Hướng dẫn chi tiết về cách vẽ sơ đồ tổ chức trong Excel kèm theo video hướng dẫn

Nếu bạn muốn trực quan hóa mối quan hệ báo cáo trong công ty hoặc tổ chức của mình, hãy sử dụng công cụ SmartArt trong Excel để tạo sơ đồ tổ chức theo ý muốn. Theo dõi bài viết này để biết cách thực hiện chi tiết sơ đồ tổ chức trong Excel!

I. Sơ đồ tổ chức là gì? Có những gì trong sơ đồ tổ chức

Sơ đồ tổ chức là biểu đồ mô tả cấu trúc tổ chức, công ty, hoặc doanh nghiệp bằng cách sử dụng các hình khối và ô đại diện. Các đường ngang thể hiện thứ tự cấp bậc, trong khi các đường dọc mô tả mối quan hệ giữa cấp dưới và cấp trên.

Chức năng của sơ đồ tổ chức:

• Truyền đạt thông tin về tổ chức.
• Xác định nguồn nhân lực.
• Hoạch định cho từng bộ phận, nhóm làm việc.
• Xác định nguồn tài nguyên cung ứng cho mỗi bộ phận hay cá nhân.
• Đánh giá và thay đổi phương pháp quản lý.
• Tái cấu trúc công ty.
• Phân tích trách nhiệm công việc.

II. Cách vẽ sơ đồ tổ chức trong Excel

1. Hướng dẫn nhanh

Mở tệp Excel > Tab Insert > Phần Illustration > SmartArt > Hộp thoại hiện lên > Mục Hierarchy > Chọn sơ đồ > Nhấn OK > Nhập nội dung vào sơ đồ > Click ra ngoài để hoàn thành vẽ sơ đồ tổ chức trong Excel.

2. Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Khám phá tệp Excel > Tab Insert > Phần Illustration > SmartArt.

Mở hộp thoại SmartArt

Bước 2: Hộp thoại xuất hiện > Mục Hierarchy > Chọn sơ đồ > Nhấn OK để đưa sơ đồ tổ chức vào Excel.

Chèn sơ đồ tổ chức vào Excel

Bước 3: Gõ nội dung muốn nhập vào hộp thoại Type your text here ở bên trái.

Nhập nội dung vào hộp thoại Type your text here

Bước 4: Sau khi hoàn thành nhập nội dung, bạn có thể nhấn vào mũi tên như hình để đóng hộp thoại Type your text here ở bên trái.

Ẩn hộp thoại Type your text here

Dưới đây là kết quả cuối cùng.

Kết quả cuối cùng

Chọn sơ đồ tổ chức đã tạo > Mở tab Design > Đến phần Layouts > Lựa chọn kiểu sơ đồ bạn muốn thay đổi.

Thay đổi kiểu sơ đồ tổ chức

III. Cách chỉnh sửa sơ đồ trong Excel

1. Tạo sơ đồ tổ chức với hình ảnh

Ngoài việc thêm văn bản, bạn còn có thể tạo sơ đồ tổ chức với hình ảnh để làm cho nó thêm sinh động.

Bước 1: Mở hộp thoại chọn sơ đồ tổ chức > Chọn Hierarchy > Lựa chọn 2 kiểu sơ đồ như hình dưới để chèn sơ đồ tổ chức có hình ảnh vào Excel.

Sơ đồ tổ chức có hình ảnh

Bước 2: Để chèn hình ảnh, chọn phần Picture > Trong hộp thoại xuất hiện, chọn vị trí chèn ảnh > Chọn ảnh bạn muốn > Nhấn Insert để thêm ảnh vào sơ đồ trong Excel.

Thêm hình ảnh vào sơ đồ tổ chức

Hình ảnh sẽ được chèn đúng vào khung hình của sơ đồ.

Hình ảnh đã được chèn đúng với khung hình của sơ đồ

2. Thêm hoặc xóa ô chứa nội dung trong sơ đồ

Chọn SmartArt đã chèn > Chọn tab Design > Nhấn Add Shape để thêm các ô chứa nội dung hoặc chọn các tùy chọn Add Shape khác khi nhấn dấu mũi tên xuống.

Trong đó:

• Add Shape After: Chèn ô chứa nội dung mới cùng hàng với ô được chọn, nhưng ở phía bên phải.
• Add Shape Before: Chèn ô chứa nội dung mới cùng hàng với ô được chọn, nhưng ở phía bên trái.
• Add Shape Below: Chèn ô chứa nội dung mới ở phía dưới ô được chọn.
• Add Shape Above: Chèn ô chứa nội dung mới ở phía trên ô được chọn.
• Add Assistant: Thêm hộp thoại trợ giúp (Hộp thoại trợ giúp được thêm vào ở phía sau hộp được chọn ở cùng mức trong sơ đồ, không phải kiểu sơ đồ tổ chức nào cũng có thể thêm được hộp thoại trợ giúp).

Thêm ô chứa nội dung vào sơ đồ

Nhấn vào phần viền của ô bạn muốn xóa > Nhấn Delete trên bàn phím để xóa ô đã chọn.

Xóa các ô chứa nội dung trong sơ đồ tổ chức

3. Thay đổi kiểu kết nối giữa các ô chứa nội dung

Trong phần này, bạn có thể linh hoạt thay đổi kiểu kết nối giữa các ô chứa nội dung, có thể là mũi tên, đường thẳng, hoặc đường đứt với nhiều màu sắc khác nhau.

Cách thực hiện như sau: Click chọn vào đường kết nối cần thay đổi > Nhấn chuột phải > Tại menu lựa chọn hiện ra > Chọn kiểu kết nối trong phần Style.

Thay đổi kiểu kết nối giữa các ô chứa nội dung

4. Thay đổi cấu trúc sơ đồ

Bên cạnh đó, bạn có thể linh hoạt thay đổi cấu trúc của sơ đồ tổ chức theo ý muốn bằng các bước dưới đây:

Click chọn ô nội dung bạn muốn điều chỉnh cấu trúc > Chọn tab Design > Nhấn vào Layout để lựa chọn cấu trúc sơ đồ theo ý bạn.

Trong đó:

• Chuẩn: Căn giữa tất cả các ô dưới ô bạn đã chọn.
• Cả hai bên: Căn giữa ô dữ liệu đã chọn ở trên, các ô phía dưới nó sẽ được sắp xếp theo chiều ngang với hai ô trong mỗi hàng.
• Trái dựa: Ô được chọn sẽ canh sang phải, các ô bên dưới ô được chọn sẽ được canh sang trái.
• Phải dựa: Ô được chọn sẽ canh sang trái, các ô bên dưới ô được chọn sẽ được canh sang phải.

Thay đổi cấu trúc sơ đồ

5. Thay đổi gam màu của sơ đồ

Để đổi gam màu cho sơ đồ tổ chức bạn thực hiện như sau: Click vào sơ đồ tổ chức đã tạo > Chọn tab Design > Nhấp vào Thay Đổi Màu > Chọn gam màu bạn muốn.

Thay đổi màu sắc của sơ đồ

6. Tùy chỉnh màu sắc cho từng ô chứa nội dung

Để tự điều chỉnh màu sắc cho một ô trong sơ đồ, bạn thực hiện như sau: Click chọn ô nội dung cần điều chỉnh màu > Chọn tab Format > Nhấn vào Fill > Chọn màu cho ô cần điều chỉnh.

Tinh chỉnh màu sắc từng ô chứa nội dung

7. Thêm hiệu ứng vào sơ đồ tổ chức

Để làm cho sơ đồ tổ chức nổi bật và đẹp hơn, việc thêm hiệu ứng là rất quan trọng. Dưới đây là cách thêm hiệu ứng:

q

Tạo ấn tượng với hiệu ứng trong sơ đồ tổ chức

IV. Cách xóa sơ đồ tổ chức trong Excel

Để xóa sơ đồ tổ chức đã tạo trong Excel, thực hiện như sau: Click vào viền ngoài của sơ đồ > Nhấn phím Delete để xóa.

Cách xóa sơ đồ tổ chức trong Excel

Danh sách một số ứng dụng văn phòng đang hot tại Mytour:

Đó là cách giúp bạn tạo và chỉnh sửa sơ đồ tổ chức trong Excel một cách nhanh chóng và đơn giản kèm theo video hướng dẫn. Hy vọng bài viết sẽ mang lại giá trị cho bạn. Nếu có thắc mắc, hãy để lại bình luận bên dưới. Chúc bạn thành công!