Buzz
Hàm TEXT trong Excel là một công cụ phổ biến giúp người dùng Excel giải quyết công việc hiệu quả. Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa thực sự thành thạo về cú pháp và cách sử dụng của hàm TEXT. Hãy tham khảo bài viết dưới đây của Mytour để hiểu rõ hơn về cách áp dụng hàm TEXT nhé!
Hàm TEXT là gì và cách sử dụng ra sao?
Trong Excel, hàm TEXT được dùng để chuyển đổi giá trị từ số sang dạng văn bản. Mục đích của việc chuyển đổi này là để hiển thị dữ liệu một cách dễ dàng và rõ ràng hơn. Ngoài ra, hàm TEXT cũng có thể kết hợp các số, ngày tháng năm với văn bản hoặc ký tự để tối ưu hóa quá trình làm việc.
Hàm TEXT trong Excel có công thức như sau:
=TEXT(giá_trị, định_dạng_văn_bản)
Trong đó:
- giá_trị: Là số cần chuyển đổi, có thể là ngày, tháng, ô chứa giá trị tham chiếu,…
- định_dạng_văn_bản: Là định dạng mà người dùng muốn áp dụng, ví dụ như: “mm/dd/yy”,”# ?/?”.
Khi sử dụng hàm TEXT trong Excel, người dùng cần chú ý rằng kết quả trả về là chuỗi văn bản. Ngoài ra, phân cách số thập phân là dấu chấm và phân cách hàng nghìn là dấu phẩy.
Hàm TEXT trong Excel có mã định dạng như thế nào?
Sau khi hiểu cú pháp của hàm TEXT, người dùng cần biết mã định dạng để sử dụng một cách thành thạo. Dưới đây là danh sách các mã định dạng cơ bản nhất mà người dùng cần ghi nhớ:
Mã cơ bản được sử dụng trong hàm TEXT
- Mã 0 biểu thị số 0 với ký hiệu vô nghĩa #.00, tức là tính đến số thập phân thứ hai. Ví dụ, nếu bạn nhập vào ô tham chiếu là 2.5, nó sẽ hiển thị là 2.50.
- Mã # dùng để không hiển thị số 0. Ví dụ, #.## được hiểu là tính đến số thập phân thứ hai. Nếu người dùng nhập 2.5555, nó sẽ hiển thị là 2.56.
- Mã ? dùng để chỉ khoảng trống cho số 0 mà không hiển thị. Mã này thường được dùng để sắp xếp các số trong cột cho các điểm thập phân. Ví dụ như #.?? để biểu diễn tối đa hai phần thập phân.
- Mã . dùng để chỉ điểm thập phân như ###.## và mã , dùng để phân cách hàng nghìn như ###, ###.##
Mã định dạng ngày, giờ trong hàm TEXT
- Mã d có thể là một hoặc hai số từ 1 đến 31 để chỉ ngày. Nếu là dd, người dùng có thể thêm số 0 từ 01 đến 31. Nếu là ddd, đây là ký tự viết tắt từ thứ hai đến chủ nhật bằng tiếng Anh như Mon, Sun,…
- Mã m dùng để chỉ số tháng khi sử dụng hàm TEXT trong Excel. Ký hiệu m biểu thị từ 1 đến 12. Ký hiệu mm cho phép thêm số 0 ở đầu từ 01 đến 12. Ký hiệu mmm là viết tắt của tháng như Jan, Dec,… Ký hiệu mmmm là tên đầy đủ của tháng trong năm.
- Mã y để biểu thị năm, với ký hiệu là yyyy tương ứng với số năm như 2023, 2024,…
- Mã h để chỉ giờ, gồm một hoặc hai chữ số từ 1 đến 24. Nếu là hh, người dùng có thể thêm số 0 ở đầu, ví dụ từ 01 đến 24.
- Mã m để chỉ phút, gồm một hoặc hai chữ số từ 1 đến 60 (không có số 0 ở đầu). Nếu là mm, người dùng có thể thêm số 0 ở đầu, ví dụ từ 01 đến 60.
- Mã s để chỉ số giây, gồm một hoặc hai chữ số từ 1 đến 60 (không có số 0 ở đầu). Nếu là ss, người dùng có thể thêm số 0 ở đầu, ví dụ từ 01 đến 60.
Hướng dẫn cách sử dụng hàm TEXT trong Excel dễ hiểu
Về cơ bản, hàm TEXT có nhiều ứng dụng để kết hợp văn bản và số hoặc thêm số 0 đứng đầu, chuyển đổi giá trị thành số,… Để tránh lỗi, người dùng cần nhập đúng cú pháp, giá trị tham chiếu và các dấu đi kèm. Dưới đây là hướng dẫn cụ thể cách sử dụng hàm TEXT trong từng trường hợp để tham khảo:
Sử dụng hàm TEXT để định dạng số trong văn bản
Ví dụ: Sử dụng hàm TEXT trong Excel để định dạng số trong chuỗi văn bản trong bảng, bao gồm đơn giá, số lượng và tỷ lệ. Trong trường hợp này, người dùng chỉ cần thực hiện các bước sau để tính mức giá như sau:
Bước 1: Đầu tiên, tại ô nơi bạn muốn hiển thị dữ liệu, nhập hàm = “Giá của bạn là”&TEXT(A7B7(1-C7), “$###,###.00”).
Bước 2: Sau đó, nhấn Enter để xem kết quả trên bảng tính.
Để mọi người hiểu rõ hơn về cách sử dụng hàm TEXT để kết nối văn bản và số, chúng tôi sẽ cung cấp thêm một ví dụ minh họa. Đề bài yêu cầu bạn kết hợp văn bản và ngày tháng năm với định dạng hôm nay là.
Bước 1: Đầu tiên, tại ô mà người dùng muốn hiển thị kết quả, nhập hàm =”Hôm nay là”&TEXT(TODAY(),”dddd d mmm, yyyy”).
Bước 2: Người dùng chỉ cần nhấn Enter để xem kết quả hôm nay là ngày mấy.
Sử dụng hàm TEXT trong Excel để thêm số 0 vào đầu số
Chắc chắn mọi người sẽ tự hỏi tại sao cần thêm số 0 vào đầu mỗi dãy số trong Excel. Khi bạn nhập số 0 vào đầu, bảng tính sẽ tự động xóa nó đi. Ví dụ, khi nhập số điện thoại 0975 257 918, Excel sẽ tự động xóa số 0 và chỉ hiển thị 975 257 918. Dưới đây là hướng dẫn cách thêm số 0 vào đầu dãy số bằng hàm TEXT để bạn tham khảo:
Bước 1: Trên bảng tính Excel, nhập hàm =TEXT(ô tham chiếu, số lượng số 0). Ví dụ: nhập hàm =TEXT(B4,“0000”).
Bước 2: Sau khi nhập cú pháp hàm TEXT, nhấn Enter để hiển thị kết quả.
Sử dụng hàm TEXT trong Excel để định dạng số điện thoại
Một trong các ứng dụng khác của hàm TEXT là chuyển đổi số điện thoại sang định dạng mong muốn. Cú pháp sử dụng hàm TEXT trong trường hợp này như sau:
=TEXT(B4,”[<=9999999]###-####;(###)>
Trong đó:
- B4 là ô chứa giá trị tham chiếu.
- [<=9999999]###-####;(###)>: Đây là điều kiện để giới hạn số chữ số của số điện thoại và cách hiển thị.
- (###) ###-####: Là điều kiện để giá trị của ô tham chiếu lớn hơn giới hạn đã định.
Sau khi nhập hàm công thức trên, bạn chỉ cần nhấn Enter để thấy kết quả như hình dưới đây.
Một số vấn đề có thể xảy ra khi sử dụng hàm TEXT trong Excel
Excel là công cụ hữu ích giúp người dùng thực hiện tính toán, xử lý số liệu và dữ liệu. Trong từng trường hợp tính toán, người dùng áp dụng các công thức khác nhau. Tuy nhiên, để đảm bảo kết quả chính xác, người dùng cần nhập đúng hàm và các yếu tố liên quan. Dưới đây là một số vấn đề thường gặp khi sử dụng hàm TEXT mà bạn cần lưu ý:
Lỗi #NAME? xuất hiện khi sử dụng hàm TEXT
Đây là lỗi phổ biến khi sử dụng hàm TEXT trong Excel. Nguyên nhân thường là do thiếu hoặc không sử dụng dấu ngoặc kép cho mã định dạng. Ví dụ như =TEXT(D2, mm/dd/yy), việc nhập hàm TEXT như vậy sẽ gây ra lỗi #NAME?
Để khắc phục lỗi #NAME? khi sử dụng hàm TEXT, người dùng cần thêm dấu ngoặc kép vào mã định dạng như sau: =TEXT(D2, “mm/dd/yy”).
Excel gặp lỗi
Khi sử dụng hàm TEXT trong Excel nhưng không thể tính toán được, thường là do người dùng nhập sai cú pháp hoặc sao chép công thức mà không chính xác định dạng dấu ngoặc kép, dẫn đến không hiển thị kết quả.
Trong trường hợp này, người dùng cần sử dụng dấu ngoặc kép mới thay vì dấu ngoặc kép cũ.
Một nguyên nhân khác dẫn tới Excel báo lỗi khi sử dụng hàm TEXT là sự khác biệt trong thiết lập phần mềm. Mỗi phiên bản Excel tại mỗi quốc gia có thể có mã định dạng khác nhau. Vì vậy, người dùng nên kiểm tra phiên bản Excel hiện đang sử dụng để đảm bảo cú pháp đúng.
Một số lưu ý khi sử dụng hàm TEXT trong Excel
Tới đây, mọi người đã hiểu rõ hơn cách áp dụng hàm TEXT trong từng trường hợp cụ thể. Để sử dụng hàm TEXT hiệu quả, người dùng cần thành thạo cú pháp, mã định dạng và linh hoạt trong các tình huống khác nhau. Dưới đây là những điều cần nhớ khi sử dụng hàm TEXT:
- Khi sử dụng hàm TEXT để chuyển đổi số thành văn bản, cần chú ý rằng kết quả là chuỗi văn bản, không phải số. Điều này giúp tránh nhầm lẫn và đảm bảo tính chính xác của kết quả.
- Ngoài ra, khi sử dụng hàm TEXT, nên lưu giữ giá trị gốc và sử dụng ô khác để hiển thị kết quả. Điều này giúp dễ dàng tham chiếu và tránh hiểu nhầm kết quả.
- Khi nhập cú pháp hàm TEXT, cần đảm bảo các thành phần cần thiết và thêm dấu ngoặc kép để tránh lỗi xảy ra.
Tổng Kết
Trong bài viết này, chúng tôi đã hướng dẫn cách sử dụng hàm TEXT trong Excel để bạn có thể áp dụng dễ dàng hơn. Đây thực sự là một công cụ hữu ích, giúp bạn giải quyết các công việc một cách nhanh chóng. Các thao tác như thêm số 0 vào đầu số, hoặc thay đổi định dạng, đều được chúng tôi hướng dẫn cụ thể. Đặc biệt, khi sử dụng hàm TEXT, hãy chắc chắn bạn sử dụng đúng cú pháp để đảm bảo kết quả chính xác và nhanh nhất. Đừng quên theo dõi fanpage Mytour và kênh Mytour để cập nhật thêm thông tin hữu ích nhé!
