với người khác, việc đảm bảo dữ liệu được nhập đúng là rất quan trọng. Data Validation là giải pháp để làm điều này. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách thực hiện giới hạn dữ liệu với Data Validation trong Google Sheets. Bắt đầu thôi!
I. Khái niệm và ứng dụng của Data Validation trong Google Sheets
Data Validation là công cụ trong Google Sheets giúp bạn cố định dữ liệu trong ô và chỉ cho phép nhập các giá trị đã cố định đó. Thông thường được sử dụng trong phiếu, biểu mẫu để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu.
Ứng dụng của Data Validation trong Google Sheets:
- Tạo các ô dữ liệu có thể chọn lựa.
- Đặt các giá trị cố định trong các ô Google Sheets.
- Giúp chỉnh sửa và nhập dữ liệu nhanh chóng mà không gặp lỗi.
II. Cách thực hiện Data Validation trong Google Sheets
1. Hướng dẫn nhanh
Mở Google Sheet, chọn dữ liệu cần định dạng, chọn Dữ liệu, sau đó Xác thực dữ liệu. Tại mục Điều kiện, chọn kiểu dữ liệu và tích chọn Hiển thị cảnh báo. Cuối cùng, nhấn Lưu để tạo Data Validation cho dãy ô đã chọn.
2. Hướng dẫn chi tiết
Mình có 1 ví dụ như sau: ở ví dụ này, giới hạn dữ liệu số ở phần Năm sinh từ 1970 - 2000 để người dùng nhập đúng trong khoảng này.
Ví dụ
Mở Google Sheet và tô chọn dữ liệu cần định dạng
Bước 2: Chọn Dữ liệu và chọn Xác thực dữ liệu.
Chọn Dữ liệu và chọn Xác thực dữ liệu
Bước 3: Ở phần Điều kiện, chọn kiểu dữ liệu phù hợp.
Trong đó:
- List from a range (Danh sách từ một dãy ô): Giúp bạn tạo danh sách xổ xuống từ một dãy dữ liệu bạn đã chọn.
- List of items (Danh sách mục): Giúp bạn tạo danh sách xổ xuống các mục bạn nhập vào ở ô, các mục được ngăn cách bởi dấu phẩy.
- Number (Số): Giúp bạn đặt điều kiện cho dãy ô theo dạng số, có thể tùy chỉnh điều kiện số trong khoảng bao nhiêu tới bao nhiêu hoặc lớn hơn, nhỏ hơn,...
- Text (Văn bản): Giúp bạn định dạng kiểu văn bản hay tên cần nhập vào một ô chứa chữ gì, ký tự gì hay là một email, một URL đã được cố định.
- Date (Ngày tháng): Ở đây bạn có thể giới hạn ngày tháng cần nhập vào ở trong khoảng nào, hoặc lớn hơn ngày hiện tại, nhỏ hơn một ngày nào đó,...
- Custom formula is (Công thức tùy chỉnh là): Giúp bạn đặt ra một công thức cố định ở ô được định dạng, người dùng buộc phải sử dụng công thức đó.
- Tick box (Hộp kiểm): Giúp bạn tạo một hộp để đánh dấu tick đúng hoặc sai cho các dữ liệu.
Ở phần Điều kiện, chọn kiểu dữ liệu phù hợp
Bước 4: Ở đây mình chọn kiểu Số vì giá trị cần nhập vào ở cột Năm sinh là 4 chữ số, bạn cũng có thể tùy chọn dữ liệu nhập vào với các giá trị như trong khoảng từ bao nhiêu tới bao nhiêu, lớn hơn hoặc nhỏ hơn tùy vào nhu cầu của bạn. Ở đây mình chọn trong khoảng và nhập số là 1970 và 2000.
Chọn kiểu dữ liệu Số và nhập giá trị giới hạn như yêu cầu ví dụ.
Bước 5: Tích chọn Hiển thị cảnh báo và nhấn Lưu để tạo Data Validation cho dãy ô đã chọn.
Tích chọn Hiển thị cảnh báo và nhấn Lưu
Và đây là kết quả khi mình nhập sai ở dãy ô đã tạo Data Validation.
Kết quả
Bước 6: Nếu ở bước 5 bạn chọn kiểu Từ chối dữ liệu và tích chọn Hiển thị văn bản trợ giúp xác thực, nhập nội dung cảnh báo và nhấn Lưu.
Chọn kiểu Từ chối dữ liệu, tích chọn Hiển thị văn bản trợ giúp xác thực, nhập nội dung cảnh báo và nhấn Lưu
Dưới đây là thông báo lỗi sẽ xuất hiện khi bạn nhập sai dữ liệu vào ô đã được thiết lập Data Validation. Dữ liệu không hợp lệ sẽ bị từ chối và Google Sheet sẽ tự động loại bỏ chúng.
Thông báo lỗi khi nhập sai dữ liệu
Đó là cách sử dụng Data Validation trong Google Sheet để hạn chế dữ liệu một cách chi tiết. Nếu bạn cần hỗ trợ hoặc có câu hỏi, hãy để lại bình luận dưới đây. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích cho bạn. Chúc bạn thành công!
