Buzz
Track Changes là tính năng hữu ích ghi lại mọi thao tác sửa đổi trong văn bản Word, đặc biệt khi có nhiều tác giả đóng góp. Hãy cùng khám phá cách sử dụng Track Changes trong Word qua bài viết này.
Cách kích hoạt Track Changes
Bắt đầu bằng việc mở tài liệu Word cần chỉnh sửa. Để kích hoạt Track Changes, hãy nhấp vào Review >> Track Changes.
Tiếp theo, bạn bắt đầu chỉnh sửa tài liệu như thường lệ. Các thay đổi sẽ được đánh dấu với màu chữ đỏ và gạch dọc tại lề.
Nếu bạn xóa một phần văn bản cũ, phần đó sẽ bị gạch đi, giúp bạn phân biệt rõ ràng giữa văn bản mới và cũ.
Bấm vào dấu gạch dọc tại lề để tạm thời ẩn đi phần cũ, chỉ hiển thị phần đã được chỉnh sửa. Màu sắc lúc này chuyển về màu đen như bình thường.
Chấp nhận/ Từ chối thay đổi
Khi người khác chỉnh sửa tài liệu của bạn bằng Track Changes, bạn có thể lựa chọn đồng ý hoặc từ chối những thay đổi đó. Để thực hiện điều này, bạn chỉ cần chuột phải vào phần văn bản đã được sửa đổi.
Trong menu hiện ra, bạn có thể chọn “Chấp nhận” – Đồng ý hoặc “Từ chối” – Không chấp nhận.
Sau khi nhấp Chấp nhận, văn bản mới sẽ thay thế văn bản cũ. Ngược lại, nếu bạn chọn Từ chối, văn bản cũ sẽ được giữ nguyên và văn bản mới sẽ biến mất.
Nếu bạn muốn Đồng ý với tất cả thay đổi, hãy mở Review >> Chấp nhận >> Chấp nhận Tất cả Thay đổi.
Nếu muốn loại bỏ hoàn toàn những thay đổi, hãy vào Review >> Từ chối >> Từ chối Tất cả Thay đổi.
Điều chỉnh cài đặt của Track Changes
Track Changes có những tùy chọn riêng biệt và bạn có thể điều chỉnh chúng phù hợp với công việc của mình.
Đầu tiên, hãy nhấp vào nút mũi tên (mở rộng) ở phần Theo dõi.
Bây giờ, một hộp thoại Track Changes Options sẽ xuất hiện với các tùy chọn hiển thị tại mục Show. Đây là nơi bạn có thể chọn những yếu tố muốn xuất hiện hoặc ẩn khi sử dụng Track Changes.
Để thực hiện cài đặt nâng cao, bạn lựa chọn Tùy chọn Nâng cao.
Trong hộp thoại tiếp theo, bạn có thể tinh chỉnh màu sắc và cách đánh dấu thay đổi. Hãy điều chỉnh theo ý muốn để có giao diện Track Changes phản ánh đúng mong muốn của bạn nhất.
Khi đã hoàn thành, đừng quên nhấn vào OK để lưu lại những thay đổi.
Lựa chọn Kiểu Đánh dấu
Khi sử dụng Track Changes, bạn có thể thay đổi Kiểu Đánh dấu để ẩn hoặc hiện các thay đổi của mình trên văn bản.
Nhấp vào mục Đánh dấu ở hộp Tracking để xem các lựa chọn. Nếu chọn All Markup, mọi thay đổi sẽ được đánh dấu trên văn bản.
Nếu chọn No Markup, bạn sẽ chỉ thấy tài liệu hiển thị văn bản đã thay đổi mà không có văn bản cũ.
Giao diện Đơn giản chỉ hiển thị văn bản mới và đồng thời đánh dấu thay đổi bằng dấu gạch dọc ở mép trang. Hơn nữa, Nguyên bản chỉ hiển thị văn bản đầu tiên của tài liệu.
Bạn cũng có thể lựa chọn những yếu tố Đánh dấu được hiển thị bằng cách chọn Hiện Đánh dấu, sau đó chọn hoặc bỏ chọn:
- Bình luận: Hiển thị ý kiến
- Thêm và Xóa: Hiển thị phần được thêm và loại bỏ
- Balloons: Hiển thị ở phía bên phải
- Người cụ thể: Hiển thị người chỉnh sửa
Kiểm tra các thay đổi tại cửa sổ khác
Tính năng Xem Thay đổi ở cửa sổ riêng tạo ra một danh sách thay đổi, giúp bạn dễ dàng theo dõi mọi hành động đã được thực hiện.
Hãy nhấp vào Reviewing Pane trên thanh Tracking, sau đó lựa chọn Reviewing Pane Vertical (Xem theo chiều dọc)… hoặc Reviewing Pane Horizontal… (Xem theo chiều ngang).
Nếu chọn Reviewing Pane Vertical, một cửa sổ Revisions sẽ xuất hiện ở lề dọc của tài liệu. Tại đây, bạn có thể nắm bắt chi tiết những thay đổi đã được thực hiện.
Bài viết này đã hướng dẫn bạn cách sử dụng Track Changes để lưu lại nhật ký chỉnh sửa trên tài liệu. Hy vọng tính năng này sẽ hỗ trợ bạn có phương pháp làm việc hiệu quả và khoa học hơn. Chúc bạn đạt được nhiều thành công!
