Hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng hàm COUNTA trong Excel

Trong việc tạo bảng thống kê, việc đếm tổng số thành phần cần thiết. Sử dụng hàm COUNTA giúp tiết kiệm thời gian và hiệu quả hơn. Hãy tham khảo hướng dẫn sau để biết thêm chi tiết.

Hàm COUNTA trong Excel được dùng để làm gì?

COUNTA là hàm Excel để đếm tất cả các ô chứa thông tin cụ thể, bao gồm cả lỗi và ô trống (“”).

Cú pháp của hàm COUNTA là:

=COUNTA(giá trị 1, [giá trị 2], [giá trị 3],…)

Trong đó:

Giá trị 2, Giá trị 3: Là các đối số tùy chọn và không bắt buộc. Một công thức chỉ được phép có tối đa 255 đối số.

Lưu ý:

Trường hợp cần đếm các ô chứa số, nên sử dụng hàm COUNT.

Ví dụ về cách dùng hàm COUNTA trong Excel

Hãy đếm các ô chứa giá trị (tức là không bị bỏ trống) trong bảng dữ liệu bên dưới. 

Để làm điều đó, bạn chỉ cần nhập công thức COUNTA vào ô tham chiếu dưới đây: =COUNTA(B4:B10), sau đó nhấn OK sẽ cho bạn kết quả là 7.

Lưu ý: Hướng dẫn chia sẻ trong bài viết được thực hiện trên hệ điều hành Windows 10 và Excel phiên bản 2013. Đối với các phiên bản Excel và hệ điều hành khác, giao diện có thể khác nhau một chút, nhưng các bước gần như tương đương.

Một số hàm thông dụng khác trong Excel

Ngoài hàm COUNTA, bạn có thể áp dụng các hàm khác phổ biến để sử dụng trong quá trình thống kê và tính toán của bạn.

Hàm TỔNG

Khác với COUNTA, hàm TỔNG tính tổng các số trong vùng dữ liệu được chọn thay vì số lượng ô chứa giá trị cụ thể.

Cú pháp của hàm TỔNG như sau: =TỔNG(Số1, Số2,…)

=TỔNG(Số1, Số2,…)

Ví dụ, với công thức =TỔNG(20, 30, 50), hàm sẽ cộng các số lại để thu được kết quả cuối cùng là 100.

Hoặc bạn có thể yêu cầu hàm tính tổng của một dãy dữ liệu, ví dụ như công thức =TỔNG(B1) để tính tổng các ô từ B1 đến B5, tức là B1, B2, B3, B4 và B5.

Hàm TỐI THIỂU/TỐI ĐA

Hàm TỐI THIỂU và Hàm TỐI ĐA dùng để tìm giá trị nhỏ nhất hoặc lớn nhất trong một vùng dữ liệu cho trước.

Cú pháp của hàm TỐI THIỂU là:

=TỐI THIỂU(Số1, Số2,…)

Cú pháp của hàm TỐI ĐA tương tự như sau:

=TỐI ĐA(Số1, Số2,…)

Ví dụ, với công thức =TỐI THIỂU(A2) sẽ cho kết quả là 5 vì đây là giá trị nhỏ nhất trong vùng dữ liệu bạn đã chọn. Tương tự, công thức =TỐI ĐA(A2) sẽ có kết quả là 100 vì đây là giá trị lớn nhất trong vùng dữ liệu đó.

Hàm ĐẾM

Thay vì đếm tất cả các ô chứa giá trị như COUNTA, hàm ĐẾM được dùng để đếm tổng số lượng các ô chứa số trong vùng dữ liệu đã cho.

Cú pháp của hàm ĐẾM là 

=ĐẾM(Giá_trị1,…)

Chẳng hạn, với công thức =ĐẾM(B2), sau khi nhấn Enter sẽ có kết quả là 5, tức là có 5 ô trong vùng dữ liệu trên chứa số.

Nếu bạn muốn đếm các ô không có dữ liệu, bạn có thể sử dụng hàm COUNTA như hướng dẫn đã chia sẻ trước đó.

Hàm TRUNG BÌNH

Hàm TRUNG BÌNH được dùng để tính giá trị trung bình của các ô trong vùng dữ liệu đã chỉ định. Cú pháp của hàm là 

=TRUNG BÌNH(Số1, Số2,…)

Chẳng hạn, để tính lương trung bình trong 4 tháng, bạn có thể nhập công thức sau: =TRUNG BÌNH(C2), sau đó nhấn Enter để xem kết quả.

Hàm ĐẾM.NẾU

Như đã nói ở trên, nếu bạn cần đếm số ô trong vùng dữ liệu xác định theo một điều kiện cụ thể, bạn nên sử dụng Hàm ĐẾM.NẾU thay vì COUNTA.

Dưới đây là cú pháp chi tiết của hàm ĐẾM.NẾU:

=ĐẾM.NẾU(Dãy_dữ_liệu, Điều_kiện)

Trong đó, Dãy_dữ_liệu là vùng dữ liệu cần đếm, Điều_kiện là điều kiện áp dụng. Ví dụ, bạn có thể đếm số lượng sản phẩm có số lượng từ 120 trở lên như sau:

Hàm ĐẾM.TRỐNG

Hàm ĐẾM.TRỐNG được sử dụng để đếm số lượng ô trống trong vùng dữ liệu đã cho, cú pháp của hàm là: 

=ĐẾM.TRỐNG(Khu_vực)

Trong đó, Khu_vực là phạm vi dữ liệu mà bạn muốn đếm số lượng ô trống bên trong. 

Chẳng hạn, nếu bạn muốn tính số lượng ô trống như trong hình, bạn có thể nhập công thức sau: 

=ĐẾM.TRỐNG(C2)

Hàm IF

Hàm IF là một hàm thường được sử dụng trong Excel để kiểm tra và trả về kết quả thỏa mãn điều kiện cho trước. Cú pháp của hàm là:

=IF(Kiểm_tra_logic, Giá_trị_nếu_đúng, Giá_trị_nếu_sai)

Trường hợp nếu các giá trị của Giá_trị_nếu_đúng và Giá_trị_nếu_sai bị bỏ trống, hàm sẽ trả về giá trị là 0 nếu thỏa mãn điều kiện, ngược lại sẽ trả về giá trị FALSE.

Trong ví dụ dưới đây, nếu điểm số từ 5 trở lên thì sẽ được coi là Đạt, ngược lại là không Đạt. Công thức tương ứng là =IF(B2>5, “Đạt”, “Không đạt”).

Hàm TỔNGIF

Hàm TỔNGIF được sử dụng để tính tổng các giá trị thỏa mãn điều kiện nhất định. Cú pháp của hàm TỔNGIF là:

=TỔNGIF(dải, điều kiện, [dải_tổng])

Range là vùng dữ liệu dùng để so sánh với điều kiện, criteria là điều kiện cần thỏa mãn và [sum_range] là vùng dùng để tính tổng.

Để tính tổng số lượng màu xanh trong cột B và tại cột C, bạn nhập công thức sau: =SUMIF(B1,”xanh”,C1).

Hàm RIGHT/LEFT/MID

Khác với hàm COUNTA thường dùng trong thống kê dữ liệu, các hàm LEFT, RIGHT và MID giúp bạn tách các ký tự trong chuỗi văn bản.

Hàm LEFT cho phép tách ký tự từ bên trái với công thức:

=LEFT(văn_bản, [số_ký_tự])

Hàm RIGHT cho phép tách ký tự từ bên phải của chuỗi văn bản, cú pháp cụ thể là:

=RIGHT(văn_bản, [số_ký_tự])

Trong đó, văn_bản là chuỗi cần tách và [số_ký_tự] là số lượng ký tự bạn muốn lấy từ bên trái hoặc phải (tùy vào công thức).

Để lấy một số ký tự ở giữa chuỗi văn bản, bạn có thể sử dụng hàm MID với cú pháp sau:

=MID(văn_bản, vị_trí_bắt_đầu, [số_ký_tự])

Trong đó, văn_bản là chuỗi cần tách, vị_trí_bắt_đầu là vị trí bắt đầu của ký tự và [số_ký_tự] là số lượng ký tự cần lấy.

Hàm CONCAT

Khác với hàm COUNTA dùng để đếm, hàm CONCAT có chức năng ghép nối nhiều văn bản thành một chuỗi văn bản hợp nhất. Trong các phiên bản Excel cũ hơn, hàm này được gọi là CONCATENATE. Cú pháp cụ thể là:

=CONCAT(văn_bản1, [văn_bản2],…)

Ví dụ như bạn muốn tạo dòng chữ “Mytour cảm ơn quý khách”, bạn có thể sử dụng hàm CONCAT với công thức sau:

=CONCAT(“Hoàng”,” “,”Hà”,” “,”Mobile”,” “,”cảm”,” “,”ơn”,” “,”quý”,” “, “khách.”)

Hàm NOW

Hàm NOW thường được dùng để hiển thị thời gian hiện tại. Ngoài ra, hàm này còn được sử dụng để tính toán hoặc cập nhật giá trị dựa trên ngày giờ thực tế. Công thức của hàm là:

=NOW()

Khi nhập hàm NOW vào một ô trong Excel, bạn sẽ nhận được thời gian hiện tại trên hệ thống. Ví dụ, với cú pháp =NOW()+12, kết quả sẽ là ngày giờ của 12 giờ tiếp theo.

Hàm DATE

Tương tự như hàm COUNTA và các hàm đã giới thiệu trước đó, hàm DATE là một hàm phổ biến trong Excel. Khi sử dụng hàm này, kết quả sẽ hiển thị số ngày cụ thể. Cú pháp của hàm là:

=DATE(Năm,Tháng,Ngày)

Trong đó, Năm là số năm, Tháng là số tháng và Ngày là thông tin về ngày. Ví dụ, với cú pháp =DATE(2024,7,3), kết quả sẽ là 3/7/2024.

Hàm VLOOKUP

VLOOKUP thường được sử dụng trong các phép tính yêu cầu người dùng tìm kiếm và so sánh dữ liệu theo hàng dọc để tìm giá trị phù hợp. Cú pháp cụ thể của hàm là:

=VLOOKUP(Giá_trị_tìm_kiếm, Khu_vực_bảng, Số_thứ_tự_cột, Phương_thức_tìm_kiếm)

Trong đó,

• Giá_trị_tìm_kiếm: Đây là giá trị cần tìm kiếm.
• Khu_vực_bảng: Là vùng chứa dữ liệu cần tìm kiếm.
• Số_thứ_tự_cột: Là chỉ số của cột trong vùng cần tìm kiếm, tính từ trái sang phải.
• Phương_thức_tìm_kiếm: Xác định cách thức tìm kiếm, số 1 là tìm kiếm gần đúng, số 0 là tìm kiếm chính xác.

Ví dụ, bạn có thể xác định khoản trợ cấp cần chi trả cho nhân viên của mình.

Hàm HLOOKUP

Hàm HLOOKUP hoạt động tương tự như hàm VLOOKUP, nhưng nó tìm kiếm dữ liệu theo hàng trong bảng tính và trả về kết quả chính xác nhất.

=HLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Row_index_Num, Range_lookup)

Các đối số bên trong đều tương tự như VLOOKUP, nhưng thay vì xác định qua cột, công thức này sẽ chỉ định theo dòng.

Ví dụ, bạn có thể sử dụng hàm VLOOKUP để xây dựng bảng xếp hạng học sinh từ bảng 1 dựa trên dữ liệu từ bảng 2. Công thức cụ thể như sau:

Hàm COUNTA đếm số lượng ô chứa giá trị đã cho một cách chi tiết và đơn giản nhất. Bài viết cũng cung cấp các hàm thường được sử dụng trong Excel để tính toán, quản lý và thống kê dữ liệu.

Dưới đây là một số nội dung liên quan mà bạn có thể tham khảo: