Buzz
Biểu đồ là công cụ hiệu quả nhất để minh họa dữ liệu. Vì vậy, khi viết báo cáo hoặc thuyết trình, hãy sử dụng biểu đồ trong Word trên cả Macbook và Windows. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách vẽ, nhập liệu và điều chỉnh biểu đồ một cách đơn giản và nhanh chóng.
Lợi ích của việc biết cách vẽ biểu đồ trong Word
Khi làm việc với Word, ít người sử dụng biểu đồ để minh họa dữ liệu. Tuy nhiên, việc sử dụng biểu đồ mang lại nhiều lợi ích khi trình bày dữ liệu, như:
Đầu tiên, biểu đồ giúp trình bày dữ liệu một cách rõ ràng và dễ hiểu. Thay vì chỉ đơn thuần liệt kê số liệu, khi sử dụng biểu đồ, thông tin trở nên sinh động và dễ tiếp thu hơn rất nhiều.
Thứ hai, biểu đồ trong Word giúp so sánh dữ liệu hiệu quả hơn. Bạn có thể dễ dàng nhìn thấy sự khác biệt và xu hướng của các dữ liệu trong thời gian.
Thứ ba, việc tạo và sử dụng biểu đồ trong Word tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều so với việc vẽ biểu đồ thủ công hoặc sử dụng các công cụ phức tạp khác. Bạn có thể tạo ra biểu đồ chuyên nghiệp và đa dạng chỉ trong vài bước đơn giản.
Những loại biểu đồ trong Word
Trước khi bắt đầu vẽ biểu đồ trong Word, bạn cần hiểu rõ về các loại biểu đồ cơ bản. Word hỗ trợ các loại biểu đồ như biểu đồ cột, biểu đồ tròn, biểu đồ đường, ...
Biểu đồ cột (Column Chart): Đây là loại biểu đồ đơn giản nhất, được dùng để so sánh các giá trị với mỗi cột biểu thị cho một danh mục cụ thể.
Biểu đồ hình tròn (Pie Chart): Thường được dùng để biểu diễn tỷ lệ phần trăm của các dữ liệu.
Biểu đồ đường (Line Chart): Biểu đồ này biểu thị sự biến đổi của dữ liệu theo thời gian bằng các đường đồ thị.
Biểu đồ khu vực (Area Chart): Tương tự như biểu đồ đường nhưng có phần diện tích dưới các đường được tô màu để nhấn mạnh sự thay đổi của dữ liệu theo thời gian.
Biểu đồ thanh (Bar Chart): Tương tự như biểu đồ cột nhưng các cột nằm ngang thay vì đứng. Loại biểu đồ này thường được sử dụng để so sánh các giá trị giữa các danh mục khác nhau.
Biểu đồ phân tán (Scatter Chart): Được sử dụng để thể hiện mối quan hệ giữa hai tập dữ liệu, với mỗi điểm trên biểu đồ biểu thị một cặp giá trị tương ứng.
Biểu đồ hình tia (Radar Chart): Dùng để biểu thị dữ liệu trên ba hoặc nhiều biến khác nhau. Dữ liệu được thể hiện dưới dạng chuỗi điểm được nối với nhau thành một đường đóng.
Biểu đồ kết hợp (Combo):Loại biểu đồ phức hợp, kết hợp giữa biểu đồ cột với đường (Column – Line) hoặc biểu đồ cột với khu vực (Column – Area).
Hướng dẫn chi tiết vẽ biểu đồ trong Word trên Macbook và Windows
Sau khi hiểu hết về các loại biểu đồ cơ bản, bạn có thể thực hành vẽ biểu đồ trên Microsoft Word trên cả Macbook và Windows. Quá trình vẽ biểu đồ trên cả hai hệ điều hành này tương tự nhau và bao gồm các bước sau:
Mở tính năng vẽ biểu đồ
Đầu tiên, mở Microsoft Word và chọn tab “Insert” (Chèn) trên thanh công cụ. Trong phần “Illustrations” (Minh họa), nhấn vào nút “Chart” (Biểu đồ) để mở hộp thoại chọn loại biểu đồ.
Chọn loại biểu đồ bạn muốn vẽ trong Word
Sau khi nhấp vào nút “Biểu đồ”, một cửa sổ hiển thị lên. Tại đây, bạn có thể chọn loại biểu đồ phù hợp với dữ liệu và mục đích của mình, sau đó nhấn OK để chèn vào văn bản Word hiện tại.
Lưu ý: Nếu bạn có mẫu biểu đồ sẵn, hãy chọn “Mẫu” để chèn vào. Tuy nhiên, nếu mẫu không tương thích, kết quả thường sẽ bị lỗi. Vì vậy, cách tốt nhất vẫn là sử dụng các dạng biểu đồ có sẵn.
Mẹo:
Chỉnh sửa biểu đồ trong Word
Sau khi tạo biểu đồ, bạn có thể chỉnh sửa trước khi nhập dữ liệu. Word cung cấp nhiều tính năng hữu ích để thay đổi màu sắc, kích cỡ và thông tin trên biểu đồ. Cụ thể:
Để chỉnh sửa tiêu đề:
- Nhấp chuột vào “Tiêu đề biểu đồ” và thay đổi tên theo ý muốn của bạn.
Để chỉnh sửa các mục (Category):
- Nhấp chuột vào các mục và thay đổi tên danh mục cho các cột/phần bạn muốn.
Để thay đổi màu các cột/phần/đường trong biểu đồ:
Bước 1: Nhấp chuột vào cột/phần/đường đó và chọn biểu tượng “bút màu” ở bên phải.
Bước 2: Chuyển sang tab “Màu sắc” và chọn màu phù hợp cho các đối tượng đã chọn.
Để thay đổi thiết kế biểu đồ:
Bước 1: Nhấp chuột vào biểu đồ và chọn biểu tượng “bút màu”.
Bước 2: Trên tab Style, di chuột để tìm thiết kế phù hợp và xem sự thay đổi trên biểu đồ.
Để thêm thông tin vào biểu đồ trong Word:
Bước 1: Nhấp chuột vào biểu đồ > chọn biểu tượng dấu “+”.
Bước 2: Đánh dấu vào các ô vuông để thêm thông tin mà bạn muốn, ví dụ như thêm Axis Titles (tên của trục X và trục Y) vào biểu đồ.
Chèn dữ liệu vào biểu đồ trong Word
Dữ liệu là yếu tố quan trọng nhất của một biểu đồ, giúp bạn trình bày thông tin một cách rõ ràng và sinh động. Vậy làm thế nào để vẽ biểu đồ trong Word và chèn dữ liệu vào? Hướng dẫn chi tiết như sau:
Bước 1: Chuột phải vào biểu đồ > chọn “Chỉnh sửa dữ liệu” > tiếp tục chọn “Chỉnh sửa dữ liệu trong Excel”.
Bước 2: Lúc này, một bảng tính Excel nhỏ sẽ hiện ra cạnh biểu đồ với các cột/hàng dữ liệu sẵn có. Bạn chỉ cần thay thế các dữ liệu trong bảng Excel này bằng dữ liệu của mình. Biểu đồ trên trang Word sẽ tự động cập nhật theo dữ liệu mà bạn đã nhập.
Mẹo: Sau khi nhập dữ liệu vào biểu đồ, bạn có thể sử dụng tính năng “Lọc” để xem một phần dữ liệu. Cụ thể, nhấp chuột vào biểu đồ và chọn biểu tượng “Lọc”, sau đó rê chuột đến các mục (Category) hoặc series để xem dữ liệu từng phần.
Lưu và in biểu đồ
Sau khi hoàn thành việc tạo biểu đồ, bạn chỉ cần chọn “File” > “Save” hoặc “Print” để lưu hoặc in tệp là xong.
Ngoài ra, bạn có thể lưu dưới dạng mẫu để sử dụng lại bằng cách: Nhấp chuột phải vào biểu đồ > chọn “Save as template”.
Một ví dụ về cách vẽ biểu đồ trong Word
Để hiểu rõ hơn về quy trình vẽ biểu đồ trong Word, bạn có thể tham khảo ví dụ cụ thể sau đây. Sau khi tham khảo ví dụ, bạn nên tự thực hành để thành thạo các bước nhé.
Ví dụ: Cho bảng dữ liệu sau (Bảng doanh số trong một năm của hai dòng sản phẩm A và B):
| Qúy 1 | Qúy 2 | Qúy 3 | Qúy 4 | |
| Sản phẩm A | 120 | 150 | 200 | 180 |
| Sản phẩm B | 100 | 130 | 180 | 170 |
Để so sánh doanh số giữa hai sản phẩm này qua các quý trong năm, bạn có thể sử dụng biểu đồ cột (Column) trong Word.
Hướng dẫn chi tiết:
Bước 1: Mở Word trên máy tính > chọn tab “Insert” trên thanh công cụ > chọn “Biểu đồ” để tạo biểu đồ.
Bước 2: Chọn biểu đồ dạng cột (Column) > nhấn OK.
Bước 3: Tùy chỉnh biểu đồ: thay đổi tiêu đề, danh mục, màu sắc cột, thiết kế, … theo ý bạn.
Bước 4: Nhấp vào biểu đồ, chọn “Edit Data in Excel”.
Bước 5: Nhập dữ liệu đã có vào bảng tính Excel (loại bỏ các cột hoặc hàng không cần thiết) và xem sự thay đổi trên biểu đồ của bạn.
Bước 6: Nhấn File > “Save” để lưu biểu đồ sau khi tạo, tùy chỉnh và nhập dữ liệu xong.
Một số lỗi thường gặp khi vẽ biểu đồ trên Word máy tính
Khi học cách vẽ biểu đồ trong Word, nhiều người dùng thường gặp các vấn đề liên quan đến dữ liệu, thiết kế biểu đồ, ... Nếu bạn cũng đang gặp phải những vấn đề này, hãy tham khảo những cách sau để khắc phục:
Lỗi về dữ liệu
Khi nhập dữ liệu vào biểu đồ, bạn thường gặp lỗi liên quan đến định dạng hoặc loại dữ liệu. Để khắc phục, hãy kiểm tra xem liệu bạn đã nhập đúng định dạng dữ liệu yêu cầu chưa. Ví dụ, nếu biểu đồ yêu cầu dữ liệu số, bạn không nên nhập văn bản hoặc ký tự đặc biệt.
Lỗi về biểu đồ không hiển thị đúng
Đôi khi, biểu đồ có thể không hiển thị đúng cách dù bạn đã nhập dữ liệu chính xác. Nguyên nhân có thể là do loại biểu đồ không phù hợp với dữ liệu hoặc bạn chưa cấu hình đúng các tham số của biểu đồ. Để khắc phục, hãy xem xét lại loại biểu đồ bạn đã chọn và thử sử dụng các dạng biểu đồ khác.
Xóa cột để trống biểu đồ
Nếu có các cột không cần thiết, bạn có thể xóa chúng để giữ gọn biểu đồ. Tuy nhiên, nếu bạn chỉ xóa cột bằng cách nhấp vào và chọn “Xóa”, bạn chỉ xóa đi cột mà không xóa đi danh mục tương ứng trong biểu đồ. Kết quả là cột sẽ biến mất và để lại một khoảng trống. Để tránh điều này, bạn nên xóa cột hoặc hàng dữ liệu trực tiếp trong bảng tính Excel trước khi nhập dữ liệu vào biểu đồ.
Tóm lại, đây là tất cả thông tin hướng dẫn cách vẽ biểu đồ trong Word trên Macbook và Windows chi tiết nhất. Nếu bạn gặp vấn đề khi vẽ biểu đồ, hãy để lại bình luận bên dưới. Đừng quên chia sẻ những mẹo hay này với bạn bè và khám phá thêm các mẹo khác trên trang Tin nhanh nhé.
